Кодирование информации в автоматизированных экономических системах презентация

Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение.
Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний
Наряду с информацией в информатике часто употребляется понятие «данные»

Требования, предъявляемые к информации
Репрезентативность (правильность отбора)
Содержательность
Достаточность (полнота)
Доступность
Актуальность
Своевременность
Точность
Достоверность
Устойчивость

Классификация информации, циркулирующей в организации

Многообразие видов информации
Каждый вид несет особую смысловую нагрузку, отличается спецификой (по требованиям к точности, достоверности, по применяемым технологиям сбора и обработки, формам представления информации и т.п.)
…

Финансово-экономическая информация связана с финансово-экономическими процессами – производством, распределением, обменом и потреблением материальных благ и услуг, отражая материальные, трудовые, денежные и иные отношения между участниками.
В свою очередь она, как и другие виды, может подразделяться на составляющие (пример: банковская).
Финансово-экономическая информация играет важнейшую роль в информационном ресурсе общества

Информационное обеспечение ЭИС
Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированной системы документации, методологии построения баз данных.
Задачи подсистемы.
Предоставление полной, достоверной и своевременной информации для принятия управленческих решений
Полное отображение объекта управления в системе показателей
Обеспечение взаимной увязки задач, решаемых в различных функциональных подсистемах
Минимизация затрат на организацию информационных процессов
Организация эффективного хранения и поиска данных
Обеспечение своевременности получения, обработки и выдачи информации конкретным пользователям
Разработка методических материалов, обеспечивающих функционирование перечисленных компонентов

Информационное обеспечение ЭИС. Структура ИО

Внемашинное ИО. Система классификации и кодирования информации
Кодирование вызвано необходимостью передачи информации по каналам связи, хранения ее на внешних носителях и обработки с помощью ВТ. Перед тем как произвести кодирование информации, следует выполнить ее классификацию.
Существует единая система классификации и кодирования технико-экономической информации (ГОСТ 17269-78).
Система классификации – совокупность правил и результат распределения объектов заданного множества на подмножестве в соответствии с признаками.
Применяют два метода классификации:
Иерархический – метод классификации, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества. Пример: институт – факультет – курсы – группы.
Фасетный – метод классификации, при котором заданное множество делится на независимые группировки по различным признакам классификации. Пример: разбиение студентов на группы по возрасту, полу и т.д.

Внемашинное ИО. Система классификации и кодирования информации.
Кодирование – это образование и присвоение объекту классификации, признаку классификации и (или) классификационной группировке кодового обозначения.
Кодовое обозначение – это обозначение объекта, признака классификации и (или) классификационной группировки знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования.
Совокупность правил обозначения объектов классификации называется системой кодирования. Система кодирования должна:
- отражать полную характеристику объекта
- обеспечивать минимальную длину записи
- иметь резерв для расширения номенклатуры
- быть логичной по структуре, легко воспринимаемой
- обеспечивать возможность автоматического контроля
ошибок при обработке.

Внемашинное ИО. Система классификации и кодирования информации.
Методы кодирования.
Существуют четыре метода кодирования: порядковый, серийно-порядковый, последовательный, параллельный.
Порядковый метод - это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда. Этот метод рекомендуется использовать для небольших, простых и постоянных множеств. Пример: категории работающих, виды образования, национальность, единицы измерения.
Серийно-порядковый метод – это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. Используется для множеств, имеющих классификацию по двум признакам: старшему признаку отводится своя группа номеров, внутри которой все элементы младшего признака кодируются по порядку. Пример: кодирование цехов, видов оплат и удержаний.

