Нормативно-методические формы администрирования в социальных службах и учреждениях презентация

План лекции
Информационные системы и технологии в процессе управления социальной работой.
2. Подготовка и оформление управленческих документов. Организация работы с административными документами.
3. Нормативно-методические формы администрирования в социальных службах и учреждениях: локальные нормативные документы (положения, должностные инструкции).
4. Характеристика и разновидности распорядительных, организационных и информационно-справочных документов в социальной работе. Организация работы с документами

1. Информационные системы и технологии в процессе управления социальной работой.
К настоящему времени создана уже довольно мощная и разветвленная инфраструктура информационного обеспечения управленческой деятельности. При самом крупном классификационном членении их можно подразделить по масштабам охвата объектов:
а) общегосударственный уровень;
б) региональный и межрегиональный;
в) локальный;
г) отдельные организации .
По По другому основанию можно различать системы ведомственные, территориальные и те, которые используются для сбора и обработки информации какого-то особого рода, например, общественных настроений, степени популярности в массах определенных деятелей или проводимых акций.

Требования, которым должна удовлетворять каждая информационная система:
• устойчивость, защита от внешнего воздействия. Внешние попытки изменить заданный режим должны быть обнаруживаемы с помощью аппаратных средств;
• наличие вызывающих доверие средств аналитической обработки информации;
• достоверность, непротиворечивость и полнота выдаваемой информации. Это требование может быть обеспечено за счет:
— достоверности входной информации;
— исключения возможности вмешательства оператора в процесс обработки информации;
— выявления любой попытки изменения кем-либо выдаваемой информации;
• возможность проведения эффективных периодических ревизий, контрольных проверок всего тракта прохождения и обработки информации, начиная от перепроверки первичных данных, собранных поставщиком информации;
• алгоритмы для обнаружения противоречивости входной информации, касающейся одного и того же объекта и полученной из разных источников;
•максимально доступный для пользователя характер отображения информации и достаточная оперативность ее представления; способность системы к развитию (включение новых видов собираемых данных и новых технологических приемов их обработки, углубление аналитических возможностей, развитие аппаратного и программного обеспечения);
• обеспечение надежности функционирования системы;
• конфиденциальность, защита информации от несанкционированного доступа.

2. Подготовка и оформление управленческих документов.
Нормативно – методическое обеспечение документационного обеспечения управления(ДОУ) основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.
Нормативная база ДОУ включает:
Конституцию РБ,
Указы и распоряжения Президента РБ,
Постановления и распоряжения Правительства РБ,
Законодательные акты РБ,
Нормативные акты Министерства юстиции и Департамента,
Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации,
Унифицированные системы документации,
Нормативные акты органов исполнительной власти РБ, регламентирующие вопросы ДОУ,
Государственные стандарты и др.

Унификация и стандартизация в системе организационно – распорядительной документации.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах. Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся прогнозирование, планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчет финансирования, материально-техническое обеспечение.
Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, организаций и предприятий.
Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систру документации.

Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации. В СТБ 6.38-2004 дано следующее определение: организационно-распорядительный документ (ОРД) - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
В соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД) в состав УСОРД входит документация:
1) по созданию организации;
2) по реорганизации предприятия, организации;
3) по ликвидации предприятия, организации;
4) по приватизации гос. предприятий, организации;
5) по распорядительной деятельности предприятия;
6) по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия;
7) по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия;
8) по приему на работу;
9) по переводу на другую работу;
10) по увольнению;
11) по оформлению отпусков;
12) по оформлению поощрений;
13) по оформлению дисциплинарных взысканий.

Информационно-справочные документы предназначены для передачи информации от одного адресата другому или для фиксации каких-либо сведений и содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел.
Унификация - сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.
Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.
Стандарт - нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Виды стандарта: международные; государственные стандарты РБ; стандарты отраслей; предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.
Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общегосударственные классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных.

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.
Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Основные задачи, функции, права, ответственность службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
1)постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
2)обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
3)сокращение документооборота;
4)разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
2) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
3) организация своевременного рассмотрения поступающих документов и подготовка их к докладу руководству, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
4) регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
10) осуществление контроля за правильностью оформления дел в структурных подразделениях;
11) осуществление контроля за правильностью формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
12) организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Департамента.
13) повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
14) организация рабочих мест, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Типовые структуры службы документационного обеспечения управления(ДОУ).
В государственных предприятиях, научно-исследовательских, высших учебных заведениях, проектно-конструкторских организациях создаются канцелярии.
В составе канцелярии обычно организуются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих документов.
Общий отдел - служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительских структурах. Наличие структурных подразделений (протокольный отдел, отдел по работе с письмами, приемная) объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры, выполняет секретарь. .

