Основные понятия документационного обеспечения управления презентация

1.Основные понятия: «информация», «документированная информация» «документирование», «документ», «реквизит», «бланк», «формуляр».
2. Нормы и правила оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Состав реквизитов документов.

Изучая Документационное обеспечение управления, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ статья 2 (ред. от 19.07.2018) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Свойства информации:
ЦЕЛЕВАЯ НАПРАВЛЕННОСТЬ
ПРАГМАТИЧЕСКАЯ ЦЕННОСТЬ
ОТРАЖЕНИЕ (ОТОБРАЖЕНИЕ)
ПРЕОБРАЗОВАНИЕ
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
СОХРАННОСТЬ
НАЛИЧИЕ МАТЕРИАЛЬНОГО НОСИТЕЛЯ

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) статья 2
«Об информации, информационных технологиях
и о защите информации»

Носитель информации – физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией.
Носителем информации выступает документ.
В Федеральном законе закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ
«Об обязательном экземпляре документов»

Существует целый ряд вариантов классификации документов
Таблица 1.1 – Виды классификации документов

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Реквизит документа – это обязательные данные, сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций.
Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
По назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

Подлинник (официального) документа - это «первый или единичный экземпляр официального документа».
Дубликат документа - это «повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу».
Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы».
Юридическая сила документа– это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Юридическую силу копия приобретает только после ее заверения в соответствии с установленными правилами.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документирование — это процесс создания и оформления документа.
НА СЕГОДНЯШНИЙ ДЕНЬ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ ПРЕОБЛАДАЮ­ЩИМ СПОСОБОМ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ЯВЛЯЕТСЯ МАШИНОПИСНАЯ ИЛИ КОМПЬЮТЕРНАЯ ПЕЧАТЬ. ОДНАКО РЯД ДОКУМЕНТОВ, ТАКИХ, НАПРИМЕР, КАК ЗАЯВЛЕНИЯ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ, СОЗДАЕТСЯ ОБЫЧНО РУ­КОПИСНЫМ СПОСОБОМ.

С разработкой документов и с ДОУ в целом связано еще ряд понятий (см. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Дело - совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в отдельную обложку.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

2. Нормы и правила оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Состав реквизитов документов.

ГОСТ Р 7.0.97-2016
УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст
В настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы:
уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в О К011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
3.3 Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:
Times New Roman № 13,14;
Arial № 12,13; Verdana № 12,13;
Calibri № 14 и приближенные к ним.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Текст документа печатается через 1— 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

4 Реквизиты документа
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.

6 Бланки документов
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов А4 (210 х 297 мм),А5(148 х 210 мм);
для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148). Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 (148мм*210мм) используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата
А4 (210мм*297мм).
Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

ВИДЫ БЛАНКОВ
6.6 УСТАНАВЛИВАЮТСЯ СЛЕДУЮЩИЕ ВИДЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ:
- ОБЩИЙ БЛАНК;
- БЛАНК ПИСЬМА;
- БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА.
НОРМАТИВНЫМИ ПРАВОВЫМИ АКТАМИ ОРГАНИЗАЦИИ УСТАНАВЛИВАЮТСЯ ВИДЫ ПРИМЕНЯЕМЫХ БЛАНКОВ И ИХ РАЗНОВИДНОСТИ (БЛАНК ПИСЬМА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ, БЛАНК ПИСЬМА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, БЛАНК ПРИКАЗА, БЛАНК РАСПОРЯЖЕНИЯ, БЛАНК ПРОТОКОЛА И ДР.).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ
6.7 ОБЩИЙ БЛАНК ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ ИЗГОТОВЛЕНИЯ ЛЮБЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, КРОМЕ ДЕЛОВОГО (СЛУЖЕБНОГО) ПИСЬМА.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ
6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

Задание 1. На листах формата А4 спроектируйте 2 бланка с угловым и продольным расположением реквизитов с обозначением границ зон. Для работы используйте ГОСТ Р 7.0.97-2016
Задание 2. Создайте следующие виды бланков:
- общий бланк организации;
- бланк конкретного вида документа (в частности, бланк приказа);
- бланк письма;
- бланк должностного лица;
- бланк структурного подразделения.
Каждый из названных видов бланков необходимо оформить в 2 вариантах – с угловым и продольным расположением реквизитов. В результате должно быть оформлено 10 бланков.
Для выполнения задания используйте листы формата А4 и соблюдайте границы расположения реквизитов. В справочных целях примените для выполнения задания Р 7.0.97-2016 .

СОСТАВЬТЕ УГЛОВОЙ и ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ПИСЬМА ОРГАНИЗАЦИИ. Необходимые данные подберите сами
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО
ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
(ГОУ ОМГПУ)
_________________________________________________
НАБ. ТУХАЧЕВСКОГО, 14, Г. ОМСК, 644099
ТЕЛ.: 25-14-62
ФАКС: 24-37-95, 23-12-20
E-MAIL: [e-mail]
HTTP://WWW.OMGPU.RU
ОКПО 02079649, ОГРН 1025500758073
ИНН/КПП 5503037623/550301001
_______________ № ______________
"____"___________ 200____Г.
№ _____________________

СОСТАВЬТЕ ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ПИСЬМА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА.
Необходимые данные подберите сами
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) ДИРЕКТОР
Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393 Тел./факс [phone]; e-mail:[e-mail]; http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001 _______________ № ______________
На №_____________от_______________

СОСТАВЬТЕ ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ПИСЬМА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ.
Необходимые данные подберите сами
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ
Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393 Тел./факс [phone]; e-mail:[e-mail]; http://www.vniidad.ru
Тел./факс [phone]; e-mail:[e-mail]
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001 _______________ № ______________ На №_____________от_______________

СОСТАВЬТЕ ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК конкретного вида документа организации.
Необходимые данные подберите сами
Росархив Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) ПРИКАЗ Москва_______________ № ______________

СОСТАВЬТЕ ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК конкретного вида документа должностного лица. Необходимые данные подберите сами
Росархив Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) ДИРЕКТОР РАСПОРЯЖЕНИЕ Москва_______________ № ______________