Внемашинное ИО. Система классификации и кодирования информации.
Методы кодирования.
Последовательный метод – это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении последовательно указываются зависимые признаки классификации. Каждый признак обеспечивается своей нумерацией в пределах всего признака. Пример: класс – основные и вспомогательные материалы; подкласс – черные, цветные металлы; группа для черных металлов – чугун, сталь и т.п.; подгруппа для стали – круглая, листовая и т.п.; и, наконец, всякий металл имеет сорт и размер.
Параллельный метод – это такой метод кодирования, при котором в кодовым обозначении объекта классификации или классификационной группировки указываются независимые признаки классификации. Пример: классификация сотрудников предприятия по таким признакам, как пол, возраст, образование, семейное положение и др.
Преимущества последовательного и параллельного методов:
- четкое выделение каждого классификационного признака
- стройность построения
- удобство при обработке на ЭВМ.
Недостатки последовательного и параллельного методов:
- сложность и громоздкость.

Внемашинное ИО. Система классификации и кодирования информации.
Классификаторы и их виды.
Единая система классификации и кодирования определяет еще такое понятие, как классификатор. Классификатор – это систематизированный свод наименований объектов и признаков классификации и (или) классификационных группировок и их кодовых обозначений.
Существуют следующие виды классификаторов:
Общегосударственные, разрабатываемые централизованно и являющиеся едиными для всей страны. Например, ОКПДТР – классификатор трудовых и природных ресурсов, ИНН – идентификационный номер налогоплательщика.
Региональные – это классификаторы республиканские, городские, областные, которые действительны для всех информационных систем одного района.
Отраслевые – едины для одной отрасли и учитывают особенности организации бухгалтерского учета (коды планов счетов, виды оплат и удержаний из заработной платы и пр.)
Локальные – применяемы внутри предприятия (комбината, министерств, ведомств и пр.). Это классификаторы структурных подразделений, готовой продукции, материалов и комплектующих, поставщиков и заказчиков и т.д.)

Внемашинное ИО. Система документации и документооборота
Система документации – это совокупность форм документов, используемых в процессе управления.
Организация бухгалтерского учета на предприятии предусматривает использование нескольких унифицированных систем документации (УСД): первичной учетной, финансовой (первичной и отчетной), расчетно-денежной и организационно-распорядительной.
Пример: Документы по учету материальных ценностей: приходной ордер (форма М-4), акт о приемке материалов (форма М-7), карточка учета материалов (форма М-17) и пр.
Согласно постановлению Совета Министров РБ «О государственном регулировании бухгалтерского учета и отчетности РБ» (2001) утверждены альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, регистров бухучета и их электронные версии для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики.
Каждый документ, включая машинный должен содержать обязательные реквизиты: наименование и номер документа, дату, основание и содержание хозяйственной операции, количественную и качественную характеристику операции, наименование должностей, фамилии и подписи лиц, ответственных за совершение операции.

Внемашинное ИО. Система документации и документооборота
При автоматизированной обработке учетной информации данные из первичного документа являются основным источником формирования внутримашинной информационной базы. Для эффективной организации системы автоматизированного бухучета необходима разработка документооборота.
Документооборот – это движение документов от момента их создания, последующей обработки и использования до сдачи в архив на хранение.
Автоматизация документооборота предусматривает автоматизацию процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. В современных технологиях автоматизации документооборота используются:
- системы обработки изображений документов
- системы оптического распознавания документов
- системы управления документами
- системы автоматизации деловых процедур
- программное обеспечение для рабочих групп.

Внутримашинное ИО.
Внутримашинное ИО включает:
- Информационную базу на машинных носителях.
- Средства ее организации и ведения.
Информационная база включает: базу данных, в которой хранятся нормативно-справочная, плановая, оперативная и учетная информация; отдельные невзаимосвязанные массивы входных, выходных и промежуточных данных, хранимых на машинных носителях.
Средства организации и ведения информационной базы включают программные средства ввода, создания и ведения базы и других массивов данных. К таким средствам относят СУБД – системы управления базами данных.
СУБД – универсальное программное средство, предназначенное для организации и ведения логически взаимосвязанных данных на машинном носителе. СУБД позволяет интегрировать недублируемые данные в единой базе данных и использовать их по многоцелевому назначению, поддерживать целостность, непротиворечивость всех данных в базе, осуществлять однократный ввод данных, защиту данных от сбоев и несанкционированного доступа.
К наиболее распространенным СУБД относят: MS Access, FoxPro, Clipper, Paradox.

