Системы документации. Требования к оформлению служебных документов презентация

Слайд №1

Слайд №2

Слайд №3

Слайд №4

Слайд №5

Слайд №6
Содержание УСТАВА
наименование организации
местонахождение
предмет и цель деятельности
порядок образования имущества
порядок распределения прибыли
порядок управления и прекращения деятельности
Разделы текста УСТАВА
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
АКЦИОНЕРНЫЙ КАПИТАЛ
ПОРЯДОК ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
УПРАВЛЕНИЕ
УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ, РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИБЫЛИ
ПРОЧИЕ НАКОПЛЕНИЯ
ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

Слайд №7
Требования к содержанию Положения
(об организации, о структурном подразделении)
Структура текста Положения
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ
ФУНКЦИИ
ОБЯЗАННОСТИ
ПРАВА
РУКОВОДСТВО
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ
ДОПОЛНЕНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ

Слайд №8
Требования к содержанию РЕГЛАМЕНТА
Структура текста РЕГЛАМЕНТА
коллегиального органа
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
СТАТУС КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА
ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОТЫ
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ МАТЕРИАЛОВ ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ НА ЗАСЕДАНИИ
ПОРЯДОК ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ НА ЗАСЕДАНИИ
ТРЕБОВАНИЯ К ВЕДЕНИЮ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ
ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ
ПОРЯДОК ДОВЕДЕНИЯ РЕШЕНИЙ ДО ИСПОЛНИТЕЛЕЙ
МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАСЕДАНИЙ
ДОПОЛНЕНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ

Слайд №9
Унифицированная форма
Структуры и штатной численности организации
Начальник отдела кадров Г. Н. Смирнова
Главный бухгалтер
______________ И. О. Шишкин
______________

Слайд №10
Унифицированная форма штатного расписания
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата
России
Руководитель кадровой службы __________ ____________ ___________________
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер _____________ ____________________
(личная подпись) (расшифровка подписи)
(наименование организации)
на период «___» __________ 20 года
Дата
Номер документа
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Слайд №11
Требования к оформлению ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Слайд №12
Состав реквизитов
организационно-правового документа
Оформляются на общем бланке, состав реквизитов
Возможно Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или эмблема организации
Наименование организации
Наименование вида документа
Место составления или издания
Регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, текст, подпись
Виза согласования (внутреннее согласование) или гриф согласования (внешнее согласование)
Гриф утверждения
Отметка об исполнителе
Отметка об ознакомлении
Оттиск печати

Слайд №13

Слайд №14
Распорядительные документы являются
нормативно-правовыми актами (НПА)

Слайд №15
Этапы подготовки распорядительного документа
Инициирование издания документа
Изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов
Выявлении ранее изданных по данному или подобным вопросам распорядительных документов организации
Составление проекта
Согласование
Редактирование и оформление
Удостоверение
Тиражирование и доведение до исполнителей

Слайд №16
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления учреждения, организации в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов в их деятельности

Слайд №17
Пример оформления ПРИКАЗА
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО «СЕРВИС»
ПРИКАЗ
03.01.2010 №33
г. Тюмень
Об увеличении уставного капитала общества
В связи с решением Общего собрания акционеров от 30.12.2009 №1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.2009
ПРИКАЗЫВАЮ
1. Руководитель юридического отдела Калинину М.М. в срок до 01.05.2010 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала в регистрационную палату и налоговую инспекцию.
2. Руководителю финансового управления Смирнову Н.И. в срок до 15.05.2010 зарегистрировать дополнительный выпуск акций.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Воронова О.Н.
Генеральный директор Днепров П. О. Днепров
Зам. генерального директора
Воронов О. Н. Воронов
04.01.2010 (оборотная сторона)
В. П. Петрова
302 15 12

Слайд №18
Решение – распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом организации, коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т. д.

