Закупочная логистика презентация

Тема 4. Анализ и проектирование организационной структуры службы закупок на основе логистики
Служба закупок как составная часть аппарата управления предприятием.
Функции и задачи службы закупок
Факторы, влияющие на функции закупок
Типы и формы организационного построения службы закупок.
Управление персоналом в службе закупок.

1.Служба закупок как составная часть аппарата управления предприятием.
Служба закупки, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи снабжение — производство — сбыт.
Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой закупки и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом.

Реализация функции снабжения в процессе работы различных подразделений предприятия

Реализация функции снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия

2. Функции и задачи службы закупок
Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью
Основнае задачи:
Планирование поступлений материальных ресурсов и (или) готовой продукции и контроль на этом этапе;
Собственно закупки;
Доставка;
Приемка и контроль качества;
Хранение и отпуск на производство;
Распоряжение невостребованными или некачественными остатками;
Утилизация отходов производства;

В самом начале создания структуры заготовительной логистики и в дальнейшем должен регулярно проводится анализ вариантов поставок.
Данный анализ начинается с изучения и использования потенциальных и фактических возможностей собственного производства. В связи с этим большое значение имеет определение натуральных показателей самообеспечения, правильный расчет внутрисистемного (внутризаводского) оборота, т.е. той части промышленной продукции, которая в данном периоде должна быть произведена и употреблена для производственных нужд предприятия.
Руководствуясь расчетным показателем, разрабатывается программа логистического внутрисистемного отпуска, которая должна быть многовариантной и во всех случаях экономически обоснованной, опираясь на динамику внешних и внутренних факторов производства. Установление структуры поставляемых ресурсов за счет собственного производства должно зависеть от определенных разумных приделов. Последние рассчитываются в натуральном и системном выражении путем сопоставления совокупных затрат по самообеспечению и осуществлению закупок. Поэтому в заготовительной логистики особое место отводится процессу закупок.

Задачи службы закупок
обобщенном виде можно сгруппировать следующим образом:
Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу или привести к ее изменению).
Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума).
Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий

3.Факторы, влияющие на функции закупок
На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние факторы:
• доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;
• сущность приобретаемой продукции или услуг;
• ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;
• наличие возможностей для выполнения данной функции;
• задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

4. Типы и формы организационного построения службы закупок

Службы закупок в компании могут быть построены
Децентрализованно
- служащие отделов самостоятельно осуществляют закупки, каждый для своего отдела
в зависимости
от подхода к процессу
Централизованно
- назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов

Службы закупок в компании
могут быть построены:
децентрализованно, т.е. служащие отделов самостоятельно осуществляют закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

Децентрализованные закупки
Преимущества:
пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой
процесс закупки подходе может осуществляться быстрее
Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок.

Службы закупок в компании
могут быть построены:
централизованно, т.е. назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов

Централизованные закупки
Преимущества:
• простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;
отсутствие административного дублирования;
возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;
лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;
развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.
Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению
Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Вариант структуры службы централизованных закупок
предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению.
Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.
Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей.
Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

Специалисты службы закупок предприятия
отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей.
Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.
Внутри самого отдела закупок функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации.
В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет.
Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям.

5. Управление персоналом в службе закупок
В общем случае в процессе управления материальными запасами участвуют:
Руководство предприятия — генеральный директор, заместитель генерального директора по вопросам снабжения;
Отдел материально-технического снабжения аппарата управления (ОМТС);
Производственные отделы и службы компании;
Управление материального снабжения — специализированное подразделение компании;
Финансово-экономическая служба;
Бухгалтерия.

Деятельность логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие задачи:
определение потребности в материальных ресурсах;
поиск потенциального поставщика;
оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках;
выбор метода закупки;
установление приемлемой цены и условий поставки;
мониторинг товара до момента его доставки;
оценка продукции поставщика и услуг.
Если же функции закупки расширить, то к ним будут относиться и инвентарный контроль, транспортировка, приемка закупаемой продукции и контроль на всех этих этапах.

