Документ. Система документации презентация

Официальный документ
Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации
Управленческий документ – официальный документ, отражающий различные функции управления в организации

Система документации
– это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

УНИФИКАЦИЯ
Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД), ВКЛЮЧЕННЫЕ В ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
0200000. УС организационно-распорядительной документации
0300000. УС первичной учетной документации
0400000. УС банковской документации
0500000. УС бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации
0600000. УС отчетно-статистической документации
0700000. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий
0800000. УС документации по труду
0900000. УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации
1000000. УС внешнеторговой документации

Составление и оформление документов
1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Устав и Регламент
УСТАВ
документ, которым оформляется порядок образования организации, определяется ее структура, функции, правовое положение
РЕГЛАМЕНТ
правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа, порядок оказания административной услуги или выполнения административной функции

1. Общие положения
2. Цели и задачи
3. Функции
4. Права
5. Ответственность
6. Руководство
7. Взаимоотношения, взаимодействие (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия
Положение о структурном подразделении

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности 4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения. Связи по должности
Должностная инструкция

Должностной регламент
Федеральный закон №79-ФЗ от 27.07.2004 (в редакции от 25.12.2008) «О государственной гражданской службе Российской Федерации»
Указ президента РФ №112 от 01.02.2005 «О конкурсе на замещение вакантной государственной гражданской службы Российской Федерации» 2005
Указ президента РФ №111 от 01.02.2005 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)»

Структура должностного регламента
1) квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;

В 1 пункте указывается
к какой группе государственных должностей федеральной государственной службы и к какой категории относится должность служащего
кем на должность назначается, кем
освобождается
кому подчиняется, сколько сотрудников имеет в своем подчинении
кто замещает служащего во время его отсутствия, какую должность замещает он

Другие разделы
должностные обязанности
права
ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей
связи по должности

Кто разрабатывает должностной регламент?
Должностной регламент разрабатывается непосредственным руководителем гражданского служащего по каждой должности, согласно штатному расписанию, без указания персональных данных

Согласование
Должностной регламент согласовывается с кадровым и юридическим подразделениями государственного органа

2. Распорядительные документы
Издаваемые на основе
коллегиальности:
Решение
Постановление
ПРОТОКОЛ
Издаваемые в условиях единоначалия:
приказ
распоряжение
указание

По срокам действия приказы могут быть:
- постоянно действующими, т.е. без ограничения срока их применения
- временными, т.е. действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события, выполнения указаний данного документа

Структура текста распорядительного документа
Констатирующая часть (цель, задачи издания распорядительного документа, ссылки на другие распорядительные документы)
СЛОВО - разделитель:
Распорядительная часть
(кому – что сделать – к какой дате)

Констатирующая часть
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» п р и к а з ы в а ю:
Во исполнение Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» п р и к а з ы в а ю:

Распорядительная часть
В каждом пункте указывается исполнитель, при этом если дается поручение конкретному подразделению, то название его пишется полностью, в скобках указываются инициалы и фамилия руководителя этого подразделения в именительном падеже.
1. Административно-хозяйственному управлению (Д.А. Петров) …

Составление текста
Если поручение дается конкретному исполнителю, то его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже.
1. Начальнику Юридического управления Е.А. Семиной …

Оформление поручений
В случаях, когда одному исполнителю поручается несколько разных заданий, подлежащих исполнению в один общий срок, исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты.
1. Начальнику Юридического управления Е.А. Семиной в срок до 14.09.2009:
1.1. Представить…
1.2. Подготовить

Оформление поручений
Если одному исполнителю поручается несколько разных заданий, подлежащих исполнению в разные сроки, то исполнитель указывается один раз в основном пункте, а поручения и сроки их исполнения выделяются в отдельные подпункты.
Например:
1. Начальнику Юридического отдела Е.А. Семиной:
1.1. Представить… в срок до 14.09.2009
1.2. Подготовить …в срок до 16.09.2009

Подписание, согласование
В последнем пункте обязательно указать, на кого возлагается контроль.
Подписывает распоряжение руководитель или заместитель руководителя организации
Распорядительные документы подлежат согласованию с заинтересованными лицами

Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
ПРИКАЗ
_____________________ N ___________
Москва
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры
Российской Федерации
В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Министерстве культуры Российской Федерации п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации.
2. Признать утратившим силу приказ Министерства культуры Российской Федерации от 29.06.2001 N 701 "Об Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства культуры Российской Федерации"
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
Министр Подпись А.А. Авдеев

Протокол

Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРОТОКОЛ
заседания Научного Совета
---------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
Москва
_________________ N _________
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы ...
Доклад заместителя Руководителя ...
2. О ..........................................
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия

