ESCOM.BPM. Система автоматизации бизнеспроцессов, документооборота и контроля исполнения презентация

Входящие документы
Для работы с входящими документами в системе предназначен процесс «Входящий документ»
Данный процесс объединяет в себе все этапы обработки входящих документов

Этапы процесса
Процесс включает в себя следующие этапы:
Регистрация
Рассмотрение (формирование резолюции)
Исполнение (в том числе, формирование ответа)
Проверка исполнения
Архивное хранение
Для работы с процессом предусмотрена специальная регистрационная карточка

Регистрация

Регистрация
Регистрация может осуществляться как централизованно в канцелярии, так и на местах в подразделениях с формированием сквозных номеров
Регистратору нужно указать в карточке организацию отправителя, исходящий номер, дату и затем выполнить действие «Продолжить регистрацию» - система автоматически проверит документ

Регистрация
После проверки на повторную регистрацию в карточке нужно указать:
вид доставки и дату доставки
вид и заголовок документа
получателя (организацию и контакт)
К карточке можно прикрепить отсканированный образ документа и другие файлы вложений

Регистрация
В разделе «Копии» можно указать сотрудников, которым будут направлены копии документа после рассмотрения документа главным получателем
В раздел «Содержание» внести текст документа, для возможности поиска карточки по ключевым словам

Регистрация
Система позволяет регистрировать документы в разных организациях и подразделениях
По умолчанию в карточке указана организация, в которой работает сотрудник, регистрирующий документ
Регистрационный номер будет сформирован с учётом указанной организации

Регистрация
Система позволяет использовать различные шаблоны формирования регистрационных номеров
В зависимости от используемого шаблона при регистрации дата и номер регистрации указывается оператором или формируется автоматически по шаблону

Регистрация
Регистрация сообщений электронной почты:
создание карточек входящих документов на основании почтовых сообщений MS Outlook
Автоматический подбор организации по адресу электронной почты отправителя и занесение в карточку
Перенос в карточку полей письма и файлов вложений

Регистрация
Регистрация факсимильных сообщений:
При регистрации факса достаточно создать карточку и прикрепить к ней полученный файл факсимильного сообщения
После получения оригинала документа в карточке нужно включить флаг «Оригинал получен»

Регистрация
Регистрация бумажных документов:
Создать карточку и отсканировать документ. Образ документа автоматически будет прикреплён к карточке
Распечатать этикетку штрих-кода и наклеить её на бумажный оригинал
Включить флаг «Оригинал получен»
Внести отметку о месте хранения оригинала

Регистрация
На этапе регистрации, в зависимости от настроек карточки процесса регистрационный номер можно удалить и заново сформировать
Если шаблон регистрации подразумевает выбор классификатора, то зарегистрированный документ автоматически попадёт в указанное дело номенклатуры дел

Регистрация
Регистратор должен выполнить действие «Документ зарегистрирован». После этого система отправит документ сотруднику, указанному в поле «Получатель» для рассмотрения
Одновременно получателю будет доставлено уведомление
Зарегистрированные документы отображаются в журналах регистрации

Рассмотрение

Рассмотрение
Получатель может вернуть документ регистратору в случае если получателя указан неверно. Документ возвращается с комментарием и уведомлением регистратора
Получатель изучает документ и вносит в карточку документа резолюций

Рассмотрение
Резолюции так же может внести секретарь руководителя
В карточке нужно указать Исполнителя и срок исполнения
Так же можно указать Контролёра и срок контроля
После этого выполнить действие «Направить на исполнение»

Рассмотрение
Система проверит документ и отправит его исполнителю
После отправки документа в работу система автоматически сформирует подпроцесс «Рассылка и ознакомление» и разошлёт документ сотрудникам

Исполнение
Автоматическая постановка документа на контроль с уведомлением контролёра
Автоматическое создание поручений на основании резолюций и доставка их исполнителям с уведомлением
Формирование журналов «На исполнении» и «На контроле»

Исполнение
Напоминания исполнителю и контролёру о сроках исполнения
Отсчёт времени до срока исполнения
Создание Исполнителем карточки ответного исходящего документа с автоматическим связыванием карточек
Создание дополнительных поручений по исполнению документа

Исполнение
Отображение иерархии поручений, сроков и статусов
Перенос срока исполнения документа с автоматической записью фактов переноса
Автоматическая отметка документа как просроченного
Отсчёт времени на сколько просрочен документ

Исполнение
Внесение замечаний по исполнению документа в специальный раздел карточки

Проверка исполнения

Проверка исполнения
Завершение документа возможно только после снятия документа с контроля
Возможно автоматическое завершение документа при условии выполнения всех поручений по документу
Фиксация факта снятия документа с контроля

Проверка исполнения
Автоматическое занесение в карточку документа отчётов исполнителей из исполненных заданий
Подтверждение исполнения документа с отправкой карточки в архив
Для просмотра архивных документов предусмотрены специальные журналы