Регламентация процесса управления материальными запасами
Регламентация любого бизнес-процесса дает два важных преимущества:
она позволяет четко определить функцию управления процессом (планирование, организация, контроль) и
создает предпосылки для его последующей автоматизации.
Регламентировать процесс управления запасами можно с помощью разработки и внедрения в компании «Положения об управлении материально-техническими ресурсами».
Для разработки «Положения об управлении материальными запасами» в компании целесообразно создать рабочую группу, состоящую из заинтересованных специалистов под руководством заместителя руководителя предприятия, в ведении которого находятся вопросы снабжения и логистики.

«Положения об управлении материальными запасами»
рекомендуют следующие разделы:
планирование,
осуществление закупок,
учет запасов,
управление группами запасов,
обеспечение процесса управления запасами.

После разработки «Положения об управлении материальными запасами»
необходимо проведение его согласования со всеми подразделениями компании, участвующими в процессе планирования и использования МТР:
финансово-экономической службой,
отделом капитального строительства,
производственными отделами и службами,
бухгалтерией и т.д.
После согласований Положение утверждается приказом руководителя предприятия и приобретает статус распорядительного документа, обязательного для исполнения.

Лучший вариант решения задачи снижения затрат на закупки — создание внутри предприятия закупочных бизнес-технологий, используя современные возможности автоматизации производства.
Зафиксировав эти технологии в соответствующем регламенте закупок, и строго следуя разработанным методикам, вы обеспечите себе получение стабильного результата по поддержанию минимального уровня закупочных цен при требуемом качестве и условиях поставки.

Регламент закупок
С чего начать?
1. Классифицируйте, если этого еще не сделано, закупаемые товаров по степени влияния на затраты.
Регламентируйте, что и каким способом покупать с внедрением для самых значимых закупок конкурсных технологий
запросы котировок,
электронные аукционы,
открытые конкурсы
аукционы на закупку и тому подобное и т.д.

Регламент закупок
С чего начать?
2. Проанализируйте способы получения снабженцами информации о рынке закупаемых товаров и организуйте непрерывный независимый поток актуальной информации о ценах и поставщиках.
В этом поможет реклама закупок вашего предприятия на специализированных интернет-ресурсах или печатных изданиях.
Существуют так же специализированные ресурсы для снабженцев, оказывающие услуги по поддержанию в актуальном состоянии прайс-листов не только ваших постоянных поставщиков, но и их конкурентов.
Вы получите объективную и независимую картину обоснованности ваших закупочных цен.
А прозрачность и доступность информации обеспечит экономию за счет устранения личных предпочтений сотрудников снабжения при выборе поставщиков

Регламент закупок
С чего начать?
3. Поработайте над системой создания и поддержания высокого уровня конкуренции среди ваших поставщиков.
Обеспечьте всем равные условия для конкуренции и возможности сделать вам более выгодное предложение.
Используйте для этого свой сайт, разместив на нем закупочную страничку с функцией получения электронных коммерческих предложений от поставщиков, или воспользуйтесь услугами специализированных интернет-ресурсов.
4. Формируйте имидж своей компании как надежного, постоянного и платежеспособного заказчика.
При небольших объемах закупок прибегайте к технологиям создания «закупочных союзов» с партнерами или даже конкурентами.

Регламент закупок
С чего начать?
5. Проведите ревизию существующего порядка взаимодействия подразделений, (планирование закупок, сроков формирования, согласования, утверждения и исполнения заявок) и оптимизируйте эти процессы, убрав возможные «люфты» и «трения».
6. Еще раз пересчитайте нормы резервирования товара на складе и величину нормативных остатков и страхового запаса. Это позволит сократить товарные запасы и высвободить дополнительные оборотные средства к необыкновенной радости финансовых директоров.

Регламент закупок
С чего начать?
7. Разработайте с учетом всей проделанной вами работы процедуры и правила (технологию) работы менеджеров по закупкам.
Безусловно, для любой технологии нужен профессиональный инструмент.
Бывает проще разработать эффективные бизнес-процессы, чем заставить сотрудников строго следовать этим процедурам и правилам.
Лучшего результата на этом пути достигают те, кто начинает идти путем автоматизации снабжения и решается «зашить» разработанный регламент закупок в программный продукт, использовав его в качестве автоматизированных рабочих мест отдела снабжения.
Следуя логике программного продукта, сотрудники вольно или невольно вынуждены будут проходить все этапы принятого регламента, обеспечивая тем самым получение заданного экономического результата.