Номенклатура дел: значение и алгоритм разработки. Мастер-класс презентация

Номенклатура дел организации
Виды и типы номенклатур дел
Значение номенклатуры дел для организации хранения документов
Нормативно-методическая база разработки номенклатуры дел
Алгоритм разработки номенклатуры дел
- организационный для службы ДОУ;
- для разработчика

1. Виды и типы номенклатур дел
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
Nomenclature – перечень, роспись имен; nomen – имя, название, наименование
Виды номенклатур дел:
индивидуальная (конкретная), типовая, примерная.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может представлять собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, и называться номенклатурой дел структурного подразделения.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может представлять собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых во всех структурных подразделениях организации, и называться сводной номенклатурой дел или номенклатурой дел организации.

1. Виды и типы номенклатур дел
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел – систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или её структурного подразделения.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (единообразных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли, типовые сроки хранения и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел – устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и сроков хранения, и носит рекомендательный характер.

1. Виды и типы номенклатур дел
Типовые и примерные номенклатуры дел являются пособиями, которые применяются при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.
В конкретной номенклатуре дел, составленной на основе примерной или типовой номенклатуры дел, могут уточняться заголовки дел, последовательность их расположения (систематизация заголовков), но сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.
Номенклатура дел как классификатор может быть разработана как классификационный справочник структурного типа, производственно-отраслевого типа или функционального типа.

2. Значение номенклатуры дел
Номенклатура дел организации – многофункциональный документ:
-является основным классификационным справочником организации, т.к. закрепляет систематизацию документов, а классификационная схема (главная таблица) и индексы дел используются/могут быть использованы для идентификации и регистрации документов; на основе номенклатуры дел возможно составление классификаторов для предварительного рассмотрения документов; номенклатура дел закрепляет систематизацию документального фонда организации;
- выполняет функции учетного документа, т.к. каждое дело/заголовок получает в номенклатуре дел свой номер/индекс, а в конце календарного года итоговая запись номенклатуры дел фиксирует количественные характеристики документального фонда организации/структурного подразделения; на основании номенклатуры дел составляются описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению;
- является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые предстоит формировать в следующем году («намечаются» заголовки дел и сроки их хранения);
- представляет собой организационный документ, т.к. классификационная схема номенклатуры дел отражает (но не прямо соответствует) схему организационной структуры, основные направления деятельности и функции организации, состав и содержание документов (заголовки дел и их количество) свидетельствуют о степени развития конкретного направления и вида деятельности в конкретном году.

2. Значение номенклатуры дел
Функции номенклатуры дел как организационного документа в области ДОУ:
- систематизация документального фонда;
схема формирования дел;
закрепление и установление сроков хранения документов;
- учет документов и дел;
- поиск документов и дел.
В номенклатуру дел включают заголовки всех дел, образующихся в деятельности организации (включая общественные организации), в том числе заголовки дел с документами, существующими в электронно-цифровой форме.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания и рекламные письма, получаемые по массовой рассылке.

2. Значение номенклатуры дел
Концепция управления документами в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007:
- стратегии, политики, правила, применяемые внутри организации, должны сохранять корпоративную целостность среды управления информацией/документацией;
все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение;
официальные документы, определяющие порядок анализа и оценки документов, на основе которых принимаются решения о включении документов в систему управления документами и их хранении, утверждаются высшим руководством организации;
в официальных документах, определяющих порядок включения документов в систему управления документами и их хранение, должно содержаться подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение (возможна разработка инструкции по передаче документов на альтернативное хранение).

3. Нормативно-методическая база
Основные нормативные и методические документы:
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477
2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти/утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76
3. Нормативные правовые акты министерств и ведомств, регулирующие управленческие процессы, процессы оказания государственных услуг и реализации государственных функций, которые федеральные органы исполнительной власти издают в пределах своей компетенции.

3. Нормативно-методическая база
Специальные нормативно-методические документы:
1. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002
В настоящее время разработаны и направлены на согласование Правила
организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Ожидается их утверждение в качестве нормативного документа в 2011 году.
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения/утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической деятельности и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения/утв. приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182. М., 2008
4. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения
5. Типовые и примерные номенклатуры дел

4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ)
Ответственный за разработку номенклатуры дел организации – Служба ДОУ.
Номенклатура дел организации разрабатывается на основе номенклатур дел структурных подразделений.
1 этап. Служба ДОУ готовит проект приказа о разработке/подготовке к утверждению номенклатуры дел на следующий календарный год;
2 этап. Руководитель организации подписывает приказ, Служба ДОУ направляет приказ исполнителям и контролирует его исполнение в установленные сроки;
3 этап. Структурные подразделения разрабатывают проекты номенклатур дел, согласовывают проект номенклатуры дел подразделения с архивом/лицом, ответственным за архив (дополнительно – с ЭК подразделения). Руководитель структурного подразделения подписывает номенклатуру дел и представляет её в службу ДОУ;

4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ)
4 этап. Служба ДОУ разрабатывает проект сводной номенклатуры дел, оформляет его ( 3-4 оригинальных экземпляра) и согласовывает с архивом/лицом, ответственным за архив (виза);
5 этап. Руководитель службы ДОУ организует рассмотрение и согласование проекта сводной номенклатуры дел на заседании ЭК/ЦЭК организации (гриф согласования протоколом ЭК/ЦЭК);
6 этап. Служба ДОУ направляет проект сводной номенклатуры дел на согласование в государственный или муниципальный архив, если организация является источником комплектования архива (гриф согласования протоколом ЭПК/ЦЭПК);

