Конфиденциальное делопроизводство. Основы бумажного конфиденциального документооборота (лекция № 1) презентация

ПОНЯТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с официальными документами в процессе выполнения управленческих действий.
Объектом делопроизводства являются документы, отражающие весь спектр управленческой деятельности организации, а также процессы работы с ними.
Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, организация документооборота согласно требованиям ГОСТов.

ПОНЯТИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Конфиденциальный = не подлежащий разглашению; секретный.
Конфиденциальное делопроизводство - деятельность, распространяющаяся только на документированную информацию, содержащую сведения, связанную с коммерческой деятельностью, содержащую коммерческую или служебную тайны.

ФОРМИРОВАНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ
Организация 1
ООО «РиК»
Организация 2
ЗАО «Шпионаж»
…
$
Конкуренция, борьба за получение преимуществ
Стремление сохранить в секрете особенности деятельности, которые обеспечивают преимущества на рынке
Выявить секреты

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ДОКУМЕНТАХ

Документирование – процесс фиксации на различных носителях (материальных или физических) информации по установленным правилам.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ
Организация
(любая форма собственности)
Деятельность
Управленческая
Финансовая
Хозяйственная
Кадровая
Результаты деятельности организации фиксируются в виде документов и в дальнейшем используются. Информация, содержащаяся в документах организации, представляет для нее определенную ценность.
Для чего необходимо документирование

Хранение и обмен информацией – при качественном документировании информация хранится централизовано и структурировано.
Обеспечение оценки запланированных и полученных результатов - документирование деятельности позволяет обеспечить мониторинг полученных результатов запланированным.
Обмен знаниями – документирование технологических процессов, проектная документация и т.п.
Юридическая защита информации – под юридическую защиту (например, от промышленного шпионажа) попадают только задокументированная информация; если материального носителя нет, то и защиты нет.
ЦЕЛИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ

ДОКУМЕНТ
Результатом документирования является документ – объект, фиксирующий информацию на материальном (или физическом) носителе, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать.
Документ может быть:
носителем информации;
средством фиксации и передачи управленческих решений;
способом фиксации какого-либо события (например, юридического);
источником фактов.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
По способу документирования
рукописный / машинописный – письменный документ, при создании которого знаки наносятся от руки / техническими средствами;
электронный – документ, информация которого представлена исключительно в электронной форме;
графический (изобразительный) – информация в документе выражена посредством графического изображения объекта;
фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
По отношению к организации
входящий – поступивший в организацию;
исходящий – отправляемый из организации;
внутренний – разрабатываемый и используемый только в организации.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
По юридической значимости (степени подлинности)
подлинник (оригинал) – первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой, удостоверенный собственноручной подписью должностного лица, грифом утверждения, оттиском печати, регистрационным номером;
дубликат – повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу и сопровождаемый отметкой «дубликат»; оформление практикуется при потере или порче подлинника;
копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки и не имеющий юридической силы;
заверенная копия – копия документа, на которой установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. (ГОСТ Р 6.30-2003).

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
По ограничению доступа
открытые;
с ограниченным доступом.
По срокам хранения
документы постоянного хранения; долговременного / длительного хранения – хранятся свыше 10 лет;
временного хранения – срок хранения до 10 лет.
Сроки хранения конкретных документов определяются Федеральной архивной службой.

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Информационная: заключается в документировании, хранении, предоставлении информации (практически любой документ);
Управленческая: решение управленческих вопросов (протоколы совещаний, приказы);
Коммуникативная: документы как средство обмена информацией (служебная и деловая переписка);
Правовая: фиксация определенных правовых событий (приказ о приеме на работу, протокол об административном правонарушении);
Организационная: установление или упорядочивание действий участников правовых отношений (должностная инструкция);
Научно-историческая: архивирование информации, имеющей соответствующую ценность.

НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
Состав документов, правила создания и оформления документов регламентированы:
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Для придания документу юридической силы он должен быть оформлен.
При оформлении документов соблюдаются определенные правила:
Все бумажные документы оформляются на бумаге определенных форматов;
Соблюдение размеров полей (20(30)-10-20-20); шрифтов (№ 12-14); отступов (1,25 см – абзацный, 1-1,5 пт - межстрочный);
Нумерация страниц в многостраничных документах (нумеруются все страницы, кроме первой сверху по центру, без тире и слова «стр.»);
Соблюдение набора реквизитов для различных видов документов – формата (формуляра) документа, по которому можно определить вид документа (унификация) и установить его юридическую силу.

