Система управления базами данных Access. Лекция 1 презентация

Система управления базами данных Access
7
8
9
Создание таблицы в режиме
Конструктора
Заполнение таблицы данными
Создание таблицы в режиме Таблица

Система управления базами данных Access
10
11
Создание таблицы с использованием Мастера
Создание таблицы с использованием Импорта из текстового файла.

1. Понятие базы данных
Большой объём данных удобно организовать в
виде таблиц. В 1970г. Е.Ф.Кодд ввёл понятие
реляционной модели данных или модели отноше-
ния. Такая модель позволяет определить:
1) Структуру данных.
2) Ввод и обеспечение целостности данных.
3) Поиск данных.
В начало

Общая структура данных (отношение) представляется в виде таблицы.
В базе данных может быть несколько таблиц. Между таблицами могут быть установлены связи.
Всеми вопросами обработки данных управляет СУБД Microsoft Access.

Терминология
СУБД - система управления базами данных.
База данных (БД) - в Access это файл (.mdb), который служит для хранения данных, объектов и настроек СУБД.
Таблица - основной объект базы данных, хранилище информации. Состоит из полей и записей.

Терминология (2)
Поле - столбец в таблице. В Access полю придаётся ряд свойств, которые определяют возможности БД.
Запись - строка в таблице. Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран.
Ключевое поле - поле, значения которого служат для однозначного определения записи в таблице.

Терминология (3)
Ключ - одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи в таблице или организовать связи между таблицами.
Запрос (на выборку) - средство отбора данных из таблиц при помощи определённого пользователем условия.
Форма - средства отображения данных на экране
Отчёт - средство отображения данных при выводе на принтер.
В начало

2. Основные функции СУБД
Определение данных: структура, тип данных, связь.
Обработка данных: выборка нужной информации.
Управление данными: корректировка, добавление, удаление данных.
В начало

3. Объекты СУБД Access
Таблица - объект, в котором хранятся данные.
Запрос - объект, с помощью которого осуществляется выборка, анализ данных, изменение данных.
Форма - объект, предназначенный для ввода данных.
Отчёт - документ для печати.
Макрос - одна команда, выполняющая определённые операции, например просмотр таблицы, печать отчёта.
Модули - программы на языке Visual Basic.
В начало
(с чем работает СУБД Access)

4. Запуск Access
Пуск, Программы, MS Office, MS Access
Появится начальное окно диалога
В начало

5. Способы создания БД
В Access возможны два способа создания БД:
1) с помощью мастера. Мастер - программа, которая управляет действиями пользователя. Работа мастера состоит из конечного числа шагов.
2) создать новую пустую БД, а затем добавить в неё таблицы, формы, отчёты и др. объекты. Это наиболее гибкий способ.
В начало

6. Создание новой БД без помощи мастера.
Файл, Создать базу данных..., Общие (вкладка),
Новая база данных (значок), Ok
В начало

Стандартное окно Файл новой базы данных
Что надо сделать:
Папка: выбрать свою папку.
Имя файла: ввести имя файла базы данных.

Окно базы данных
Окно содержит шесть вкладок - основные объекты СУБД Access.
На начальном этапе работы это окно пусто. Начнём конструиро-
вание БД с создания таблицы.
В начало

7. Создание таблицы в режиме Конструктора
Таблицы (корешок), Создать (кнопка),
Новая таблица (окно), Конструктор (режим), Ok
В начало

Окно конструктора таблицы
Вы сами должны определить структуру таблицы, т.е. заполнить графы «Имя поля» и «Тип данных». Графа «Описание» не является обязательной.

Для задания типа поля щёлкните в соответствующей
ячейке столбца «Тип данных». Справа появится
символ списка. Откройте его и выберите нужный тип.

Ключевое поле
Одно из полей таблицы должно быть
определено как ключевое. Чтобы создать его,
установите курсор на нужную строку бланка и
нажмите кнопку Ключевое поле на панели
инструментов.
О том, что поле является ключевым, свидетельствует
изображение ключика в области выделения строки,
содержащей данные о поле.
Закрыть окно конструктора таблицы «Мои друзья»
В начало

8. Заполнение таблицы данными
Корешок Таблицы, Мои друзья (указать), Открыть
В начало

Примерно так будет выглядеть заполненная таблица
В начало

9. Создание таблицы в режиме Таблицы
Корешок Таблицы, Создать, Режим Таблицы, OK
В начало

Программа создаёт абстрактную, но готовую к использованию таблицу.
Заполните таблицу данными. Уместно вспомнить
основные «технологические» приёмы - выделение
мышью, копирование, вставка. Тип полей будет
определяться автоматически. Поля можно переимено-
вать.

Заполнив таблицу, закройте её. Появится сообщение:
Далее следует набрать имя таблицы и OK
Подтвердите «Да»

Если в таблице не были заданы ключевые поля, то на экране появится предупреждающее сообщение.
Соглашайтесь и щёлкайте кнопку «Да». Программа соз-
даст поле счётчика с именем Код и автоматически за-
полнит его номерами записей в таблице.
В начало

10. Создание таблицы с использованием Мастера.
Ещё одним способом создания таблицы является
использование заготовок, которые доступны в
Мастере таблиц.
В начало
Корешок Таблицы,
Создать,
Мастер таблиц,
OK

Первый шаг мастера
Все заготовки разбиты на две большие группы: для
делового и для личного применения. Из всех
существующих полей надо отобрать те, которые
должны входить в новую таблицу. Свойства полей
потом можно будет изменить.

Второй шаг мастера
На этом этапе можно изменить имя таблицы,
присвоенное по умолчанию, и определить ключевое
поле в новой таблице.

Определение ключевого поля в Мастере таблиц.
Пользователю предоставляется возможность выбрать
одно из имеющихся полей в качестве ключевого.

Третий шаг мастера
На третьем шаге предоставляется возможность
связать новую таблицу с другими таблицами базы
данных. Пользователь может сам определить связь,
выбрав таблицу в списке и кнопку «Связи…».

Четвёртый шаг мастера (последний)
На последнем шаге пользователю остаётся
определить режим, который будет активизирован
после завершения работы Мастера.

Пример формы для ввода данных
В начало
Если Вы выберете переключатель «ввод данных в
таблицу с помощью формы, создаваемой мастером»,
то Мастер создаст форму, представленную ниже.

11. Создание таблицы с использованием Импорта из текстового файла.
Корешок Таблицы, Создать, Импорт таблиц, OK
В начало