Презентация по дисциплине: Документационное обеспечение управления

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К
СОСТАВЛЕНИЮ ПИСЕМ
письма оформляются на бланке
письма формата А4 или А5 и
подписываются руководителем
организации или его
заместителями в соответствии
с предоставленной им компетенцией
письма должны быть
составлены грамотно,
аккуратно, без грубых помарок
и исправлений
независимо от содержания, письма
должны излагаться официально-
деловым стилем, содержать
объективные сведения о событиях,
иметь достаточную аргументацию, в
необходимых случаях иметь
разъясняющие и дополнительные
материалы

Состоит из трех элементов: введения, доказательства, заключения
ТЕКСТ ПИСЬМА
ЭЛЕМЕНТЫ
ПРЯМОЙ
ПОРЯДОК РАСПОЛОЖЕНИЯ
ОБРАТНЫЙ
ПОРЯДОК РАСПОЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
ДОКАЗАТЕЛЬСТВО
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ДОКАЗАТЕЛЬСТВО
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ТИПЫ
Введение
ПРОСТОЕ
Причина возникновения вопроса или его краткая история
Формулируется основная цель письма
Заключение
СЛОЖНОЕ
Излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения
ТЕКСТ ПИСЬМА
Введение
Заключение
Основная часть (доказательство)

обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых, в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.
ПИСЬМО

КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА
обращения покупателей к
продавцам с просьбой дать
подробную информацию об
услугах, товарах (либо могут содержать претензии
и т.п.)
обращения продавцов к
покупателям, которые имеют
рекламный характер и
рассматриваются как вид
рекламной деятельности
составляются при заключении и выполнении контрактов
представляют собой

ПИСЬМО-ЗАПРОС
ОФЕРТА
РЕКЛАМАЦИЯ
РАЗЛИЧНЫЕ ВИДЫ ОТВЕТОВ
официальное письмо, требующее ответа
письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях
письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе
ВИДЫ КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ

ПИСЬМО-ЗАПРОС
Письмо-запрос – это коммерческий документ, оформляемый как письмо,
являющееся обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с
просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить
предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг)
КЛИШЕ
Просим Вас сообщить о возможности поставки…
Просим сделать предложение на поставку…
Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.
В ТЕКСТЕ УКАЗЫВАЮТСЯ:
наименование товара (услуг),
условия, на которых желательно
получить товар (наименование товара,
количество, качество товара, сроки
поставки, модель, марка, цена, условия
поставки и другие).
Ответ на письмо-запрос оформляются
как коммерческое письмо, в котором
подтверждается получение запроса,
сообщается информация о товаре,
интересующая покупателя.
Ответом на запрос может быть ОФЕРТА
ТЕКСТ
ПИСЬМА-ЗАПРОСА
может содержать преамбулу, в которой
излагают причины, по которым
запрашивается информация, или цели,
в связи с которыми это делается.

ОФЕРТА (ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ)
Оферта (письмо-предложение) – это письмо, направляемое продавцом
(импортером) покупателю (экспортеру) с предложением товаров или услуг и
намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
ВИДЫ
КЛИШЕ
Предлагаем Вам…
Предлагаем Вам твердо…
В подтверждение нашей договоренности
предлагаем Вам…
ТВЕРДАЯ
Подразумевает обязательство продавца
поставить предлагаемую партию товара на тех
условиях, которые указаны в письме. Посылается
с условием ответа в течение определенного
времени. Оферта несет в себе следующую
информацию: количество товара, качество
товара, упаковку, цену, срок поставки, условия
платежа, срок действия оферты и т.д.
СВОБОДНАЯ
Предложение, рассылаемое как
правило сразу многим
потенциальным покупателям и
не влекущее за собой какого-
либо обязательства со стороны
продавца
ОТВЕТЫ НА ОФЕРТУ
Содержат различные сведения. Если
покупатель согласен с условиями оферты,
посылается ответ, выражающий согласие,
именуемый АКЦЕПТОМ + заказ (контракт) –
заключается сделка. Если покупатель не
согласен со всеми пунктами предложения –
посылается контрпредложение, где
излагаются свои условия.

РЕКЛАМАЦИЯ (ПРЕТЕНЗИОННОЕ) ПИСЬМО
ПРЕДЪЯВЛЯЮТСЯ
Направляем Вам претензию на…
Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…
Заявляем Вам претензию в отношении…
Высылаем Вам акт экспертизы от ___ № ___, из которого следует, что…
Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…
В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…
При приемке товара, поступившего (дата) по накладной № ___ была установлена недостача… и т.п.
В отношении качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному контрактом, включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента;
В отношении качества товара, если оно не соответствует
заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах;
В отношении сроков поставки, если они нарушены;
В отношении упаковки и маркировки товара;
В отношении нарушения срока платежа и других сторон взаиморасчетов;
В отношении других условий контракта.
Рекламационное (претензионное) письмо – это коммерческое письмо,
содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или
услуг, требованиям, заявленным в договоре.
КЛИШЕ
СВЕДЕНИЯ
Основание для предъявления претензии;
Предмет претензии;
Доказательства;
Конкретные требования составителя претензии.

СВОДНАЯ ТАБЛИЦА
КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ
ВИД
ЦЕЛЬ
КЛИШЕ

РЕКВИЗИТЫ
БЛАНКА ПИСЬМА

БЛАНК ПИСЬМА
(угловое расположение)
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393
Тел./факс [phone]
E-mail: [e-mail] httphttp://http://wwwhttp://www.http://www.vniidadhttp://www.vniidad.http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795
ИНН/КПП 7708033140/771001001
________________ № ___________
На № ___________ _______________

БЛАНК ПИСЬМА
(продольное расположение)
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
Тел./факс [phone] E-mail: [e-mail] http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795
ИНН/КПП 7708033140/771001001
_____________ № ____________
На № ________ _______________

МАКЕТ ПИСЬМА
РОСАРХИВ Наименование организации
Государственное учреждение Наименование должностного лица
Всероссийский научно-исследовательский ИН.Фамилия
институт документоведения и архивного дела Подробный почтовый адрес
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393
Тел./факс [phone]
E-mail: [e-mail] httphttp://http://wwwhttp://www.http://www.vniidadhttp://www.vniidad.http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795
ИНН/КПП 7708033140/771001001
________________ № ___________
На № ___________ ______________
Заголовок _____________________________
______________________________________
Текст _____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Приложение: __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Наименование должности л.п. ИН.Фамилия

ПИСЬМО-ЗАПРОС
"ЮГ-ПРОМ"
О получении данных

ОТВЕТ НА ПИСЬМО-ЗАПРОС
ООО "ПЛЮС"
Генеральный директор
О получении информации
О получении информации

ОФЕРТА
ООО "ПЛЮС"
О реализации товара
Генеральный директор

ОТВЕТ НА ОФЕРТУ
"ЮГ-ПРОМ"
О подтверждении предложения

РЕКЛАМАЦИЯ
"ЮГ-ПРОМ"
О предъявлении претензии