Требования к оформлению документов унифицированной системы организационно-распорядительной деятельности(УСОРД).
Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. (СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
СТБ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
Стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор из 32 реквизитов, которые все вместе не встречаются ни в одном виде документов.
Реквизит – специальный информационный элемент документа. Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты.
Постоянные приводятся на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.

Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами.
Входящие документы - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.
Задача службы ДОУ при работе с поступающими документами:
организовать учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную обработку, координировать движение документов.
Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:
1. Прием. Проверка правильности доставки.
2. Проверка целостности упаковки, сохранности печатей. Вскрытие.
3. Контроль почты: проверка правильности адресования; проверка согласования даты письма с датой почтового штемпеля; проверка комплектности и сохранности вложений.
4. Присвоение документу входящего номера, проставление штампа о получении документа.
5. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
6. Сортировка документов по адресам.

Движение документов задается резолюцией руководителя.
Работа с входящими документами:
1)Прием документов, проверка правильности адресования, приложений
2) Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения)
3) Постановка входящего номера
4) Регистрация (Передача зарегистрированных документов заместителям директора, в структурные подразделения, исполнителям)
5) Передача руководителю.
6) Рассмотрение руководителем
7) Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму
8) Передача исполнителю
9)Контроль исполнения
10) Исполнение
11)Подшивка в дело.

Внутренние документы - данные документы используются для организации работы предприятия.
Работа с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:
1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;
2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;
3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);
4) согласование проекта документа (при необходимости - корректировка по результатам согласования);
5) представление документа на подпись (утверждение);
6) передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражирование);
7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8) помещение в дело.

Исходящие документы: большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы.
Работа с исходящими документами:
Составление проекта исходящего документа
Проверка правильности оформления (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения)
Согласование документа
Подписание
Регистрация
Отправка документов
Подшивка второго экземпляра документа.
Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Требования по регистрации документов
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т. п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Цели регистрации:
1) Обеспечение сохранности документов
2) Учет документов
3) Контроль за исполнением документов
4) Информационно-справочная работа по документам

Виды и формы регистрации групп документов.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.
Смешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания - регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).

В настоящее время существует три вида регистрационных форм: журналы, регистрационные карточки, автоматизированные системы
Журнальная форма регистрации наиболее надежна и рекомендуется:
- при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов,
- в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными),
- тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков,
- когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).
Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.
Недостаток карточной системы – потери карточек.
Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, требуется 3 экземпляра карточек.
Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере.
В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных.
Данная система регистрации позволяет:
- регистрировать документы на различных рабочих местах,
- объединять сведения о документах в единой базе данных организации,
- организовывать информационно-справочную работу с документами,
- организовывать контроль за исполнением документов.

3. Нормативно-методические формы администрирования в социальных службах и учреждениях: локальные нормативные документы (положения, должностные инструкции).
Нормативно-методическое обеспечение службы управления персоналом представляет собой совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, техникоэкономического и экономического характера, а также нормативносправочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение службы управления персоналом состоит в организации разработки и применении нормативно-методических документов, а также введении совокупности норм и правил в систему управления персоналом. Основополагающими организационными документами для компаний являются Устав и Учредительный договор.
К числу ЛНПА в свете регулирования трудовых отношений можно отнести:
местные правила внутреннего трудового распорядка;
коллективные договоры;
графики трудовых отпусков;
различные положения (например, положения о премировании);
должностные инструкции;
штатное расписание;
соглашение о неразглашении коммерческой тайны предприятия, организации;
положения о структурном подразделении

Типовая структура Правил внутреннего трудового распорядка содержит следующие разделы:
1. Общие положения: право на труд, определение дисциплины, цели правил, применение правил.
2. Порядок приема и увольнения рабочих и служащих: документы, обязанности администрации при приеме, трудовые книжки, прекращение трудового договора.
3. Основные обязанности рабочих и служащих
4. Основные обязанности администрации
5. Рабочее время и его использование
6. Поощрения за успехи в работе
7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины

Следующим значимым документом является коллективный договор, соглашение, заключаемое трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности, который заключается на срок от 1 года до 3 лет.
Положения, включаемые в коллективный договор:
1. Форма, система, размер оплаты труда, денежного вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты.
2. Механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения производственных показателей.
3. Занятость, переобучение, условия высвобождения.
4. Определение рабочего времени и времени отдыха.
5. Улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин, молодежи.
6. Добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование.
7. Соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья.
8. Экономическая безопасность, охрана здоровья работников на производстве.
9. Льготы для работников, совмещающих работу с учебой.
10. Контроль за выполнением конструкторской документации, порядок внесения в него изменений, дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство.
11. Отказ от забастовок по условиям, включенным в договор, при своевременном и полном их выполнении.