Необходимость классификации и кодирования экономической информации
Одно из свойств экономической информации – однозначность.
Один из принципов построения ИС – принцип структурирования данных.
Одна из задач ИО – организация процедур анализа и обработки информации с учетом однозначного и экономичного ее представления в системе.

Основные понятия классификации.
Классификация — это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию.
Объект – любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства.
Объекты классификации в ЭИС:
справочные реквизиты-признаки;
наименования показателей и документов;
наименования компонентов проекта ЭИС.

Основные понятия классификации.
Цель классификации – обеспечить однозначное и легко определимое место для каждого из классифицируемых объектов.
Классификатор - это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание информации в ИС.
Классификатор устанавливает соответствие между значением справочного реквизита-признака какого-либо элемента и его кодовым обозначением («наименование материала» - «код материала»).

Основные понятия классификации.
Система классификации – совокупность правил распределения объектов множества на подмножества.
Признак классификации – свойство или характеристика объекта, которое позволяет установить его сходство или различие с другими объектами.
Классификационные группировки – подмножества, полученные в результате разделения исходного множества объектов по одному или нескольким признакам классификации.

Основные понятия классификации.
Основание классификации – признак, по которому ведётся разбиение множества на подмножества на определенной ступени классификации.
Ступень (уровень) классификации – этап разделения заданного множества на подмножества.
Глубина классификации – число ступеней классификации.

Требования к системам классификации
Достаточная емкость и полнота, обеспечивающие включение всех объектов выделенной предметной области;
Достаточная глубина классификации;
Возможность решения различных экономических задач;
Возможность сопряжения с другими классификациями однородных объектов.

Кластеризация
Кластеризация – разбиение совокупности объектов на однородные группы (кластеры).
Кластер (cluster – «скопление», «гроздь») можно охарактеризовать как группу объектов, имеющих общие свойства.
Задача кластеризации сводится к определению "сгущений точек".
Цель кластеризации – поиск существующих структур.

Классификация и кластеризация

ИЭj (d1, d2,..., dk) € Di
Эталонный ИЭ в классе
Признак классификации
1) в один класс объединяются объекты, сходные между собой;
2) степень сходства между собой у объектов, принадлежащих к одному классу, больше, чем степень сходства между собой у объектов, относящихся к разным классам.

Клад

Иерархический метод классификации
Иерархический метод классификации заключается в последовательном делении заданного множества на подчиненные множества, каждое из которых в свою очередь делится на подчиненные ему подмножества.

Иерархическая классификация

Иерархическая классификация

Свойства иерархической системы классификации
Ёмкость зависит от глубины классификации и количества объектов классификации, которое можно расположить на каждой ступени.
Количество объектов на каждой ступени классификации определяется основанием кода (числом знаков в алфавите кода).
Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен классификатор.

Порядок построения иерархической схемы классификации
Выделение некоторого множества объектов, подлежащих классификации.
Определение полного множества признаков классификации и их соподчиненности друг другу.
Разбиение исходного множества объектов на классификационные группировки на каждой ступени классификации в соответствии с признаком.

Иерархическая схема классификации
Иерархический метод классификации более предпочтителен для объектов с относительно стабильными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

Требования к иерархической системе классификации
непересекаемость классификационных группировок, расположенных на одной ступени классификации;
использование только одного признака для разделения любой классификационной группировки на подчиненные группировки;
логичность и последовательность деления группировок на нижестоящие;
полнота деления группировок – сумма подмножеств всегда должна давать исходное множество объектов.

Пример неправильной иерархической классификации

Пример правильной иерархической классификации

Многоаспектные системы классификации
Многоаспектная система — это система классификации, которая использует параллельно несколько независимых признаков (аспектов) в качестве основания классификации.
Аспект — точка зрения на объект классификации, который характеризуется одним или несколькими признаками.

Фасетный метод классификации
Фасетный метод заключается в параллельном разделении заданного множества объектов на независимые группировки по различным признакам классификации.