4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ)
7 этап. Служба ДОУ представляет проект сводной номенклатуры дел на утверждение первому руководителю организации.
8 этап. Руководитель организации утверждает сводную номенклатуру дел на следующий календарный год (утверждаются 3-4 оригинальных экземпляра; гриф утверждения или приказ);
9 этап. Служба ДОУ формирует 1-й экз. в соответствующее дело службы ДОУ как контрольный экземпляр постоянного срока хранения, 2-ой экз. (или копию) направляет в архив организации, 3-ий экз. направляет в государственный или муниципальных архив. 4-й экз. является рабочим, из которого служба ДОУ делает выписки/копии и направляет в структурные подразделения как соответствующие обязательные планы формирования дел в следующем календарном году.
10 этап. Служба ДОУ оформляет итоговую запись на основании итоговых записей структурных подразделений.

4. Алгоритм разработки (4 этапа для разработчика)
1 этап. Выбор вида и типа номенклатуры дел. Разработка классификационной схемы/главной таблицы;
2 этап. Формулирование заголовков дел (описание состава и содержания документов в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и установление сроков их хранения в соответствии с Перечнями документов со сроками хранения (или типовой номенклатурой дел);
3 этап. Систематизация/расположение заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи);
4 этап. Оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример)
Организационная структура предприятия по штатному расписанию:
Генеральный директор;
Коммерческий директор;
Заместитель генерального директора по экономике и финансам;
Заместитель генерального директора по качеству;
Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, ГО и ЧС;
Главный бухгалтер;
Отдел правового обеспечения и корпоративного управления:
Аппарат генерального директора;
Склад сырья и готовой продукции;
Отдел кадров;
Отдел информационно-технологического обеспечения;

4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример)
Отдел логистики;
Отдел внутреннего аудита;
Отдел бухгалтерского учета;
Отдел сетевых продаж;
Отдел региональных продаж;
Отдел маркетинга;
Финансовый отдел;
Планово-экономический отдел;
Лаборатория контроля качества сырья;
Отдел контроля качества готовой продукции;
Производственный отдел.

4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример)
Главная таблица номенклатуры дел предприятия (номенклатура дел структурного типа):
Аппарат генерального директора;
Отдел правового обеспечения и корпоративного управления;
Отдел внутреннего аудита;
Отдел кадров;
Планово-экономический отдел;
Финансовый отдел;
Отдел бухгалтерского учета;
Отдел информационно-технологического обеспечения;
Отдел маркетинга;
Производственный отдел;
Лаборатория контроля качества сырья;
Отдел контроля качества готовой продукции;
Склад сырья и готовой продукции;
Отдел логистики;
Отдел сетевых продаж;
Отдел региональных продаж.

4. Алгоритм разработки. 2 этап
Признаки заведения дел (в основе – реквизиты документа):
- Номинальный – название вида дела (переписка, журнал, книга, БД) или вида/разновидности документов (приказы, протоколы, распоряжения);
Авторский – наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа (адресант);
Предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;
- Корреспондентский – название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат, корреспондент);
- Географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком);
- Хронологический – даты (период), к которым относятся документы дела.
При формировании дел в обязательном порядке учитывается экспертный признак заведения дел, означающий следующее:
- документы с разными сроками хранения в одно дело не формируются (за исключением досье, если это установлено нормативными документами;
- в дело включается только один экземпляр документа;
- в дело формируются документы одного календарного года (за исключением «переходящих», личных дел, судебных дел и «досье»; к личным делам и делам-»досье» в обязательном порядке составляется внутренняя опись);
- в дело формируется не более 250 л. документов, толщина дела – не более 4 см.

4. Алгоритм разработки. 2 этап
Примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела (использовать максимально возможное количество признаков заведения дел):
- Вид – автор – содержание
«Приказы генерального директора по основной деятельности»
- План/Отчет – (автор) – содержание – (период: на/за)
«Годовой финансовый план на 2011 год»
«Квартальные отчеты территориальных органов о выполнении финансового плана на 2011 год»
Вид - содержание
«Журнал регистрации поступающих документов»
- Переписка – корреспондент – территория - содержание
«Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа об обучении и повышении квалификации сотрудников служб ДОУ»
- Документы (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) – содержание – (в скобках – перечисление основных разновидностей документов)
«Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы аттестации)»

4. Алгоритм разработки. 3 этап
Схема расположения категорий дел (систематизация заголовков дел):
- Организационные документы самой организации;
- Распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии;
Распорядительные документы самой организации;
- Плановые документы (и возможно следующее дело -переписка о составлении этих планов, о формировании этих проектов планов);
Отчетные документы (и возможно следующее дело – переписка о составлении этих отчетов);
Договоры (по видам и степени значимости; и возможно – журнал/БД регистрации договоров, переписка об исполнении этих договоров);
Переписка (по степени значимости вопросов: с вышестоящими органами, с равностоящими организациями и контрагентами, с гражданами, с подведомственными организациями);
Учетные документы;
Регламентирующие документы об организации ДОУ и архива (инструкция, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении документов и дел к уничтожению).