Управление интеграцией проекта презентация

Цель занятия
Ознакомить студентов с процессами управления интеграцией проекта.

Задачи занятия
рассмотреть основные документы интеграции проекта и их содержание;
понять смысл и содержание процессов интеграции проекта;
рассмотреть процессы интеграции в общей схеме;
рассмотреть процессы интеграции в порядке следования;
рассмотреть процессы разработки устава проекта;
рассмотреть процессы разработки предварительного описания содержания проекта;
рассмотреть процессы разработки плана управления проектом.

Основной материал занятия
Основной материал занятия размещен на стр. 71-91 стандарта ANSI/PMI 99-001-2004 (A Guide to PMBOK, 3rd edition).

Условные обозначения
Сперва знакомимся с условными обозначениями, используемыми в стандарте применительно к зависимостям процессов (Рисунок III-1 на стр. 73). С помощью этих обозначений мы можем получить понятие о диаграмме зависимостей.
Обычно такие зависимости устанавливаются между операциями проекта и отображаются, например, при составлении сетевых диаграмм перед планированием расписания.

Условные обозначения
Первая картинка (светло-серая фигура) показывает процессы, которые мы изучаем в данной главе.
Вторая картинка (темно-серая фигура) показывает процессы, которые в данной главе не изучаются.
Белая фигура показывает действие внешних факторов (как правило, изначально лежащих вне рамок проекта).
Стрелки на диаграммах зависимостей показывают направление процесса.
С помощью этих элементов показываются все процессы организации и управления проектом во всех главах стандарта.

Условные обозначения
Данные диаграммы в стандарте игнорируют:
итеративность (многоходовость) ряда операций;
полный набор внешних для процесса или группы процессов факторов;
некоторые (или многие) цепочки обратной связи между процессами.
Из этого следует, что придумывать свои диаграммы придется самим.

1. Основные документы проекта и составляющие их элементы (стр. 75, рис. III-2):
Каждый из этих документов имеет следующие функции в проекте (стр. 76):
Устав проекта – является официальной авторизацией проекта, устанавливает его цели и логику исполнения.
Описание содержания проекта – содержит основные работы, которые необходимо выполнить, и получаемые по их итогам результаты (части поставки проекта).
План управления проектом – содержит описание того, каким образом будут получены эти результаты.

ВНИМАНИЕ!
Самый объемный документ проекта – это план управления. Данный комплексный документ находится в постоянной доработке. Процесс изменения планов, входящих в этот документ, связан с процессом обучения предприятия.
Все изменения накапливаются в базе знаний, анализируются, и становятся материалом для обучения новых проектных команд.

О смысле и содержании процессов интеграции (стр. 77).
Обобщая эту содержательную страницу, можно сказать следующее:
Интеграция – это выявление, определение, объединение, унификация и координация различных операций и процессов управления проектом.
Интеграция предусматривает заранее структуру проекта, т.е. обеспечивает концентрацию ресурсов на определенных командой участках проекта; это накладывает определенные требования на подходы к управлению проектом.
Интеграция предусматривает разрешение противоречий между конкурирующими (альтернативными) целями в условиях ограниченности ресурсов.
Интеграция показывает и устанавливает связи между различными процессами и группами процессов в проекте (например, связь между сроками, ресурсами и рисками, как в примере со сметой, стр. 77).
Интеграция может предусматривать и процессы инсталляции поставки проекта в операционную деятельность заказчика.

О цели процессов интеграции.
Цель интеграции – эффективное интегрирование процессов проекта, необходимое для достижения его целей (стр. 78). Общая схема процессов интеграции представлена на рисунке 4-1 (стр. 79) и на рисунке 4-2 (стр. 80, там более подробно в части взаимосвязей).

Основные процессы интеграции
Интегративные процессы управления проектом включают в себя следующие элементы:
разработка устава проекта (авторизация);
разработка предварительного описания содержания (общее изложение содержания);
разработка плана управления (документирование всех операций проекта);
руководство и управление исполнением проекта (выполнение работ, предусмотренных планом управления проектом);
мониторинг и управление работами проекта (процессы координации проекта);
общее управление изменениями (обработка запросов на изменение и их администрирование);
закрытие проекта (формальное завершение проекта или фазы).

Открываем страницу 80….
…и смотрим, какие процессы и зависимости формируют группу процессов интеграции проекта.