Документы организационно-методического и методического характера регламентируют выполнение функций по управлению персоналом:
Положение по формированию кадрового резерва в организации.
Положение по организации адаптации работников.
Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе.
Положение по оплате и стимулированию труда.
Важнейшими внутренними организационно-регламентирующими документами являются положение о подразделении и должностная инструкция.
Личностная спецификация вытекает непосредственно из описания должности и представляет набор требований, которые должность должна предъявлять к работнику:
основные требуемые качества, без которых работа не сможет осуществляться на установленном уровне;
желаемые качества — преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия необходимых качеств;
противопоказания — качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящие по другим параметрам.

Должностные инструкции являются важнейшим организационно-распорядительным документом в системе менеджмента организации и системы управления персоналом, на основе которых строится распределение обязанностей в структурных подразделениях, эффективное их использование для достижения целей организации.
Основной смысл должностных инструкций заключается в придании большей прозрачности трудовому процессу.
Должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту.
И если все это в них отражено и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.

Подробная должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
а) общие положения;
б) требования к квалификации (уровень образования, знаний, умений, навыков, соответствующих названной должности);
в) должностные обязанности (подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать);
г) критерии успешности исполнения трудовых обязанностей;
д) права специалиста (например, своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение требуемой информации);
е) ответственность специалиста.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления:
1.внутренняя опись документов дела;
2.заявление о приеме на работу;
3.личный листок по учету кадров (или анкета);
4.автобиография;
5.копии документов об образовании;
6.выписки приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;
.дополнение к личному листку по учету кадров;
8.другие документы, относящиеся к данному лицу

4. Характеристика и разновидности распорядительных, организационных и информационно-справочных документов в социальной работе. Организация работы с документами
Распорядительные документы
К распорядительным документам относятся приказ по основной деятельности и приказ по личному составу. Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения как основных, так и оперативных задач его деятельности.
Приказ по основной деятельности предприятия или организации является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми работниками. Приказом оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности, т.е. так называемые инициативные приказы.
Кроме того, приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников документы вышестоящих органов власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности учреждения. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение». Приказы должны соответствовать действующему законодательству и поэтому многое зависит от их подготовки.
С подписанными приказами по личному составу сотрудники, которых приказы касаются, должны быть ознакомлены под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом оформляется так же, как и визы, и чаще всего включает фразу «С приказом ознакомлен», которая печатается от границы левого поля.
Распорядительные документы могут готовиться и издаваться на основе протоколов. Протоколом называется документ с записью всего происходящего на заседании или собрании. В нем фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными.

Организационные документы
Организационные документы включают уставы, положения и инструкции.
Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере их деятельности.
Уставы должны содержать определенные положения, без которых государственная регистрация организации не допускается. Так, в уставе должны быть определены: наименование организации, ее местонахождение, предмет и цели деятельности, порядок образования имущества или формирования уставного капитала, органы управления и контроля, условия реорганизации и прекращения деятельности и др.

Положения— нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурного подразделения, комиссии, деятельность должностных лиц и т.п. В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
Положения утверждаются в установленном порядке.
И уставы, и положения являются сложными документами, их структура и содержание обычно определяются учреждениями- разработчиками.

Инструкции — правовые акты, которые издаются в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организаций, их подразделений и служб, должностных лиц, граждан, а также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов. Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается специальным распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя.
При утверждении инструкции в распорядительном документе (например, приказе) устанавливается срок ее введения, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Информационно-справочные документы
В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные и объяснительные записки.
Актом называется документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, постоянно действующими или назначаемыми распорядительными документами (обычно приказом). В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводов для составления актов множество, отсюда и большое количество разновидностей актов:
ликвидации (учреждений), приема - передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.п.), приема объектов, уничтожения дел, испорченных товаров, списания, инвентаризации, аварий, несчастных случаев. Все акты составляются по единой схеме.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Составляются они по запросу и представляются в указанные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения — на листе бумаги, имеют те же реквизиты, но на месте учреждения-автора указывается структурное подразделение.
Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приводятся данные. Справка должна объективно отражать состояние дел и ее составление требует сбора и тщательной проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных.
Справки часто удобнее представлять в смешанной таблично-текстовой форме, к ним могут даваться приложения. Подписывают справку ее составители, которые и отвечают за предоставленные данные.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю и информирующий его об имевшем место факте или событии, о выполненной работе, о сложившейся ситуации.
Докладная записка обычно содержит выводы и предложения составителя, готовится либо по инициативе автора, либо по указанию руководства.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В констатирующей (описательной) части излагаются факты или описывается ситуация; во второй — просьбы, предложения.
Докладными записками также иногда информируют руководителя о ходе работ, такие записки представляются регулярно. Объяснительные записки также бывают двух видов. Первые чаще всего сопровождают основной документ (план, отчет) и поясняют содержание его отдельных положений. Они оформляются на бланке учреждения (общем). Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным и доказательным. Как и докладные записки, они оформляются на чистом листе бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.