Слайд №19
Требования к оформлению РЕШЕНИЯ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РЕШЕНИЕ
Дата, рег. №
Место составления или издания документа
Заголовок начинается с предлога «О…»
В тексте констатирующей части документа указываются причины издания, цели, ссылки, если это необходимо, на распорядительный документ вышестоящего органа.
Распорядительная часть начинается словами Коллегия, Совет и т. д.
РЕШИЛА (РЕШИЛ)
1. Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.
Последний пункт: контроль за исполнением возложить на…(указывается должность, инициалы, фамилия).
Председатель (председательствующий) (личная подпись) Инициалы, Фамилия
Секретарь (личная подпись) Инициалы, Фамилия
Визы (должности визирующих,
личные подписи, их расшифровка, дата согласования)

Слайд №20
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа управления в пределах присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции

Слайд №21
Требования к оформлению РАСПОРЯЖЕНИЯ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата, рег. №
Место составления или издания документа
Заголовок начинается с вопроса «О чем?»
Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель и причина подготовки). Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ
В каждом пункте указывается должность, исполнитель, действие, срок исполнения.
Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом: Контроль за исполнением возложить на…(наименование должности, инициалы, фамилия).
Наименование должности (личная подпись) Инициалы, Фамилия
Виза согласования (наименование должности, подпись, расшифровка подписи, дата)
Гриф согласования слово «СОГЛАСОВАНО»
(если документ согласовывается другим документом)
Указывается наименование должности, подпись, расшифровка подписи, дата

Слайд №22
Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций
и других актов

Слайд №23
Состав реквизитов
распорядительного документа
Оформляются на общем бланке, указываются реквизиты
Возможно Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или эмблема организации
Наименование организации
Наименование вида документа
Дата, место составления или издания документа
Регистрационный номер
Заголовок к тексту
Текст
Подпись
Возможна отметка о наличии приложения
Гриф (для внешнего согласования) или виза согласования (для внутреннего согласования)
Отметка об ознакомлении

Слайд №24

Слайд №25
Документы переписки оформляются
на бланке письма
Состав реквизитов:
Возможно Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или эмблема организации
Наименование организации
Справочные данные об организации
Дата
Регистрационный номер
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Заголовок к тексту
Текст
Возможна отметка о наличии приложения
Подпись
Отметка об исполнителе
Адресат

Слайд №26
Пример оформления служебного письма
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ Генеральному директору
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ ОАО «Земельные ресурсы Тюменской области»
ПРЕДПРИЯТИЕ ПО ОХРАНЕ Н. Д. Боровской
НЕФТЕПРОДУКТОВ «КРИСТАЛЛ»
Полярная ул., 1«а», г. Надым,
Ямало-Ненецкий автономный округ, 629730
Тел. [phone], факс 4-00-12
ОКПО 3143843, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
25.02.2010 №26/02-10
На №_____ от ______________
О предоставлении земельного
участка в аренду
Просим предоставить в аренду нашему предприятию 10 гектаров земли с 19 февраля 2010 года по 19 марта 2011 года для проведения экспериментальных работ.
Исполнительный директор Иванов А. Ф. Иванов
С. В. Васильева
17 02 18

Слайд №27
Пример оформления справки
САФАРОВА МИЛЕНА СЕМЕНОВНА действительно является студенткой II курса отделения заочного обучения института истории и политических наук Тюменского государственного университета.
Директор Кондратьев С. В. Кондратьев
Оттиск печати
И. Н. Зубарева
45-56-16

Слайд №28
Пример оформления служебной записки
В связи с производственной необходимостью прошу командировать с 20 сентября 2009 г. по 22 сентября 2009 г. в г. Сургут инженера-проектировщика Колганова Ивана Борисовича для заключения договора с ЗАО «Авторский проект» на выполнение работ по программе «Реконструкция «Офис территориальной фирмы «МО-94» в г. Сургуте. Обследование технического состояния».
Ведущий специалист Григорьева Е. В. Григорьева
Издан приказ от 06.09.2009 № 135/06-02
В дело № 23-01
Делопроизводитель
Ячменева Т. А. Ячменева
06.09.2009

