Справочно-информационные документы презентация

Справочные
документы
Письмо
Факсограмма
Телефонограмма
Докладная записка
Объяснительная записка
Служебная записка
Справка
Акт

Письмо
Обобщенное название различных по содержанию документов, объединенных средством передачи – передаются по почте.
Основное средство связи между предприятиями, органами, гражданами.

Виды писем
Информационное
Рекламное
Гарантийное
Письмо-приглашение
Письмо-извещение
Письмо-подтверждение
Письмо-претензия
Письмо-ответ

Генеральному директору
ООО «Чайный Век»
А.А. Текутьеву
О договоре
Направляем Вам проект договора № 45/85 о поставке новых сортов чая.
Просим подписать и скрепить печатью.
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. на 3 л. в 1 экз.
2. на 2 л в 1 экз.
Директор Н.Г. Максимова
И.И. Семенов
45-85-89
Гл.бухгалтер Н.А. Ветрова
00.00.0000 12/23

ФАКСОГРАММА
Документ, различного содержания передаваемый по каналам факсимильной связи
на верхнем поле содержит информацию:
о дате и времени передачи;
о номере абонента.
Факсимильный аппарат:
Принтер.
Сканер.
Модем.

ФАКСОГРАММА
Алгоритм приема
1. Представление, приветствие.
Периодическая проверка наличия бумаги в аппарате.
2. Нажатие на клавишу Start после сообщения причины звонка.
ЗАО «Красный лапоть», секретарь Иванова, здравствуйте!
Принимаю!

ФАКСОГРАММА
Алгоритм передачи
1. Подготовка передаваемого документа.
2. Расположение документа текстом вниз на входной лоток.
3. Установка режима качества печати.
4. Связь по телефону с абонентом.
5. Нажатие на клавишу Start после характерного сигнала.
Размер, посторонние предметы (скрепки, скобки), плотность бумаги (застревание)
Standart – стандартные документы
Fine – повышенное качество
Super Fine - высококачественное
Halftone – рисунки, фото, графика.
Представление, приветствие, сообщение причины звонка.
Факс работает автоматически – не поднимая трубки набрать номер и Start.
Функции быстрого набора.

ТЕЛЕФОНОГРАММА
Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону
Служебное письмо срочного сообщения, передаваемое по телефону

ТЕЛЕФОНОГРАММА
Требования
Оформляются на бланках или в журнале.
Краткая и срочная информация.
Не более 50 слов.
Без труднопроизносимых слов.
Произносятся разбивкой.
Должна быть подписана.
Записывается дата и время передачи, кто передал и принял.
Рассылка.
Повторное чтение.

ТЕЛЕФОНОГРАММА
Требования
Оформляются на бланках или в журнале.
Краткая и срочная информация.
Не более 50 слов.
Без труднопроизносимых слов.
Произносятся разбивкой.
Должна быть подписана.
Записывается дата и время передачи, кто передал и принял.
Рассылка.
Повторное чтение.

ТЕЛЕФОНОГРАММА
РАССЫЛКА
Телефонограмма
00.00.0000 № 00
Передал
Должность И.О. Фамилия
Дата, время (передачи последней телефонограммы)

СПРАВКА
Виды по содержанию
ФОРМЫ
Документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.
Информационного характера
О производственной деятельности
Личного характера
Письма
Конкретного вида документа
Унифицированная

СПРАВКА
Текст личной справки начинается
с ФИО, полностью в именительном падеже
Документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.
Не должно быть слов:
Настоящая справка
Действительно то-то…
Дана в том, что действительно…

СПРАВКА
АДРЕСАТ

СПРАВКА
ЛИТ производственное предприятие
С П Р А В К А
29.08.2003 № 006
Об особом характере
работы
Сапожников Леонид Иванович (дата рождения) работал в ООО ПП «ЛИТ» с 00.00.0000 по 00.00.0000 тем-то, стаж такой-то…
Основание: ….
Директор И.О.Фамилия
Гл. Бухгалтер И.О.Фамилия

АКТ
ДОКУМЕНТ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЙ УСТАНОВЛЕННЫЕ ФАКТЫ И СОБЫТИЯ
Составляется комиссией или одним специально уполномоченным лицом
Унифицированные формы фиксирующие какие-либо события

АКТ
Вводная Констатирующая
Вводная – основания, составители.
присутствующие
Констатирующая – актируемое событие
Части акта

АКТ
ДОКУМЕНТ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЙ УСТАНОВЛЕННЫЕ ФАКТЫ И СОБЫТИЯ
Отличие от справки
Подтверждает установленные факты и события.
Экземплярность и местонахождение экземпляров
Содержит выводы и предложения.