Итак:
Следим за тем, как Заказчик и факторы предприятия (Внешняя среда и Активы организационного процесса) влияют на подход к организации проекта.
Этот подход отражается в Уставе.

Затем…
…происходит предварительное описание содержания и разработка плана управления проектом. Смотрим, что входит в этот план.
Смотрим, какие ещё процессы связаны с этими действиями.

Далее…
…происходит управление исполнением намеченного плана.
Здесь смотрим цикл, состоящий из фигур 4.4, 4.5. и 4.6.
Это и есть цикл управления основной частью проекта.
Мы видим, как процессы управления влияют на изменение содержания.

В итоге, ….
…когда проект завершается, мы готовим контракты и передаем результаты проекта заказчику.
В своем распоряжении мы имеем полное описание хода исполнения проекта. Это наши знания, которые уникальны в каждом таком случае (так как каждый проект по-своему уникален, как мы помним).
Так «учатся» организации и проектные команды. Понятно, что влияет на эффективность этой учебы? Верно. Это порядок в организации и команде.

Сделаем небольшой вывод:
Сперва пытаемся представить себе полную картину реализации проекта, снова взглянув на рисунок 4-2…
…Теперь понятно, какую цель перед собой имеет Интеграция – сделать проект наиболее эффективно реализуемым при помощи его грамотной организации на старте и обеспечения удобства исполнения.

Процессы разработки Устава проекта (стр. 81).
Вспоминаем прочитанное дома содержание стр. 81. Там говорится о том, что:
устав авторизует проект;
менеджер проекта наделяется всеми необходимыми полномочиями;
менеджер проекта назначается в ходе разработки устава;
разработка устава вызвана определенной необходимостью (они перечислены на стр. 81);
устав является документом, который показывает, в каких направлениях намерено развиваться предприятие (т.е. отражает его проектную стратегию).

Устав проекта непосредственно, или со ссылкой на другие документы, содержит следующую информацию (стр. 82):
требования, удовлетворяющие запросы и пожелания участников проекта;
производственная необходимость;
общее описание проекта или требований к продукту;
цель или обоснование проекта;
информация о назначенном менеджере проекта и уровне его полномочий;
расписание контрольных событий проекта;
отношения между участниками проекта;
функциональные организации и их участие;
допущения проекта – внутренние и внешние;
ограничения проекта – внутренние и внешние;
бизнес-ситуация вокруг проекта, служащая обоснованием прибыли на инвестиции (что-то вроде краткой справки по рынку);
общий бюджет проекта и условия его изменения.

Напомню, что…
…в многофазных проектах может присутствовать процедура утверждения решений, принятых на первоначальном этапе подготовки Устава проекта. При необходимости в этих процессах происходит авторизация следующей фазы.

Входы, выходы и инструменты разработки устава проекта, показаны на рис. 4-3, стр. 82:

Входы разработки Устава проекта (стр. 82):
контракт (если заказчик вовне проекта или организации);
содержание работы по проекту, которое включает:
- производственную необходимость;
- определение содержания продукта;
- связь проекта и стратегического плана развития организации.
факторы внешней среды предприятия, например (со стр. 83):
- организационная или корпоративная культура;
- государственные или промышленные стандарты;
- инфраструктура проекта;
- существующие человеческие ресурсы;
- вопросы управления персоналом проекта;
- корпоративная система авторизации работ;
- ситуация на рынке;
- толерантность участников проекта к риску;
- коммерческие базы данных, к которым предстоит обращаться;
- информационные системы управления проектами.

Входы разработки Устава проекта (продолжение):
активы организационного процесса (стр. 84):
А. процессы и процедуры организации и проведения работ:
- стандартные процессы организации;
- стандартные документы организации;
- доступные шаблоны из базы знаний;
- правила адаптации стандартов внешних к внутренним (или наоборот);
- правила закрытия проекта (например, проведение аудита результатов);
- процедуры контроля ресурсов;
- процедуры управления проектами и дефектами;
- процедуры управления изменениями;
- процедуры управления рисками;
- процедуры выдачи разрешения на авторизацию работ.
Б. корпоративная база знаний для хранения и извлечения информации (стр. 85):
- база измерений процессов;
- файлы проекта (репозиторий);
- историческая информация;
- база данных для управления проблемами и дефектами;
- база знаний по управлению конфигурацией (база основных документов проекта);
- финансовая (ресурсная) база данных.