Описание объекта учета методами фасетной классификации
Клиент «ААА» купил по безналичному расчету товар «БББ».
Фасеты: клиент; операция; способ расчетов; товар.

Порядок построения фасетной схемы классификации
Выделение некоторого множества объектов, подлежащего классификации в соответствии с решаемой задачей.
Выделение значимых признаков объектов.
Разработка системы таблиц признаков объектов классификации (фасетов).

Пример фасетной классификации
Фасеты
Значения фасетов

Фасетная схема классификации
Фасетная схема классификации предпочтительна для объектов с часто меняющимся набором признаков для решения нетривиальных задач.

Требования к фасетной системе классификации
Непересекаемость фасетов (состав значений одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же классификатора);
включение в состав классификатора только таких фасетов и значений в них, которые необходимы для решения конкретных задач.

Дескрипторная система классификации.
Дескриптор — это термин естественного языка (слово или словосочетание), используемый при описании документов или показателей, который имеет самостоятельный смысл и неделим без изменения своего значения.
Дескрипторная система классификации представляет собой совокупность терминов (дескрипторов) и набор отношений между ними.
Все выделенные отношения описываются в систематическом словаре понятий — тезаурусе.

Виды отношений между дескрипторами
Родовидовые отношения (род включает в себя несколько видов);
Синонимия – разные по написанию, аналогичные по смыслу термины (включая сокращения);
Омонимия – одинаковые по написанию, разные по смыслу термины;
Ассоциативные отношения:
часть – целое (цех - участок);
причинно-следственные (брак - убыток);
связь предмета и процесса (план - планирование).

Кодирование
Кодирование – это процесс образования и присвоения условных обозначений объектам классификации и классификационным группировкам.
Система кодирования — это совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов.
Код – это условное обозначение объекта в соответствии с принятой системой.

Цели кодирования
Основная цель кодирования – однозначное обозначение объектов, обеспечение необходимой достоверности кодируемой информации.
минимизация объема обрабатываемой информации при ее вводе и передаче по каналам связи;
сортировка и поиск информации по ключевым признакам;
разработка сводных экономических отчетов по различным признакам;
декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

Задачи кодирования
Приведение к единообразию в обозначениях признаков, характеристик и объектов.
Упорядочение, классификация и группировка всех номенклатур по определенным сходным признакам.
Выбор системы кодирования и присвоения кодов.
Приведение информации к форме, удобной для обработки с помощью технических средств.

Параметры кода

Требования к кодам
Охват всех объектов, подлежащих кодированию, и их однозначное обозначение;
учет перспектив развития системы и расширения списка кодируемых объектов;
максимальная информативность при минимизации длины кода;
логичность формирования, удобство восприятия и запоминания;
единство кодов объектов классификации для разных задач внутри одного экономического объекта;
учет существующих систем кодирования и общепринятых обозначений во взаимодействующих ЭИС.

Выбор метода кодирования зависит от количества выделяемых признаков в номенклатуре, числа позиций в каждом признаке и степени устойчивости номенклатуры.

Порядковый метод кодирования
Порядковый метод – простейший метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда. Всем позициям в номенклатуре присваиваются порядковые номера без пропуска номеров.
Аглямов Мурат
Андреева Екатерина
Бикташев Арслан
Бикташев Ролан
Брен Данил
Булгакова Алина
Васильев Сергей
Гайсин Тагир
Пример кодирования порядковым методом

Достоинства и недостатки порядкового метода кодирования

Серийно-порядковый метод кодирования
Кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками.
Серийно-порядковый метод кодирования применяется для объектов, имеющих два соподчиненных признака.
Пример кодирования серийно-порядковым методом: нумерация помещений в административном здании по этажам.

Последовательность кодирования серийно-порядковым методом
Определить число группировочных признаков.
Установить число позиций в каждом группировочном признаке.
Присвоить серию номеров старшим признакам с учетом резерва.
Произвести порядковое кодирование младших признаков в пределах серий номеров старших признаков.
Составить классификатор.

