Слайд 2
![Общие понятия об описи. Этапы ее составления ПЛАН 1. Понятие](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-1.jpg)
Общие понятия об описи. Этапы ее составления
ПЛАН
1. Понятие об описи дел
и документов. Формы описи.
2. Объект описание описи
3. Описательная статья описи.
4. Дифференцированный подход к составлению описи.
5. Этапы составления описи.
Слайд 3
![Опись дел и документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-2.jpg)
Опись дел и документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава
и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.
Слайд 4
![Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа заверителя и](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-3.jpg)
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа заверителя и справочного
аппарата к описи.
Объектом описания в описи выступает единица хранения.
Слайд 5
![Опись – это перечень описательных статей, расположенных в порядке их](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-4.jpg)
Опись – это перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой
нумерации в соответствии со схемой систематизации
Слайд 6
![Описательная статья представляет собой набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов)](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-5.jpg)
Описательная статья представляет собой набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания
единиц хранения (единицы учета).:
1. порядковый номер
2. делопроизводственный индекс
3. заголовок единицы хранения
Слайд 7
![4. крайние даты документов в единицы хранения 5. количество листов](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-6.jpg)
4. крайние даты документов в единицы хранения
5. количество листов в единице
хранения
6. указание на подлинность (копийность) документов
7. способ воспроизведения документов
Слайд 8
![8. степень полноты документов 9. внешние особенности 10. аннотация документов](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-7.jpg)
8. степень полноты документов
9. внешние особенности
10. аннотация документов единицы хранения.
К обязательным
реквизитам описания относятся: №1,3,4,5.
К дополнительным - №2,6,7,8,9,10.
Слайд 9
![Реквизиты описательной статьи можно разделить на идентификационные (порядковый номер, делопроизводственный](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-8.jpg)
Реквизиты описательной статьи можно разделить на идентификационные (порядковый номер, делопроизводственный индекс,
крайние даты документов, количество листов в единицы хранения)
Слайд 10
![интеллектуальные раскрывают историю формирования и хранения единицы хранения, ее состав](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-9.jpg)
интеллектуальные раскрывают историю формирования и хранения единицы хранения, ее состав и
содержание (заголовок дела, указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документа, внешние особенности единицы хранения, аннотация документов.
Слайд 11
![примеры Письмо Давыдова Дениса Михайловича Бахметьеву Алексею Николаевичу о жизни](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-10.jpg)
примеры
Письмо Давыдова Дениса Михайловича Бахметьеву Алексею Николаевичу о жизни в деревне.
Подлинник.
Программа, справки, сценарий (копия) праздника, посвященного Дню работников сельского хозяйства.
Репродукции картин русских художников XVIII-ХХ вв. Фотокопии. цв. литографии.
Симонов К.М. «Русский вопрос». Пьеса в 3-х действиях. Отрывок из 2-ого действия.
Слайд 12
![ЭТАПЫ СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСИ 1. изучить литературу и источники о фонде](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-11.jpg)
ЭТАПЫ СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСИ
1. изучить литературу и источники о фонде
2. просмотреть документы
фонда с целью ознакомления с их составом
3. разработать первоначальную схему систематизации единиц хранения
Слайд 13
![Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-12.jpg)
Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с
учетом следующих признаков:
Структурного
Хронологического
Функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного
Слайд 14
![Номинального Корреспондентского Географического Авторского](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-13.jpg)
Номинального
Корреспондентского
Географического
Авторского
Слайд 15
![Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы также на основе](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-14.jpg)
Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы также на основе признаков,
применяемых для систематизации единиц хранения документов в описи.
Каждая опись должна быть оформлена на бланках утвержденной формы.
Слайд 16
![Образец описи Наименование организации Опись дел постоянного срока хранения УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения от ______№_____](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-15.jpg)
Образец описи
Наименование организации
Опись дел постоянного срока хранения
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ______№_____
Слайд 17
![В опись внесено ____________________________ (цифрами и прописью) с №____________ по](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-16.jpg)
В опись внесено ____________________________
(цифрами и прописью)
с №____________ по №____________
Наименование должности
Составителя
описи
Руководитель архива
дата
Слайд 18
![Методика описания дел на основе стандартизованных элементов описания ПЛАН Методика](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-17.jpg)
Методика описания дел на основе стандартизованных элементов описания
ПЛАН
Методика составления заголовка единицы
хранения как основного элемента описания.
Применение дифференцированного подхода к составлению заголовка.
Требования к методики составления заголовка.
