Система управления рекламного агентства Аврора презентация

Целью системы является получение прибыли от предоставления услуг по производству, размещению рекламы и маркетинговому сопровождению фирм.
Задачи системы:
Работа с клиентами
Финансовое планирование заказа
Создание и реализация проекта заказа
Визуализация проекта
Контроль за поставкой сырья для производства
Изготовление заказа
Возможность корректировки процесса выполнения заказа
Дальнейшее планирование финансовой деятельности предприятия
Разрабатываемая информационная система является открытой, потому что распространяет свои услуги во внешней среде и в то же время подвергается воздействию из нее. Например, на нее влияют спрос на рынке товаров, конкуренция, а так же изменения цен на поставляемые материалы.
Данная система является сложной, так как она состоит из живых и не живых элементов, которые обеспечивают ее работу. (живой элемент – клиент, сотрудник; не живой элемент – печатная машина, компьютер)

Система оказания услуг РА «Аврора»

Директор осуществляет общее руководство деятельностью фирмы.
Планово-финансовый отдел разрабатывает отчеты для налоговых органов, пенсионного фонда и других внешних и внутренних пользователей, обрабатывает полученные от других отделов документы, на основании которых составляет анализ текущей деятельности.
Руководитель производства - управляющее лицо, осуществляющее контроль за деятельностью транспортного отдела, отдела производства и офис-менеджера.
Офис-менеджер занимается поиском новых клиентов, оформлением заказов и передачей их в производство, следит за выполнением сроков.
Транспортный отдел - отдел приема и учета материалов, которые поступают от поставщиков.
Склад - помещение для хранения материалов, использующихся в производстве.
Функциональность системы

Отдел производства занимается непосредственно изготовлением заказа, в процессе которого он воплощает идеи и мысли заказчика в проекте, используя опыт и знания для большего эффекта рекламы:
Дизайнерский отдел выполняет визуализацию заказа, учитывая стадии производства и заботясь о том, чтобы внешний вид созданного проекта не изменил свои свойства при производстве.
Отдел сбыта осуществляет обратную связь с заказчиком рекламы, осуществляет монтаж и передачу заказа на руки клиенту.
Руководитель аналитического отдела - управляющее лицо, осуществляющее контроль за деятельностью аналитического отдела.
Аналитический отдел - получает отчетные данные от офис-менеджера, транспортного отдела и от отдела производства, рассматривает их и формирует анализ текущей деятельности предприятия:
Отдел развития - на основе анализа текущей деятельности предприятия рассматривает варианты по улучшению работы фирмы.
Функциональность системы

Целостность – изменение одного компонента системы оказывает воздействие на все другие ее компоненты и приводит к изменению системы в целом, и наоборот;
(изменился состав поставляемой краски -> корректировка печатных машин)
Иерархичность -последовательная декомпозиция исходной системы на ряд уровней с установлением отношения подчиненности нижележащих уровней вышележащим;
(директор – главный элемент, в его подчинении находится планово-финансовый отдел, а в подчинении планово-финансового отдела находится руководитель аналитического отдела)
Многофункциональность – способность сложной системы к реализации некоторого множества функций на заданной структуре, которая проявляется в свойствах гибкости, адаптации и живучести;
(поступление заказа, создание дизайн-проекта, печать, монтаж)
Свойства системы

Адаптивность – это свойство системы изменять цель функционирования в зависимости от условий функционирования или состояния подсистем;
(возможность подбора альтернативы (печати листовок вместо журнала) при выходе из строя нужного оборудования)
Структурированность – поведение системы обусловлено поведением ее элементов и свойствами ее структуры;
(менеджер по поставкам будет заказывать больше материалов для печати баннеров, если в отчете отдела производства будет отмечен повышенный на них спрос)
Динамичность – это способность изменения системы во времени.
Свойства системы

Входная и выходная информация
Входной информацией для данной системы является заявка на изготовление рекламы, с указанием выбранного вида рекламы, а так же материалы для ее изготовления.
Выходной информацией – изготовленный продукт (баннер, листовка, ролл-ап и т.д.).