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА
Реквизит – обязательный элемент оформления документа, обеспечивающий его юридическую силу; для большинства документов состав реквизитов регламентирован; отсутствие или неправильное оформление реквизита делает документ недействительным.
Всего установлено 30 реквизитов; однако при создании конкретного документа может использоваться только часть из них.
01 — герб (для государственных или муниципальных учреждений);
02 — эмблема организации;
03 — товарный знак;
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА
Расположение реквизитов на угловом бланке А4

НАЗНАЧЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ (ЧАСТО ИСПОЛЬЗУЕМЫХ)

НАЗНАЧЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ (ЧАСТО ИСПОЛЬЗУЕМЫХ)

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА С РЕКВИЗИТАМИ
02 – эмблема организации
05 – наименование организации
08 – справоч. данные об организации
10, 11 – дата и регистрационный № документа
12 – ссылка на дату и рег. № поступившего документа
25 – отметка об исполнителе
15 – адресат
17 – заголовок к тексту
18 – текст документа
19 – отметка о приложении
22 – подпись

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА
Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Наиболее юридически значимыми реквизитами документа являются:
наименование организации;
дата и регистрационный номер;
подпись;
печать;
грифы согласования и утверждения.
Подпись – обязательный реквизит, свидетельствующий о достоверности и введении в действие документа. Право подписи закрепляется в уставе организации; положении об организации; инструкции по делопроизводству.
Факсимиле – аналог подписи, изготовленный в виде штампа; используется в организациях с большим объемом документов, как правило, для заверения их копий.
Печать – реквизит, использующийся для заверения подписи должностного лица на наиболее важных документах, кроме этого свидетельствует о принадлежности документа к указанной на печати организации; проставляется на документах, имеющих правовые последствия (создание или реорганизация предприятия), материальные последствия.
Регистрационный номер – свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и является официальным.

2. ПОНЯТИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ. ПРИНЦИПЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ
Основу любого документа, ради которого он создается является зафиксированная в нем информация.
Информация
Открытая / Общедоступная
Ограниченного распространения
Основной отличительный признак: утрата информации ограниченного распространения может нанести ущерб государству, организации или лицу, ее использующему.
Государственная тайна
Не рассматриваем
Негосударственная тайна = Конфиденциальная
Коммерческая тайна;
Служебная тайна;
Персональные данные.

ВИДЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ
Коммерческая тайна (КТ) – это информация, которая используется в экономической деятельности организации и обладает действительной или потенциальной коммерческой ценностью в силу ее недоступности третьим лицам, которые могут получить выгоду от ее использования и у которых нет к ней доступа на законном основании.
Основной признак КТ – наличие мер по сохранению конфиденциальности; ответственность наступает только при соблюдении мер защиты.
К коммерческой тайне могут относиться сведения, связанные с: производством и технологиями; планированием и управлением; финансами; партнерами и переговорами; контрактами; ценообразованием; безопасностью. Для каждого предприятия сведения, составляющие КТ, определяются индивидуально.
К КТ не могут относиться:
учредительные документы организации;
сведения о статистической отчетности (по утвержденным формам), а также отчетность о финансово-экономической деятельности, необходимые для проверки правильности исчисления налогов;
документы, удостоверяющие платежеспособность;
сведения о численности и составе работающих, из з/п, а также о наличии свободных рабочих мест.

ВИДЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ
Служебная тайна – вид тайны, полученной органами власти при выполнении их функций, включающий как коммерческую тайну поднадзорных организаций, так и собственную информацию.
Персональные данные (ПДн) - любая информация, прямо или косвенно относящая к физическому лицу, и позволяющая его определить.
Обращение с ПДн регулируется законодательно:
Федеральный закон от 27.07.2006 « О персональных данных» № 152-ФЗ;
постановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
К ПДн относятся:
Ф.И.О.;
Место, дата рождения;
Место постоянной или временной регистрации;
Фотография или видеозапись, позволяющие идентифицировать человека;
Сведения о семейном положении, о доходах;
Информация о судимости;
Биометрические данные;
Индивидуальные личные данные (национальность, политические или религиозные взгляды, состояние здоровья).