Методика составления структурированного заголовка.
Аннотирование документов при описании единицы хранения.
Особенности описания особо ценных документов, документов по личному составу, личного происхождения и др.
Слайд 19
![Методика составления заголовка единицы хранения как основного элемента описания. Основным](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-18.jpg)
Методика составления заголовка единицы хранения как основного элемента описания.
Основным элементов описания
единицы хранения является заголовок единицы хранения. Он должен быть регламентирован и унифицирован, описание документов должно быть строго упорядоченным.
Слайд 20
![примеры Дело о работе Пензенской областной организации общества «Знание» (протоколы](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-19.jpg)
примеры
Дело о работе Пензенской областной организации общества «Знание» (протоколы заседаний, решения,
отчеты правления, финансовая документация и др.) за 1980 г.
Дело по иску Макаровой Л.И. К Макарову Г.Е. о взыскании алиментов.
Переписка заместителя наркома просвещения РСФСР Крупской Н.К. с работниками народного образования по вопросам политехнизации школы за 1922 г.
Документы о работе Серафимовича А.С. В Союзе писателей СССР (членский билет писателя, записи выступления Серафимовича А.С. на совещании писателей, проект устава Союза и др.)
Слайд 21
![продолжение Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-20.jpg)
продолжение
Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица.
Реестр для
регистрации нотариальных действий.
Книга учета членов колхоза и их семей.
Приказы №1-95 директора института по основной деятельности за 1980 г. Подлинники.
Отчеты отделов института о научно-исследовательской работе за 1987 г.
Слайд 22
![продолжение Наказы избирателей, планы мероприятий и информационные справки об их](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-21.jpg)
продолжение
Наказы избирателей, планы мероприятий и информационные справки об их выполнении.
Документы о
работе комиссии по выборам в поселковый Совет народных депутатов (протоколы заседаний, решения, доклады комиссии, анализы, информационные справки, аналитические обзоры).
Статистический отчет по труду за 1985 г. (ф. №1-т)
Слайд 23
![Особенности составления описей единиц хранения по личному составу На документы](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-22.jpg)
Особенности составления описей единиц хранения по личному составу
На документы по личному
составу малочисленной организации может составляться одна опись на все виды документов по личному составу, расположенных в следующей последовательности их номинальных признаков:
Слайд 24
![- приказы, распоряжения по личному составу; - лицевые счета -](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-23.jpg)
- приказы, распоряжения по личному составу;
- лицевые счета
- списки личного состава
-
карточки по учету личного состава
- личные дела
- невостребованные личные документы работников предприятия
- акты о несчастных случаях
Слайд 25
![На документы крупной организации, имеющей структуру, создаются отдельные описи на](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-24.jpg)
На документы крупной организации, имеющей структуру, создаются отдельные описи на группы
документов:
1) приказы по личному составу
2) карточки по учету и списки личного состава
3) личные дела
4) лицевые счета
5) невостребованные подлинные документы
6) акты о несчастных случаях
Слайд 26
![Справочный аппарат описи, требования к его составлению Включает: Титульный лист](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-25.jpg)
Справочный аппарат описи, требования к его составлению
Включает:
Титульный лист
Содержание
Предисловие
Список сокращенных слов
Переводные таблицы
шрифтов
Слайд 27
![Предисловие Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда,](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-26.jpg)
Предисловие
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и
к отдельной описи.
Предисловие составленное ко всем описям фонда, включает:
Историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава и содержания документов описи; состав справочного аппарата к описям. (основано на дифференцированном подходе).
Предисловие может быть более простым по структуре: даты возникновения и ликвидации организации; название организации-предшественницы, основные функции и структуру организации;
Слайд 28
![Продолжение ее основные изменения; название организации-преемницы. При написании предисловия используются](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-27.jpg)
Продолжение
ее основные изменения; название организации-преемницы.
При написании предисловия используются законодательные источники, справочная
и научная историческая литература, официальные издания организации, дело фонда, документы фонда, учетные документы, научно-справочный аппарат архива, историческая справка к конкретному фонду.
В последней части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи. Подписывается составителем и помещается в начале описи после содержания.
Слайд 29
![Список сокращенных слов Основное назначение – сократить объем и провести](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/316225/slide-28.jpg)
Список сокращенных слов
Основное назначение – сократить объем и провести унификацию приемов
описания как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней. Вносятся все сокращения слов, кроме общепринятых
В списке в алфавитном порядке слева располагаются сокращенные слова и понятия, а справа через тире дается их полное обозначение.