Проблема: возрастает количество новых конкурентно способных фирм, оказывающих аналогичные услуги и производящих такую же продукцию.
Проблематика:
ухудшилась конкурентоспособность компании;
повысилась себестоимость поставляемых материалов для печати рекламных листовок, по отношению к конкурентам;
уменьшилась прибыль;
на рекламный рынок вышел новый вид рекламы по функциям аналогичный рекламным листовкам, но с более низкой для потребителя ценой.

Количество постоянных клиентов;
Рентабельность;
Качество предоставляемых услуг;
Себестоимость поставляемых материалов;
Процентное соотношение количества продукции, удовлетворившей требования клиента, и не удовлетворившей;
Доля компании на рекламном рынке;
Положительные отзывы клиентов;
Соответствие полученных показателей плановым.
Критерии оценки достижения поставленной цели

Основным критерием оценки эффективности работы системы будет качество изготовленной продукции, поскольку изготовление рекламы является основной деятельностью рекламного агентства и основным источником дохода.
На качество изготовленной продукции влияет:
Качество исходных материалов;
Исправность печатного оборудования;
Профессионализм дизайнеров и персонала, работающего на производстве;
Время изготовления.
Критерии оценки эффективности работы системы

Количество положительных отзывов клиентов (анкеты);
Наличие дипломов и сертификатов у персонала, ответственного за изготовление и дизайн продукции;
Частота обновления печатных станков, в соответствии с новыми технологиями рекламного рынка;
Критерии оценки качества продукции

Для дальнейшего развития рекламного агентства и решения возникших проблем, было решено провести SWOT-анализ.
Для составления матрицы SWOT-анализа нам нужно определить сильные, слабые стороны компании, ее возможности и угрозы со стороны внешнего окружения. Определим эти факторы путем проведения «мозгового штурма», а затем методами ранжирования, нормирования и Делфи выберем наиболее значимые из них.

Метод мозгового штурма
Слабые стороны:
наличие устаревшей техники
плохой контроль качества продукции
узкий ассортимент продукции
низкие маркетинговые навыки у руководящего состава
редкое повышение квалификации персонала
плохая рекламная кампания
персонал имеет опыт, но не имеет официальных документов подтверждающих профессионализм (сертификаты о повышении квалификации, дипломы об участии в профессиональных конкурсах и т.д.)
отсутствие собственных рекламных мест
низкий уровень крупных фирм-клиентов
отсутствие интернет-сопровождения клиентов (нет сайта)

Метод мозгового штурма
Сильные стороны:
наличие достаточных финансовых ресурсов
большой опыт работы на рынке рекламы
хорошая репутация у потребителей
наличие преимуществ перед конкурентами
значительное количество постоянных клиентов
малые затраты на оплату труда персонала
низкие цены на дополнительные услуги сервиса
низкие цены на аренду рекламных мест у партнеров
удобное георафическое расположение
скидки постоянным клиентам

Метод мозгового штурма
Угрозы:
растут цены на материалы
потеря важной целевой аудитории
увеличение числа конкурентов на рынке рекламы
уход клиентов к конкурентам из-за специальных предложений
возможность "поглощения" зарубежным филиалом рекламного агентства
экономический кризис, как фактор снижения спроса на рекламную продукцию
повышение цен на аренду рекламных мест
"перехват" конкурентом крупных зарубежных фирм, недавно вошедших на российский рынок
возможность стать объектом "черного пиара" конкурента
изменение законодательства в сфере оказания услуг по предоставлению рекламы

Метод мозгового штурма
Возможности:
заключение договоров в фирмами, поставляющими более качественное и долгосрочное сырье
снижение торговых барьеров для входа на иностранные рынки (вхождение в ВТО)
возможность заключения договоров с крупными зарубежными фирмами на ведение их рекламной кампании
возможность «поглощения» ведущего конкурента на рынке рекламы

Метод Дельфы. Слабые стороны.
Этап 1.

Метод Дельфы. Слабые стороны.
Этап 2.

Значение разницы между медианой и верхним и нижним квартилями во втором туре больше, чем в первом, поэтому делаем выводы на основе первого тура, слабые стороны:
отсутствие собственных рекламных мест
низкие маркетинговые навыки у персонала;
наличие устаревшей техники;
плохая рекламная кампания;
узкий ассортимент продукции;
плохой контроль
Метод Дельфы. Слабые стороны. Вывод.

Метод Дельфы. Сильные стороны.
Этап 1.