Слайд №29
Пример оформления гарантийного письма
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
14.01.2009 № 231/05-14
На № 251 от 10.01.2009
О предоставлении услуг
по установке и наладке оборудования
Просим Вас в срок до 15 января провести работы по установке и наладке компьютеров, программного обеспечения и оргтехники для вычислительного центра АО «Кедр», расположенного по адресу ул. Республики, д.36, офис 25.
Оплату гарантируем в течение трех дней после заключения договора. Наши банковские реквизиты: р/с № 30901810367006006710 в Западно-Сибирском банке Сбербанка России, БИК 047102651, ИНН 7707083893, кор./счет 3010181080000000651 в ОПЕРУ ГУЦБРФ по г. Тюмени.
Генеральный директор Москвич Р. И. Москвич
Главный бухгалтер Петрякова Л. В. Петрякова
О. Л. Петрова
377-645

Слайд №30
Пример оформления характеристики
На секретаря
Захарову В. В.
ЗАХАРОВА ВАЛЕНТИНА ВАСИЛЬЕВНА, 1980 года рождения, имеет высшее образование, в 2002 году окончила Тюменский государственный университет по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».
На службу в ОАО «Тюменьгосплем» поступила в 2002 году на должность секретаря. За время работы Захарова В.В. проявила себя как высококвалифицированный специалист в области документационного обеспечения управления, хорошо знающий документооборот. К исполнению должностных обязанностей Захарова В.В. относится добросовестно и ответственно. Характеризуется высокой степенью дисциплинированности. При решении сложных вопросов проявляет самостоятельность и оперативность. Старательна в выполнении распоряжений руководства.
Захарова В.В. обладает организаторскими способностями, пользуется авторитетом у коллег и сотрудников смежных подразделений. Умеет творчески подходить к делу.
В общении открыта, всегда старается высказать свое мнение. Терпелива и вежлива с коллегами, внимательна к их просьбам.
Генеральный директор Викулова Л. Н. Викулова
Начальник отдела кадров Дмитриева Д. Д. Дмитриева
Оттиск печати

Слайд №31
Пример оформления телефонограммы
ТЕЛЕФОНОГРAMMA 20.11.2008 № 34
24.11.2008 в 13:00 в ЗАО «Тюменский нефтяной научный центр» состоится научно-практическая конференция на тему «Внедрение нанотехнологий в жизнь человека». На конференцию приглашается генеральный директор ООО «Геодата» A.M. Верховцев.
Заместитель директора Демина Ю. П. Демина

Слайд №32
Пример оформления протокола
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЮМЕНГАЗСТРОЙ»
ПРОТОКОЛ
г. Тюмень
21.10.2009 № 10
Заседания совета директоров
Председатель – Гусев В.В.
Секретарь – Киселева Е.П.
Присутствовали: В.Ю. Королев, Е.В. Лобачев, М.А. Михайлов, П.Г. Назаров, О.Д.Петров
Повестка дня:
1. О созыве внеочередного общего собрания акционеров. Доклад председателя Совета директоров Михайлова М.А.
СЛУШАЛИ:
Михайлова М.А. – о необходимости созыва внеочередного общего собрания акционеров и утверждении списка акционеров, имеющих право на участие (список прилагается), плана-графика мероприятий по подготовке к проведению собрания (план-график прилагается).
ВЫСТУПИЛИ:
Лобачев Е.В. – поддержал предложение Михайлова М. А. о необходимости созыва внеочередного общего собрания акционеров.
РЕШИЛИ:
1.Созвать внеочередное общее собрание акционеров 30.10.2009 в очной форме, в 16:00 по адресу: г. Тюмень, ул. Ямская, д.34а.
2.Утвердить список акционеров, имеющих право на участие.
3.Утвердить план-график мероприятий по подготовке к проведению собрания.
Приложения:
Список акционеров на 2 л. в 1 экз.
План-график мероприятий по подготовке к проведению собрания на 3 л. в 1 экз.
Председатель Гусев В. В. Гусев
Секретарь Киселева Е. П. Киселева