ПРОТОКОЛ
совещания у Руководителя Федерального архивного агентства
И.О. ФАМИЛИЯ
---------------------------------------------------------------------------
Москва
__________________________ N _________
Присутствовали:
---------------
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
---------------------------------------------------------------------------
I. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы
ВНИИДАД
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению ...
2. Директору ВНИИДАД ...
II. О введении мер по ...
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению ...
Руководитель Росархива Фамилия

Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_____________________ N ___________
Москва
О создании рабочей группы по определению приоритетных
направлений государственной поддержки создания
национальных фильмов
В целях формирования приоритетных направлений производства отечественных фильмов:
1. Образовать рабочую группу Министерства культуры Российской Федерации для определения приоритетных направлений государственной поддержки производства национальных фильмов, претендующих на государственную поддержку (далее - Рабочая группа).
2. Утвердить состав Рабочей группы:
...
Министр Подпись И.О. Фамилия

Протокол
Протокол-это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях и принятые решения
Краткий протокол
Полный протокол
Стенографический протокол

Что используем для подготовки протокола
Повестка дня
Список участников
Проекты решений
Проекты документов обсуждаемых и утверждаемых на заседании
Аудиозапись заседания
Стенограмма заседания
Доклады выступавших на заседании

Структура вводной части
Председатель - И.О. Фамилия.
Секретарь – И.О. Фамилия.
Присутствовали: (указывается состав присутствующих в порядке алфавита фамилий)
Присутствовали: 15 членов совета (список прилагается)
Повестка дня:
(перечисляются рассматриваемые вопросы)
1.Рассматриваемый вопрос. Докладчик – должность, Ф.И.О.
2. то же

Основная часть протокола строится по схеме:
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. докладчика – Текст доклада
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. выступавшего в прениях – Текст выступления.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:

Краткий протокол
1. СЛУШАЛИ:
Иванова И.А. – Доклад прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Одобрить данный проект.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на его дату и номер, а сам документ прилагается к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Подписание, доведение до исполнителей
Подписывает протокол председатель и секретарь коллегиального органа

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
Решения, принятые на заседании, могут доводиться до исполнителей в форме выписки из протокола
Текст выписки повторяет:
вводную часть протокола
Основную часть и решение по конкретному вопросу (вопросам)

Выписка из протокола
это свободная копия протокола по одному из пунктов повестки дня.
составляется секретарем коллегиального органа по мере необходимости
Для придания юридической силы выписка заверяется секретарем коллегиального органа и при необходимости печатью организации

Оформление протокола
На оформление протокола совещания отводят обычно 2-3 дня, если иное не установлено нормативным документом.
По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений.

3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
Докладные записки
Служебные записки
Акт
Объяснительные записки
Служебные письма
Справки
Телеграммы
Телефонограммы

Докладная записка
Докладная записка – это документ, адресованный руководителю организации, руководителю структурного подразделения или в вышестоящую организацию, содержащий обстоятельное изложение управленческого вопроса с выводами и предложениями составителя

Цель создания
Инициативные, информационные и отчетные
Составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.
Обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне, предоставляют информацию руководителю о текущей ситуации
Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

Отдел рекламы Генеральному
директору
ООО “Мечта”
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Горюнову В.Л. 20.01.2006 № 10
О проведении семинара
В соответствии с Вашим поручением отдел рекламы 12.02.2006 проводит семинар на тему «Реклама и ее роль в маркетинге». Для проведения семинара необходима информация об итогах работы отдела маркетинга за прошедший год. Однако начальник отдела маркетинга В.П. Иванов предоставить необходимые материалы отказывается.
Прошу Вас дать указание о предоставлении необходимой информации для семинара.
Начальник отдела В.О. Горшков
Пример докладной записки

Служебная записка
Служебные записки - осуществляют коммуникативные связи на горизонтальном уровне и составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения

Оформление
наименование структурного подразделения – автора документа
ВИД ДОКУМЕНТА,
дата
регистрационный номер
заголовок к тексту
Текст
отметка о наличии приложений
подпись
адресат

Оформление
Визы ставятся на лицевой стороне листа после реквизита «Подпись»
При наличии приложения к служебной записке обязательно оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»

Пример оформления служебной записки
Административно-
хозяйственный отдел
Начальнику службы охраны
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Д.В.Емелину
20.01.2006 № 10
В субботу 28.11.2009 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводитьсяработы, связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров.
Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО «АэроВент» для выполнения этих работ:
Королев Роман Николаевич
Машков Геннадий Сергеевич
Начальник отдела А.С. Антипов