Закрытое акционерное общество
«Вертикаль»
А К Т
______________ №_______
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор _________________ С.Н.Смирнов
____________________
г.Чайковский
В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 комиссия проверяла организацию и условия хранения управленческих документов. Документы хранятся в отделах и в Канцелярии. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с городским архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
О проверке сохранности документов
Основание: приказ Ген.директора от 00.00.0000 № 00 «О проверке сохранности управленческих документов»,
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам.директора по общим вопросам Ф.И.О.
Члены комиссии: 1. Должность, ФИО.
2. Должность ФИО.
Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для краткосрочного хранения документов

Закрытое акционерное общество
«Вертикаль»
А К Т
______________ №_______
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор _________________ С.Н.Смирнов
____________________
г.Чайковский
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам.директора по общим вопросам Ф.И.О. Члены комиссии: 1. Должность, ФИО.
2. Должность ФИО.
Составлен в двух экземплярах:
1-ый экз. – в областной архив;
2-ой экз. – в канцелярию, дело № 01-23
Председатель комиссии Сидоров В.Г. Сидоров
Члены комиссии: Миева К.А. Миева
Зуева Н.А. Зуева
Продолжение акта

Коммерческий акт
Разновидность акта, составляется в случае обнаружения несоответствий между имеющимся грузом и данными документов
( при повреждении, порче или потери груза)
Составляется – в день и на месте обнаружения несоответствия.
В трех экземплярах.
Подписывается тремя лицами

Грузовой участок
К О М М Е Р Ч Е С К И Й А К Т
______________ №_______
Г. Чайковский
Заголовок
Составлен Ф.И.О., начальник грузовой станции, Ф.И.О., приемосдатчик станции, Ф.И.О., экспедитор Ф.И.О.
В присутствии Ф.И.О., водителя автотранспортного средства (марка, номер)
Скрупулезное, подробное описание несоответствия
Основание для
предъявления претензий
Розыска груза
Расследование причин несоответствия

Докладная записка
Документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации содержащий обстоятельное объяснение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Виды по содержанию
Инициативные
Информационные
Отчетные
По месту составления
Внутренние
Внешние

Докладная записка
Могут иметь форму
Заявления
Письма
Заявления - рукописный способ, подписывается составителем.
Письмо - печатный способ на бланке письма, подписывается руководителем. Составитель выступает в роли исполнителя.

Генеральному
директору
И.С. Смирнову
Начальника цеха № 3
И.С. Гусева
Докладная записка
Заголовок (О чем)
00.00.0000 Иванов Иван Иванович отсутствовал на субботнике в честь дня Мира и труда.
Прошу принять меры.
Начальник цеха № 3 И.С. Гусев
00.00.0000
Внутренний № 13/06-5 от 00.00.0000

Адресат
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. на 3 л. в 1 экз.
2. на 2 л в 1 экз.
Директор Н.Г. Максимова
И.И. Семенов
45-85-89
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О состоянии на 00.00.0000
За период с 00.00.0000 по 00.00.0000
И.И. Семенов
45-85-89
И.И. Семенов
45-85-89

Служебная записка
Документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, исходящий из структурного подразделения или должностного лица и направленный любому из адресатов ВНУТРИ предприятия, кроме ПЕРВОГО руководителя

Служебная записка
Инициативные
Информационные
Отчетные
Излагаются деловые позиции самостоятельного структурного подразделения или должностного лица.
Могут содержать просьбу, предложение.

Объяснительная записка
Документ, поясняющий содержание отдельных частей основного документа (плана, отчета)
Пояснительная записка

Объяснительная записка
Документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка, ситуации, происшествия, причины невыполнения распоряжения, приказа, инструкции, устного указания, нарушения правил.

Объяснительная записка
Поясняющий части текста - печатный способ
Описывающий событие - рукописный способ в форме заявления