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ
Основной критерий: ПДн должны относиться к конкретному человеку.
Субъект ПДн – физическое лицо, к которому относятся конкретные ПДН.
Оператор ПДн - государственный орган, юридическое или физическое лицо, организующее или осуществляющее обработку ПДн, а также определяющее цели, состав и действия с ПДн.
Обработка ПДн – действия с ПД, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, распространение и прочие операции.
Распространение ПДн – действия, направленные на раскрытие ПДн неопределенному кругу лиц.
Предоставление ПДн – то же, касаемо определенного круга лиц или одному лицу.

ВИДЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Постановлением Правительства РФ № 1119 все ПДн разделены на 4 вида:
Общие ПДн
Иные ПДн
Биометрические ПДн
Специальные ПДн
Базовые личные данные:
ФИО;
место регистрации;
телефон;
E-mail;
место работы
ПДн, не относящиеся к остальным видам:
стаж работы;
периоды отпусков;
интересы (членство в клубах и т.п.)
Физиологические или биологические особенности, которые могут использоваться для установления личности:
фотографии;
отпечатки пальцев;
рисунок радужной оболочки глаз;
образцы голоса;
генетическая информация
Информация о личности конкретного человека:
личная жизнь;
состояние здоровья;
информация о судимостях;
национальная принадлежность;
политические и религиозные взгляды.
Степень защиты возрастает

ПОРЯДОК РАБОТЫ И ЗАЩИТА ПЕРС. ДАННЫХ
Большая часть ПДн = конфиденциальная информация, получение которой должно осуществляться с разрешения субъекта и которая требует мер защиты.
Работа с ПДн (сбор, обработка и передача) возможны при наличии следующих документов:
Публичные:
Согласие на обработку ПДн – в бумажном виде, если ПДн собираются лично (не через Интернет); в документе прописываются какие ПДн и для каких целей собираются;
Положение об обработке и защите ПДн – указывается цель, сроки обработки и хранения ПДн, порядок их уничтожения;
Политика конфиденциальности (при сборе ПДн через Интернет) – должен быть размещен на портале; в формах, где пользователь оставляет свои ПДн должен быть флаг «Соглашаюсь на обработку персональных данных»
Внутренние: приказ о назначении ответственного за безопасность; инструкция пользователя системы персональных данных и др.
Регистрация в качестве оператора ПДн: уведомить Роскомнадзор (при обработке ПДн лиц, не являющихся сотрудниками).
Оператор ПДн должен построить защищенную информационную систему для хранения и обработки ПДн.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Конфиденциальное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая 1). документирование конфиденциальной информации; 2). организацию работы с конфиденциальными документами; 3). защиту содержащейся в них информации.
Документирование включает подготовку и изготовление документов;
Организация работы состоит в учете самих документов, а также таких операций как размножение; согласование; исполнение; отправка; систематизация; хранение и уничтожение; кроме того – проверка наличия.
Защита представляет собой комплекс мероприятий, противодействующих угрозам КД: утрате и утечке.
Защита обусловлена тем, что КИ является уязвимой.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Уязвимость документированной информации – ее доступность для дестабилизирующих воздействий; нарушение К-Ц-Д (конфиденциальности || целостности || доступности).
Уязвимость реализуется формами:
хищение носителя или отображаемой в нем информации (кража);
потеря носителя информации (утеря);
уничтожение носителя или отображаемой на нем информации (разрушение);
искажение информации (модификация, подделка);
блокирование информации для ее обладателей;
разглашение информации (раскрытие).

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Реализация уязвимостей = угрозы
Утечка
неправомерный выход информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц, если такой выход привел к получению информации лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа.
Утрата
К утрате всегда приводит реализация всех форм уязвимостей, кроме разглашения
реализованная: при разглашении информации третьим лицам;
потенциальная: при потере или хищении носителя или самой информации.
наиболее опасными формами уязвимостей являются потеря, хищение и разглашение;
хищение информации при сохранности носителя и разглашение достаточно сложно обнаружимы.

МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЗАЩИТЫ К.И.
3) Технические
2) Организационные
1) Правовые
Выявление возможных источников утечки информации.
Разработка и внедрение мер по технической защите КИ (защита БД; защита каналов связи; защита ПО; техническая защита и контроль помещений).
Аудит системы технической защиты информации.
Создание специального подразделения, ответственного за КДП (внутри СБ);
Организация КДП;
Назначение ответственного за обеспечение конфиденциальности;
Разработка разрешительной системы доступа к информации.
Принятие положения по обеспечению сохранности КИ;
Заключение с сотрудниками договоров о полной материальной ответственности;
Принятие расписок о неразглашении КИ и предупреждение об ответственности .
Меры по обеспечению защиты конфиденциальной информации
Внутренние
Внешние
4) Психологические
Проведение разъяснительной работы со всеми ознакомленными с КИ;
Проведение регулярных проверок (гласных и негласных) с выявлением неблагоприятных лиц.

МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЗАЩИТЫ К.И.
Внутренние меры рабочий персонал организации .
Работники должны:
сохранять коммерческую тайну, которая стала им известна по работе, не разглашать ее без разрешения;
выполнять требования организационных документов по обеспечению сохранности коммерческой тайны;
при попытке посторонних лиц получить сведения, сообщить об этом соответствующему должностному лицу или в соответствующее подразделение;
при увольнении передать все носители информации, составляющей коммерческую тайну в соответствующее подразделение.
Внешние меры при осуществлении торгово-экономических и научно-технических операций со сторонними организациями.
меры по защите конфиденциальной информации определяются в двухсторонних договорах, заключаемых между организациями.

МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЗАЩИТЫ К.И.
Правовые меры обеспечения сохранности КИ, поскольку они обеспечивают эффективное функционирование остальных мер.
Принятие Положения (Инструкции) по обеспечению сохранности КИ, где определяются:
Состав и объем сведений, относящихся к КИ;
Порядок присвоения и снятия грифа сведениям, работам и изделиям;
Процедура допуска работников к сведениям, составляющим КИ;
Порядок использования, хранения и учета и маркировки документов и других носителей информации;
Организация контроля за порядком использования сведений, составляющих КИ;
Порядок применения мер дисциплинарного и материального воздействия.
Организационные меры:
Возложение обязанностей по организации и ведению конфиденциального делопроизводства на специальное подразделение организации или на конкретного сотрудника.
ПРИМЕРНЫЙ АЛГОРИТМ:

3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Организация конфиденциального делопроизводства = создание необходимых условий для изготовления КД и работы с ними, а также предотвращения утраты и утечки документированной КИ.
Включает:
Создание штатной структуры, ответственной за КДП, которая должна быть единой для всей организации: при значительном объеме КИ – отдельное подразделение или в составе СБ; при незначительном – КД возлагается на одного или нескольких сотрудников, назначенных приказом руководителя. Все ответственные за КДП должны дать письменное обязательство по соблюдению режима конфиденциальности.
Обеспечение помещением (или помещениями) для изготовления и хранения КД, а также для ознакомления с ними сотрудников.
Создание постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК), которая отвечает за: разработку перечня сведений, составляющих коммерческую тайну; разработку перечня издаваемых конфиденциальных документов; снижения или снятия грифа конфиденциальности; проведения аналитической работы по предотвращению утраты или утечки КИ. В состав ПДЭК включаются руководители, имеющие доступ к КИ.
Создание разрешительной системы допуска сотрудников к КИ.
Исключение несанкционированного доступа к КД, а также излишних инстанций их прохождения.
Регулирование движения КД и фиксацию их передачи.
Организация обучения сотрудников, работающих с КИ.

СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА (входящие документы)
ОБЫЧНЫЙ / КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЙ
Получение
Регистрация
Рассмотрение руководством
Исполнение
Учет
Контроль движения
Документооборот - движение документов с момента их создания (получения) до завершения исполнения (отправки). В соответствии с типом обращаемых документов документооборот подразделяется на:
входящий;
внутренний.

СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА (исходящие или издаваемые документы)
ОБЫЧНЫЙ / КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЙ
1). Разработка проекта («черновик»)
2). Изготовление
(или внесение правок)
4). Подписание
5). Регистрация
6б). Исполнение
7). Помещение (подшивка)
в дело
8а). Архивирование
8б). Уничтожение
или
3). Согласование
6а). Отправка
Учет
Контроль движения

СИСТЕМА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
При создании системы доступа к КД необходимо соблюдать следующие принципы:
Доступ предоставляется только сотрудникам, имеющим допуск (должен быть оформлен контрактом или приказом), при этом доступ должен быть обоснованным, т.е. основываться на служебной необходимости ознакомления с конкретным документом именно этого сотрудника.
Доступ к КД должен быть санкционированным, т.е. осуществляться только по разрешению уполномоченного должностного лица. Указанное лицо может давать разрешение на доступ к документам только входящими в сферу его деятельности.
Доступ по каждому конкретному документу должен оформляться письменно.
Система доступа должна закрепляться в специальном документе организации «Положение о системе доступа к конфиденциальным документам».

ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ ПРОЕКТОВ КД
Если организация крупная, разрабатывается перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и состав конфиденциальных документов. Критерии отнесения информации к конфиденциальной – ее неизвестность третьим лицам и получение конкретных преимуществ в силу этой неизвестности.
определяется какая текущая и перспективная информация должна быть отнесена к конфиденциальной;
определяется степень конфиденциальности (степень закрытости) конкретной информации;
определяются сроки конфиденциальности и события, при которых конфиденциальность снимается.
Конфиденциальная информация (КИ) должна документироваться только при крайней необходимости. Критерии документирования КИ:
необходимость правового обеспечения деятельности организации; регламентирование прав, обязанностей и ответственности сотрудников;
необходимость документирования информации для производственной деятельности;
осуществление управленческих функций;
документирование информации как источник доказательств при возникновении конфликтных ситуаций;
необходимость передачи конфиденциальной информации.
1). Определение состава КД

ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ ПРОЕКТОВ КД
Все носители , на которых составляются черновики и проекты КД, должны быть учтены до внесения в них записей. Учет осуществляется по следующему алгоритму:
специальное оформление носителей перед их учетом:
в блокнотах и тетрадях: на первом листе проставляется гриф конфиденциальности; все листы нумеруются и сшиваются; на обороте последнего листа сшивка скрепляется печатью и информацией о количестве прошитых листов;
отдельные листы или типовые формы: все листы нумеруются, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности;
учет носителей конфиденциальной информации:
на носителях в верхнем левом углу лицевой стороны обложки проставляется штамп с указанием учетного № и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу – учетный номер;
все носители КИ записываются в специальный журнал (журнал учета носителей конфиденциальной информации).
2). Оформление и учет носителей КИ (бумажные носители)

ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ ПРОЕКТОВ КД
Принцип учета машинных носителей сходен с бумажными:
на самих машинных носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой);
все машинные носители регистрируются в специальном отдельном журнале (Журнал учета машинных носителей КИ); разметка страниц в указанном журнале приведена ниже.
2). Оформление и учет носителей КИ (машинные носители)

ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ ИЗГОТОВЛЕНИЯ КД
Проекты текстовых документов изготавливаются печатным способом с черновика, либо с другого носителя.
Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как печатным способом, так и рукописным.
Используемые для печатания КД средства вычислительной техники должны быть защищены от перехвата обрабатываемой на них информации (размещены в отдельном помещении, а также на них должны быть применены технические средства защиты информации).
Все изданные КД должны быть зарегистрированы в специальном журнале (Журнал учета изданных конфиденциальных документов).
1). Принципы изготовления КД

ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ ИЗГОТОВЛЕНИЯ КД
При оформлении КД ряд их реквизитов должен быть оформлен с отличием от остальных документов:
11 – регистрационный № документа;
12 – ссылка на регистрационный № и дату документа;
15 – адресат;
19 – отметка о приложении;
25 – отметка об исполнителе;
27 – отметка о поступлении документа в организацию.
Реквизиты, которые оформляются только для КД:
14 – гриф ограничения доступа к документу.
2). Особенности оформления КД

ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ ИЗГОТОВЛЕНИЯ КД
Гриф ограничения доступа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (сопроводительного письма к документу)/
Включает:
2). Особенности оформления КД
14 – гриф ограничения доступа к документу
Гриф конфиденциальности документа («Конфиденциально», «Коммерческая тайна»), который указывается полностью и без кавычек
Срок действия грифа конфиденциальности
№ экземпляра конфиденциального документа и общее количество изготовленных экземпляров данного документа

ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ ИЗГОТОВЛЕНИЯ КД
Если приложение к документу конфиденциальное, то в отметке о приложении проставляются его учетный номер, гриф конфиденциальности (полностью), номер экземпляров (или номера, если их несколько), количество листов в экземпляре.
2). Особенности оформления КД
19 – отметка о приложении
Пример оформления
Учетный номер
Гриф конфиденциальности
Номера
экземпляров
Количество листов в
экземпляре

ПРИНЦИПЫ И ОСОБЕННОСТИ ИЗГОТОВЛЕНИЯ КД
Проставляется на оборотной стороне последнего листа КД в левом нижнем углу
2). Особенности оформления КД
25 – отметка об исполнителе
Пример оформления
Кол-во отпечатанных экземпляров
Назначение каждого экземпляра
Ф.И.О. и телефон исполнителя документа
Ф.И.О. и телефон печатавшего документ
Дата печатания документа