Преимущества серийно-порядкового метода
Новые кодовые обозначения можно вводить в те серии, которые соответствуют признакам вновь кодируемых объектов.
В каждой серии, предусматривается определенное количество кодов для резерва.
Резерв кодов располагается в середине или в конце кода.

Последовательный метод кодирования
Код классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации.
Код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки.

Пример кодирования последовательным методом

Последовательность применения метода
Определить число группировочных признаков и их зависимость.
Установить число позиций в каждом группировочном признаке.
Произвести кодирование порядковыми номерами сначала старшего признака, затем следующих признаков внутри старших в соответствии с их разрядностью.
Составить классификатор.

Достоинства и недостатки последовательного метода
Использование данного метода целесообразно, если набор признаков классификации и их последовательность стабильны в течение длительного времени.

Параллельный (позиционный) метод кодирования
Код классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации.
Признаки объекта кодируются независимо друг от друга.

Варианты записи позиционного кода

Достоинства и недостатки параллельного метода

Пример применения параллельного метода кодирования
Исходные данные: на предприятии имеются 6 видов материалов и 99 их наименований, которые могут располагаться на 3 складах.
Код масляной краски – 6301

Классификаторы
Результатом классификации и кодирования объектов является классификатор.
Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание информации в ИС.
Классификатор содержит:
наименования объектов классификации;
кодовые обозначения объектов;
наименования классификационных группировок;
кодовые обозначения классификационных группировок.

Виды классификаторов
Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества.
Общегосударственные классификаторы, обязательны для организации процессов передачи и обработки информации между экономическими системами государственного уровня внутри страны.
Отраслевые классификаторы используют для выполнения процедур обработки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли.
Локальные классификаторы используют в пределах отдельных предприятий.

Виды информации в общегосударственных классификаторах
ОКОК – Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах
Социальная информация
Информация по описанию организации экономики
Информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых работах и услугах
Информация о природных и трудовых ресурсах
Информация о финансово-кредитной сфере
Информация об управленческой документации, показателях, единицах измерения
Информация о стандартах и технологических процессах

0100000 – Продукция сельского хозяйства, продукция охотничьего промысла, услуги в сельском хозяйстве и охоте;
0110000 – Продукция растениеводства;
0112000 – Овощи;
0112020 – Капуста и корнеплоды овощные;
0112210 – Капуста
0112211 – Капуста белокочанная ранняя;
0112212 – Капуста белокочанная средняя и поздняя;
0112213 – Капуста цветная;
0112214 – Капуста краснокочанная;
0112215 – Капуста брюссельская;
0112216 – Капуста савойская;
0112217 – Капуста кольраби;
0112218 – Капуста пекинская;
0112219 – Капуста прочая.

Пример структуры кода
Класс форм – принадлежность унифицированной формы документа к УСД
Подкласс форм – общность содержания множества форм документов и направленность их использования
Регистрационный номер – порядковый номер формы внутри подкласса

Порядок разработки классификатора

Назначение классификатора:
однозначная идентификация объекта;
передача информации;
поиск и логическая обработка первичной информации с целью получения и выдачи результатной информации.
Исходные данные:
состав задач;
состав объектов классификации и мощность исходного множества;
состав признаков классификации и число значений каждого признака;
наименования отдельных группировок и объектов;
динамика процесса изменяемости состава задач, объектов и признаков.

Задачи, решаемые системой ведения классификатора:
актуализация классификатора;
своевременное оповещение всех пользователей обо всех происходящих изменениях;
пересмотр структуры классификатора (контроль на дублирование объектов классификации, выявление тупиковых ветвей, не ведущих к объекту, оптимизация резервных ветвей по всем уровням иерархии или по всем аспектам классификации);
Проблемы, связанные с проектированием системы ведения классификаторов:
разработка организационной структуры системы ведения;
разработка юридических основ внесения изменений в классификатор;
разработка информационного и программного обеспечения системы.