Инструменты и методы разработки Устава проекта (стр. 85):
методы выбора проекта:
- методы измерения доходности;
- математические модели оценки эффективности проекта;
методология управления проектами (рассматривает процессы управления в данной организации);
информационная система управления проектом;
экспертная оценка (применяется для оценки входов Устава проекта), список оценок приведен на стр. 86.

Выходы разработки Устава проекта (стр. 86):
Устав проекта.

Процессы разработки предварительного описания содержания проекта (стр. 86).
Описание содержания отвечает на вопрос «что надо сделать?» и включает :
цели проекта и продукта;
требования к продукту или услуге, их характеристики;
критерии приемки продукта;
границы проекта;
требования и результаты поставки проекта;
ограничения проекта;
допущения проекта;
первоначальная организация проекта;
первоначально сформулированные риски;
контрольные события расписания;
первоначальная ИСР;
смета расходов с указанием порядка величин;
требования к управлению конфигурацией проекта;
требования к одобрению.
Описание содержания производится на основе информации от Заказчика.

Входы разработки предварительного описания содержания проекта (стр. 87):
Устав проекта.
Содержание работы по проекту.
Факторы внешней среды.
Активы организационного процесса.

Инструменты и методы разработки предварительного описания содержания проекта (стр. 87):
методология управления проектами (процессы управления);
информационная система управления проектом;
экспертная оценка.

Выходы разработки предварительного описания содержания проекта (стр. 88):
Предварительное описание содержания проекта.

Разработка плана управления проектом (стр. 88).
План управления проектом определяет, как должен контролироваться, выполняться и закрываться проект. План управления проектом включает в себя:
процессы управления проектами, отобранные командой управления;
уровень внедрения каждого выбранного процесса;
описание инструментов и методов, используемых для осуществления этих процессов;
использование процессов в управлении;
алгоритм выполнения работ проекта;
методики наблюдения и контроля изменений;
вопросы управления конфигурацией;
вопросы поддержания целостности базовых планов исполнения;
потребность и методы коммуникации;
жизненный цикл и фазы проекта;
результаты предварительных оценок и анализов проекта.

План управления проектом может состоять из следующих планов (стр. 89):
план управления содержанием;
план управления расписанием;
план управления стоимостью;
план управления качеством;
план совершенствования процессов;
план персонала;
план управления коммуникациями;
план управления рисками;
план управления поставками.

Другие элементы плана управления проектом:
перечень контрольных событий;
базовый план расписания;
базовый план по стоимости;
базовый план по качеству;
реестр рисков.

Также важно:
Входы и выходы разработки плана управления проектом показаны на рисунке 4-5 (стр. 89) и подробно описаны на стр. 89-90.
Особенное внимание надо уделить описанию информационной системы в части подсистемы управления конфигурации и подсистемы управления изменениями.

Тест по итогам занятия №4
Уберите со стола все предметы, кроме листка бумаги и пишущих принадлежностей.
На листке не забудьте указать свою фамилию, группу и номер теста.

Вопрос 1, об основных документах проекта.
Верный перечень основных документов проекта:
А. Контракт Заказчика, План реализации проекта, Устав проекта.
Б. План управления, Устав проекта, Базовое расписание.
В. Устав проекта, Описание содержания, План управления.

Вопрос 2, о процессах интеграции проекта.
Процессы интеграции необходимы для:
А. гарантии качества результатов проекта;
Б. создания оптимальных условий управления проектом;
В. вовлечения в проект всех его участников.

Вопрос 3, снова о процессах интеграции проекта.
Процессы интеграции охватывают:
А. весь проект;
Б. начальную фазу;
В. начало каждой фазы.

Вопрос 4, об Уставе проекта.
Устав проекта служит для:
А. установления правил реализации проекта;
Б. авторизации проекта;
В. постановки стратегических целей предприятия.

Вопрос 5, о разработке Устава проекта.
В качестве входов при разработке Устава используют:
А. Контракт, Экономическое обоснование, Список участников проекта, Активы организационного процесса, Цели и задачи проекта.
Б. Контракт, Базовое расписание, Требования к качеству поставки, Факторы внешней среды.
В. Контракт, Экономическое обоснование, Содержание работы, Активы организационного процесса, Факторы среды предприятия.