Делопроизводство и архивное дело презентация

Ответственность за сохранность документов и недопущение утечки служебной информации несут владельцы процесса
Владелец процесса распоряжением назначает ответственного за ведение документации (ППД), включая в его должностную инструкцию соответствующие обязанности
Непосредственное ответственность за организацию ведения делопроизводства в ТОО «Мебель Парк» возлагается на Главного бухгалтера, а в структурных подразделениях на сотрудников, назначенных ответственных на эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству

Входящие документы регистрируются в Журнале регистрации входящей корреспонденции и передаются на рассмотрение руководителю, владельцу процесса (должностному лицу) организации в день их поступления.
На рассмотрение Директора предприятия в обязательном порядке передаются документы, поступившие из центральных и местных государственных органов, обращения покупателей.

Исходящие документы так же регистрируются в Журнале регистрации исходящей корреспонденции

К внутренним документам, относятся документы не выходящие за пределы организации.
Подготовка внутренних документов осуществляется в порядке, предусмотренном для исходящих документов.

Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на владельцев процесса или должностные лица. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях со дня подписания (утверждения) документа, а для входящего – со дня его поступления.

Обращения покупателей (предложения, заявления, жалобы, претензии, отклики и запросы) учитываются централизовано и регистрируются в Журнале регистрации обращения покупателей в день их поступления
Ответы на обращения даются владельцем процесса в устной или письменной форме. Регистрационный номер письменного ответа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и регистрационного номера обращения.

В целях классификации и обоснованного распределения в дела, обеспечения их учета и поиска в организации составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы организации, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, регистрационные учётные формы, контрольно-справочные и другие картотеки.
Заголовок дела четко в обобщённой форме должен отражать основное содержание и состав документов дела (переписка, журнал, книга) или виды документов (приказы, протоколы, акты), а так же уточняющие содержание дела данные об авторах документа, корреспондентах, дата событий, указание о копийности документов и т.д.

Не допускается употребление в номенклатуре дел заголовков типа «разные материалы», «общая переписка»
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со степенью важности документов, составляющие дела и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие нормативно-правовую документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.

Обязательные дела в номенклатурах дел процессов включают:
- "Входящие документы»;
-"Исходящие документы» При малом объеме папки "Входящие" и "Исходящие" могут быть объединены под одной обложкой, но при этом нумерация документов и порядок их расположения в папках остаются раздельными.
-"Нормативные документы" - все нормативные документы, которыми руководствуется процесс в своей деятельности:
- «Записи по качеству процесса» - все документы, перечисленные в Регламенте процесса как записи по качеству процесса, подтверждающие выполнение установленных требований к продукции. Количество папок определяет сам хозяин процесса, исходя из количества документов и их типов, являющихся записями по качеству процесса.
- "Технологические инструкции" - инструкции по обслуживанию оборудования и «Инструкции по технике безопасности и охране труда» заводятся только в номенклатуре процесса «Производство продукции»

Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения функции и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет.

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Формированием дел в процессах занимаются должностные лица, ответственные за документирование и управление документацией.
Контроль над формированием дел в организации её структурных подразделениях осуществляется Главным бухгалтером.

При формировании дел соблюдаются следующие общие требования:
- в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
- совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках;
- группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;
- раздельно группируются документы постоянного и временного пользования.

Не допускается формирование дел объемом свыше 250 листов и помещение в нем документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров.
Планы, отчёты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

При оформлении дела на его обложку выносятся:
- логотип организации;
- официальное наименование организации;
- наименование процесса;
- заголовок дела;
- его индекс по номенклатуре дел;
- срок хранения дела.