СОГЛАСОВАНИЕ КД
Это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование, как правило, осуществляется с должностными лицами внутри организации (подразделение, подготовившее проект документа, юридический отдел и т.п.).
Результат согласования выражается визой, которая показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и согласно (или не согласно, имеет замечания).
Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, при необходимости – должность визирующего.
Применительно к КД: согласовывающие лица определяются в перечне издаваемых КД, при этом КД обязательно последним визирует ответственный за конфиденциальное делопроизводство (или руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства) на предмет наличия и правильности оформления необходимых реквизитов КД, а также соответствия грифа конфиденциальности содержащейся информации.
Согласование

ПОДПИСАНИЕ КД
Это обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу.
В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка.
КД (как и остальные документы) подписываются должностными лицами организации, определяемыми учредительными документами или приказами по организации Право подписи закрепляется в перечне издаваемых конфиденциальных документов.
Подпись
Примерная форма Перечня издаваемых КД

УЧЕТ (РЕГИСТРАЦИЯ) КД
обеспечение сохранности КД;
справочная и поисковая функции, контроль исполнения поручений и заданий, содержащихся в КД.
Цели учета КД
Алгоритм учета КД
индексирование КД (присвоение ему условного обозначения) – состоит в последовательной нумерации каждого документа;
запись рабочих сведений о документе – осуществляется ведением журнала (общего) или карточки (на каждый КД) для регистрации;
формирование справочно-информационной системы по документам и его актуализация;
контроль правильности регистрации документов и их сохранности.

УЧЕТ (РЕГИСТРАЦИЯ) КД
Учет ведется отдельно для изданных в организации КД и поступивших КД. Принципы ведения учета одинаковы: для каждой категории документов (изданные и поступившие) ведется журнал учета.
Вид журнала учета:
Графы 1-4 являются обязательными; включение граф 5-7 определяется объемом издаваемых КД.

ПОМЕЩЕНИЕ КД В ДЕЛО / ВЕДЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
Для чего исполненные КД необходимо помещать в дело:
для обеспечения быстрого поиска бумажной копии документа;
удобство использования в деятельности организации;
обеспечение сохранности КД.
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или виду деятельности и помещенный в отдельную обложку. Распределение КД по делам производится в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел.
Номенклатура конфиденциальных дел (НКД) – это систематизированный перечень наименований дел, ведущихся в организации, с указанием их номеров, сроков хранения и сотрудников, имеющих право пользоваться данным делом. Не включаются в НКД и не помещаются в дела документы, хранящиеся отдельно: технологическая и техническая документация, аудио- и видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения.

ПОМЕЩЕНИЕ КД В ДЕЛО / ВЕДЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
Вид табличной части номенклатуры конфиденциальных дел
Цели разработки НКД:
является планом распределение КД по делам;
устанавливает нумерацию и сроки хранения конфиденциальных дел;
является частью разрешительной системы доступа к КД;
удобство проверки наличия конфиденциальных дел и КД.

ПОМЕЩЕНИЕ КД В ДЕЛО / ВЕДЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
Порядок оформления и ведения конфиденциальных дел
Особенности
Дела с КД формируются специалистом (или подразделением) конфиденциального делопроизводства.
Доступ к делам осуществляется по разрешительной системе, т.е. работать с делом может только сотрудник, имеющий на это право (определенные в номенклатуре конфиденциальных дел).
Дела с КД хранятся в специальном помещении в сейфах, которые всегда должны быть заперты.
Алгоритм формирования и оформления конфиденциального дела
Заведение (создание) дела
Формирование (наполнение документами)
Закрытие дела

АРХИВИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
КД, представляющие особую ценность, после закрытия дела передаются в архив.
Задачи и мероприятия архивного хранения КД

УНИЧТОЖЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Все дела с КД, а также отдельные документы, не подлежащие к сдаче в архив, уничтожаются.
Порядок уничтожения КД:
Составление акта о выделении дел и документов к уничтожению за соответствующий период; КД и дела для внесения в акт отбираются назначенной экспертной комиссией.
Проверка соответствия документов, включенных в акт, фактически уничтожаемым.
Собственно уничтожение КД: бумажные КД уничтожаются с помощью бумагорезательных технических средств (шредеры с параллельной или перекрестной резкой) или сжиганием; магнитные или фотографические носители информации уничтожаются сожжением, расплавлением, дроблением, исключающими возможность восстановления информации.
Внесение в акт отметки об уничтожении с подписями экспертной комиссии.