АКТ
- документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов и событий, связанных с деятельностью организации

Правила оформления и составления
Заголовочная часть оформляется центрированным или угловым способом
Датой акта является дата актируемого события
Номер акта
Место составления акта

Правила оформления и составления
В заголовке отражается цель составления акта, цель работы комиссии
Утверждается акт руководителем
Подписывается председателем и членами комиссии

Текст акта
Состоит из двух частей: вводной и основной
В вводной части указывается:
ОСНОВАНИЕ:
локальный нормативный акт, договор, на основании которого актируется факт, событие или действие, его дата, номер, заголовок

Состав комиссии
СОСТАВЛЕН:
Перечисляются составители с указанием должностей (в том числе наименований организаций), фамилий и инициалов.
Первой указывается фамилия председателя, затем членов комиссии в алфавитном порядке через запятую
Например:
Председатель: должность, ФИО
Члены комиссии: должность, ФИО….

Основная часть
Строится по схеме:
Дата, время, место, актируемого события
Собственно актируемое событие, подтверждающие факты
Выводы комиссии, рекомендации

Заключительная часть
Содержит указание на количество экземпляров акта и место их нахождения
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. – Управление делами;
2-й экз. – Административно-хозяйственное управление
Акт может содержать приложения
Приложение: справка о наличии оборудования
на 2 л. (без указания количества экземпляров)

Подписание
Все экземпляры акта и (при наличии) приложений к нему подписываются составителями и присутствовавшими лицами.
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.
Например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия

Особое мнение
Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту

Подписание, утверждение
В необходимых случаях (если это требование закреплено в нормативном порядке) акт согласовывается, утверждается, а также может удостоверяться оттиском печати
Визы ознакомления сотрудников «С актом ознакомлен(ы)»: указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления

Регистрация и хранение актов
Акты регистрируются делопроизводителями и подшиваются в дела в структурных подразделениях, ответственных за направления деятельности, к которым относятся подтверждаемые актами факты и события

Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО Директору ВНИИДАД
(РОСАРХИВ) ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ М.В. Ларину
ул. Ильинка, д. 12, г. Москва, 103132
тел. [phone]; тел./факс [phone];
e-mail:[e-mail];
http://www.rusarchives.ru
_____________________ N _____________
На N ____________ от ________________
Уважаемый Михаил Васильевич!
Направляем замечания РГАНТД на план-проспект научного доклада "База данных как объект архивного хранения".
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
С уважением,
В.П. Тарасов

Справка по вопросам основной и кадровой деятельности код 0253201
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера
Информационные справки
Справки по личному составу

Информационные справки
Описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации
Бывают внутренние и внешние
Внешние справки направляются в сторонние организации
Внутренние справки составляются реже, могут заменяться внутренней перепиской

информационные справки
Отражают индивидуальные ситуации
Составляются по запросу и представляются в установленные сроки
Должны объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует проверки сведений, сопоставления полученных данных
Текст справки может содержать данные в табличной форме и приложения

Формуляр информационной справки
Внешние справки оформляются на общем бланке, а внутренние на чистом листе, но имеют те же реквизиты:
Дата, адресат, текст и заголовок к тексту, подпись, наименование учреждения или структурного подразделения
Справку подписывают должностные лица ее составляющие и несущие ответственность за предоставленные данные (руководство, руководство структурных подразделений, ответственные исполнители)

Справка по личному составу
Содержит сведения о должностном лице, включая ФИО и должность
Место представления справки
Дополнительные сведения
Подписывает руководитель или начальник отдела кадров, заверяется печатью организации
Если содержит финансовые сведения – подписывает главный бухгалтер

Понятие доверенности
Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьим лицом (ст. 185 ГК РФ)
Доверенность является документом, который подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени другого лица (юридического или физического), определяет условия и границы реализации этих прав.

Доверенность от имени юридического лица
Выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации
Доверенность от имени юридического лица на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации

Срок действия доверенности (ст. 186 ГК РФ)
Срок действия доверенности не может превышать 3-х лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года с момента ее совершения.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна

Форма совершения доверенности
Доверенность совершается только в письменной форме
Доверенности на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должны быть нотариально удостоверены

Реквизиты доверенности
Наименование автора (организация или физическое лицо – доверитель)
Вид документа – доверенность
Дата составления!!!
Регистрационный номер
Текст (содержит реквизиты представителя и представляемого и существо полномочий)
Срок действия доверенности
Подтверждение подписи доверенного лица
Подпись доверителя или должностного лица
Печать (когда доверенность выдается юридическим лицом)