Слайд 2
![Рекомендуемая литература Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие.—М., 2013.—184с. Делопроизводство: Учебник](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-1.jpg)
Рекомендуемая литература
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие.—М., 2013.—184с.
Делопроизводство: Учебник для студ. вузов
/ Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой.—М.: ЮНИТИ-ДАНА: 2013.—359с
Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот.—М.: Кн. мир: 2014.—340 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.-Новосибирск. 2014.
Подобед М.А., Усманова Н.Р. Документооборот предприятия. - М., 2012.
Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2011.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Уч. пособие. - Ростов н/Д., 2014.
Слайд 3
![Управленческая деятельность основана на обработке поступающих официальных документов независимо от](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-2.jpg)
Управленческая деятельность
основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов
их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.
Слайд 4
![Технология ДОУ система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления,](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-3.jpg)
Технология ДОУ
система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения
документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.
Слайд 5
![Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-4.jpg)
Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:
технологии обработки
поступающих и отправляемых документов;
технологии передачи документной информации конечному пользователю;
технологии введения документов в информационную базу данных;
технологий обработки документной информации и накопления документов;
технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.
Слайд 6
![Документооборот Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные видом](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-5.jpg)
Документооборот
Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные видом обрабатываемой документации.
Понятие
"документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы.
Слайд 7
![В трудах Э.К. Дрезена, Р.С. Майзельса, Д.Р.Покровского, П.М.Керженцева и др.](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-6.jpg)
В трудах Э.К. Дрезена, Р.С. Майзельса, Д.Р.Покровского, П.М.Керженцева и др.
были
сформулированы основные положения организации документооборота,
даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов –
распределение документов по исполнителям,
сокращение инстанций их прохождения,
направление документов непосредственному исполнителю,
регламентацию подписания.
Слайд 8
![В 1931 г. Институтом техники управления подготовлен проект «Общих правил](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-7.jpg)
В 1931 г. Институтом техники управления
подготовлен проект «Общих правил документации
и документооборота», в котором были изложены единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.
Слайд 9
![С середины 1970-х гг. Термин "документооборот", закреплен в государственном стандарте.](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-8.jpg)
С середины 1970-х гг.
Термин "документооборот", закреплен в государственном стандарте.
ГОСТ Р
7.0.8-2013 п.73. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Слайд 10
![Исследования организации движения документов позволили выявить ее типовые недостатки: отсутствие](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-9.jpg)
Исследования организации движения документов позволили выявить ее типовые недостатки:
отсутствие регламентации путей
прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности;
наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления;
неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);
несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям;
отсутствие правил передачи документов, их доставки, курьерской связи.
Слайд 11
![В Основных положениях ЕГСД впервые были закреплены общие принципы организации](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-10.jpg)
В Основных положениях ЕГСД впервые были закреплены общие принципы организации документооборота:
оперативность
движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.
Слайд 12
![Интеграция документации на различных носителях предполагала решение задач: объединение различных](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-11.jpg)
Интеграция документации на различных носителях предполагала решение задач:
объединение различных источников документной
информации в единую сеть;
организация документов на различных носителях на основе общей классификационной схемы;
устранение дублирования информационных и документационных потоков;
унификация приемов работы с документами.
Слайд 13
![При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: оперативное прохождение](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-12.jpg)
При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
оперативное прохождение документа, с
наименьшими затратами времени;
максимальное сокращение инстанций прохождения документов;
исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов;
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Слайд 14
![Реализация этих правил возможна при разработке инструкций по делопроизводству, где](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-13.jpg)
Реализация этих правил
возможна при разработке инструкций по делопроизводству, где устанавливаются
схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения видов документов, наиболее важных для деятельности организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции или в виде приказа руководителя.
Слайд 15
![Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-14.jpg)
Направления движения документов и инстанции
закрепляются в схемах прохождения документопотоков или
отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов. Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации.
Слайд 16
![Основа документооборота организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-15.jpg)
Основа документооборота
организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная
структура учреждения. Инструкция по делопроизводству является документом, определяющим конкретную организацию документооборота в учреждении.
Слайд 17
![Документооборот оперирует официальными, т. е. полностью оформленными, документами и, как](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-16.jpg)
Документооборот
оперирует официальными, т. е. полностью оформленными, документами и, как правило,
рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов необходимых для документирования того или иного управленческого действия.
Слайд 18
![Документы, обеспечивающие информационную поддержку решения: содержащие исходную достоверную и достаточную](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-17.jpg)
Документы, обеспечивающие информационную поддержку решения:
содержащие исходную достоверную и достаточную для принятия
решения информацию;
фиксирующие сами управленческие решения;
направляемые для исполнения;
сообщающие о результатах исполнения решения.
Слайд 19
![Документационное обеспечение принимаемого решения состоит из операций сбор информации, подготовку](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-18.jpg)
Документационное обеспечение принимаемого решения состоит из операций
сбор информации,
подготовку проекта документа,
его редактирование,
согласование,
изготовление,
удостоверение.
Выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа в управленческом аппарате
Слайд 20
![Для выполнения главного правила организации документооборота необходимо соблюдать требования: нахождение](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-19.jpg)
Для выполнения главного правила организации документооборота необходимо соблюдать требования:
нахождение кратчайшего
пути для каждого документа за счет исключения дублирующих, повторных и др. операций;
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов;
исключение или максимальное ограничение возвратных перемещений документов.
Слайд 21
![Разделяют централизованный документооборот документооборот уровня структурного подразделения](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-20.jpg)
Разделяют
централизованный документооборот
документооборот уровня структурного подразделения
Слайд 22
![Документооборот состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-21.jpg)
Документооборот
состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации
(руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
Слайд 23
![документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-22.jpg)
документопотоки
различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По
направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки.
Слайд 24
![Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные — организации](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-23.jpg)
Горизонтальные потоки
связывают организации одного уровня управления, вертикальные — организации различных
уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему учреждения и организации или центральный офис фирмы и ее представительства и филиалы.
Слайд 25
![Вертикальные Восходящие потоки — это документы подчиненных организаций, направляемые в](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-24.jpg)
Вертикальные
Восходящие потоки — это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие
инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций). Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
Слайд 26
![По отношению к управленческой системе выделяют: входящий документопоток (поступающие в](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-25.jpg)
По отношению к управленческой системе выделяют:
входящий документопоток (поступающие в организацию);
исходящий документопоток
(отправляемые из организации);
внутренний документопоток (не выходящие за пределы).
Слайд 27
![Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-26.jpg)
Документопотоки
различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением
движения.
Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения.
Слайд 28
![Входящий документопоток составляют: документы вышестоящих организаций (законы, указы, постановления, решения,](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-27.jpg)
Входящий документопоток составляют:
документы вышестоящих организаций (законы, указы, постановления, решения, приказы, распоряжения,
указания, поручения, письма, инструкции, методические указания и рекомендации);
документы подведомственных организаций (отчеты по различным направлениям деятельности, докладные записки, письма, акты);
документы от несоподчиненных организаций (письма, договоры);
обращения граждан.
Слайд 29
![К внутренним документам относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-28.jpg)
К внутренним документам относятся организационные документы, определяющие
задачи, функции организации в
целом,
а также ее структурных подразделений,
компетенцию, права и обязанности должностных лиц,
правила выполнения отдельных видов деятельности
Слайд 30
![Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-29.jpg)
Исходящий документопоток
состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых
за ее пределы.
Исходящие документы могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившие письменные или устные запросы.
Слайд 31
![Для получения полной и объективной картины состояния документооборота в организации](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-30.jpg)
Для получения полной и объективной картины состояния документооборота
в организации помимо
сведений о структуре документной информации и направленности ее движения необходимо иметь количественные характеристики документооборота.
Слайд 32
![К количественным характеристикам специалисты относят параметры объема документооборота. Помимо собственно](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-31.jpg)
К количественным характеристикам
специалисты относят параметры объема документооборота. Помимо собственно объема
документооборота (основного параметра), могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т. е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени.
Слайд 33
![Объем документооборота это количество документов, поступивших в организацию и созданных](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-32.jpg)
Объем документооборота
это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею
за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Слайд 34
![Объем документооборота выражается дробью, в числителе которой указывают количество подлинников,](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-33.jpg)
Объем документооборота
выражается дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а
в знаменателе — количество копий. Период, за который подсчитывается документооборот (месяц, квартал, год), устанавливает служба ДОУ организации.
Слайд 35
![По результатам подсчета составляются (ежеквартально, ежегодно) сводки данных об объеме](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-34.jpg)
По результатам подсчета
составляются (ежеквартально, ежегодно) сводки данных об объеме документооборота,
где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений.
Слайд 36
![Пример справки об объеме документооборота СПРАВКА Об объеме документооборота за2016г.(месяц)](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-35.jpg)
Пример справки об объеме документооборота
СПРАВКА
Об объеме документооборота
за2016г.(месяц)
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Слайд 37
![К качественным характеристикам параметров документооборота относятся: характеристики документооборота в зависимости](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-36.jpg)
К качественным характеристикам параметров документооборота относятся:
характеристики документооборота в зависимости от используемой
системы ДОУ: автоматизированной, традиционной или смешанной;
разделение документооборота на документопотоки и характеристики состава и содержания документов, включенных в документопотоки;
направленность движения документов и их периодичность;
характеристики документооборота как организованного движения документов.
Слайд 38
![Учет документооборота позволяет: определить загрузку организации в целом, ее структурных](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-37.jpg)
Учет документооборота позволяет:
определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и
отдельных исполнителей;
определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
рассчитать численность службы делопроизводства.
Слайд 39
![Характеристика документооборота - видовой состав документов Каждый вид документа имеет](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-38.jpg)
Характеристика документооборота - видовой состав документов
Каждый вид документа имеет свой путь
движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним
Слайд 40
![Авторство документов Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/119789/slide-39.jpg)
Авторство документов
Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые
договоры, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.