Метод Дельфы. Сильные стороны.
Этап 2.

Метод Дельфы. Сильные стороны. Вывод.
Значение разницы между медианой, верхним и нижним квартилями во втором туре меньше, чем в первом, поэтому делаем выводы на основе второго тура, сильные стороны:
наличие достаточных финансовых ресурсов;
наличие хороших конкурентоспособных навыков;
наличие преимуществ перед конкурентами;
существенная клиентская база;
незначительная численность персонала и скидки постоянным клиентам;
скидки постоянным клиентам.

Метод ранжирования. Угрозы.
Этап 1.

Метод ранжирования. Угрозы.
Этап 2.

Метод ранжирования. Угрозы. Вывод.
Методом ранжирования были выявлены наиболее значимые угрозы для рекламного агентства, набравшие в конечной оценке наивысший ранг:
повышение цен на аренду рекламных мест;
экономический кризис, как фактор снижения спроса на рекламную продукцию;
рост цен на материалы;
увеличение числа конкурентов на рынке рекламы;
"перехват" крупных зарубежных фирм на рынке конкурентом;
возможность стать объектом "черного пиара" конкурента;
уход клиентов к конкурентам из-за специальных предложений.

Метод нормирования. Возможности.
Этап 1.

Метод нормирования. Возможности.
Этап 2.

Метод нормирования. Возможности. Вывод.
Методом нормирования были выявлены наиболее значимые возможности рекламного агентства, набравшие в конечной оценке набольшее количество баллов:
заключение договоров в фирмами, поставляющими более качественное и долгосрочное сырье
снижение торговых барьеров для входа на иностранные рынки (вхождение в ВТО)
возможность заключения договоров с крупными зарубежными фирмами на ведение их рекламной кампании
возможность «поглощения» ведущего конкурента на рынке рекламы

SWOT-анализ

SWOT-анализ

Метод SWOT – анализа позволил выделить
следующие мероприятия:
Заключение договоров с поставщиками, предоставляющие более выгодные условия покупки материалов;
Увеличение ассортимента предоставляемых услуг;
Повышение квалификации персонала;
Прохождение руководящим составом тренингов по повышению маркетинговых навыков;
Покупка нового оборудования;
Приобретение собственных рекламных позиций;
Заключение договоров с крупными зарубежными фирмами, только что вошедшими на российский рынок.

Ранжирование мероприятий

Морфологический анализ
Доступные средства для развития фирмы: 4 000 000 руб.

Морфологический анализ
Доступные средства для развития фирмы: 4 000 000 руб.

Морфологический анализ
Доступные средства для развития фирмы: 4 000 000 руб.

Итог
Нами были выбраны следующие варианты каждого мероприятия:
1. Приобретение собственных рекламных позиций
Позиции с хорошим обзором и высоким трафиком 3 пз. (2 400 000 руб.)
2. Повышение квалификации персонала
Приглашение эксперта по дизайну рекламы в фирму 5 чел. (250 000 руб.)
3. Увеличение ассортимента предоставляемых услуг
Ввести новый вид рекламы: креативные решения для рекламы на щитах, рекламы на салфетках в ресторанах (ламинированные) (300 000 руб.)
4. Заключение договоров с поставщиками, предоставляющие более выгодные условия покупки материалов
Поставщик Innovation (250 000 руб.)
5. Покупка нового оборудования
Обновление оборудования по печати листовок (250 000 руб.)
6. Заключение договоров с крупными зарубежными фирмами, только что вошедшими на российский рынок
американская сеть Brisket Express (200 000 руб.)
7. Прохождение руководящим составом тренингов по повышению маркетинговых навыков
Выездной тренинг на 10 дней

Выводы
В ходе построения данной информационной системы были использованы методы:
Метод «мозгового штурма»
метод нормирования;
метод ранжирования;
метод Делфи;
метод SWOT-анализа;
Метод морфологического анализа;
В результате использования экспертных методов были выявлены сильные и слабые стороны, возможности и угрозы.
Также были определены мероприятия, которые помогут в достижении целей организации, акцентируют внимание на сильных сторонах организации и снизят влияние слабых.
Был подобран вариант исполнения мероприятий в соответствии с выделенными средствами.
В итоге нами было израсходовано 3 822 000 руб. из доступных 4 000 000 руб.