DocsInBox. Документопровод между ресторанами и поставщиками презентация

Мы знаем, что важно для ресторанов и
сами используем DocsInBox каждый день
Мы большие и надежные, и мы слушаем наших клиентов
3000
внедренных
ресторанов
лет на рынке автоматизации ресторанов
собственных ресторана в Екатеринбурге и Санкт-Петербурге
поставщик продуктов в HoReCa в Санкт-Петербурге и Москве
7
4
+
высококлассных
сотрудников
команды
разработки
офиса в разных
городах
представительств
по всей России
3
4
30
DocsInBox — компания, созданная автоматизаторами, рестораторами и поставщиками
55
Учредители — Леонид Комиссаров, Станислав Селезнев, Первый Бит и ФРИИ — топовые компании в сфере IT для ресторанов

Возможности DocsInBox

1.
ВЕГАИС

С 1 июля
2018 года

С 1 июля
2018 года

Необходимо:
1. До 1-го июля 2018 зарегистрироваться в системе Меркурий.
2. Ответственному сотруднику в течение суток после поступления продуктов подтверждать факт прихода гашением ветеринарного сертификата.
Как исполнить:
1. Обновить ПО или внедрить DocsInBox.
2. Подтверждать поставки на точке.
3. Сертификат будет гаситься автоматически.
ФГИС Меркурий

Необходимо:
1. Выслать нам реквизиты для оформления доступа к ВЕГАИС.
2. Подключиться к DocsInBox.
3. Пройти обучение по работе с ВЕГАИС.
Следующий шаг

Возможности DocsInBox

2.
Автоматический
ввод накладных

Результат внедрения DocsInBox
в сеть из 9 ресторанов
Закупочный оборот – 15 млн. ₽/мес
Финансовая отчетность по сети сдается
Один оператор (калькулятор) ведет
Среднее время вычерка в пути
Средний срок сверки с поставщиком
% ЕГАИС накладных, не принятых вовремя
Потери на несогласованных колебаниях цен поставщиков, в % от закупочного оборота
Ввод в должность нового калькулятора
Было
Стало
Экономия в год
10-15 числа
3 ресторана
7 дней
7 дней
2,5%
2%
14 дней
5-го числа
6 ресторанов
2 часа
1 день
0,1%
0,4%
1 день
бесценно
480 000 ₽
72 дня
600 000 ₽
2 880 000 ₽
13 дней

Поставщик отправляет накладную в DocsInBox
Сопоставление накладной за 9-13 секунд, вместе с контролем поставщика по цене
Выгрузка в iiko, r_keeper,
1C – автоматически
DocsInBox передает накладные
из 1С поставщика в вашу программу

человеко-часов в месяц в России тратят рестораны на ручной ввод накладных
1 000 000
на ввод документа вручную
300 секунд
с DocsInBox
13 секунд

Без DocsInBox 3
C DocsInBox 6
Кол-во ресторанов на одного калькулятора
Производительность калькуляторов удваивается

Ускоряем закрытие месяца.
Склад. ОПИУ. Баланс. ДДС. Выгрузка в 1С.

Управляющие не успевают вовремя делать ротацию блюд, оценивать эффективность акций.
Финансовый директор тормозит с закрытием периода и сдачей ОПИУ.
Бухгалтерия раздувается, становится не управляемой.
Управляющие и генеральный директор начинают зависеть от бухгалтерии.
Отставание в учете приводит к управленческим ошибкам и потере прибыли

Подключение нового поставщика бесплатно и занимает 20 минут

Получить преимущество по сравнению с другими поставщиками, которые не подключаются.
Получать заказы в своей номенклатуре прямо в 1С.
Познакомиться через нас с 4000 ресторанами.
Получать мгновенные уведомления о вычерках.
Быстрее закрывать акты сверок и получать деньги за отгруженные товары.
Ваши поставщики будут подключаться, чтобы

Подключили 40 поставщиков за 2 недели.
Придумали и подписали с поставщиками доп. соглашение.
Отказывают в приемке без электронной накладной.
Хорошие рестораны
“Ростовская Гинза”
Кейсы DocsInBox

Сопоставление и выгрузка.
Фасовки. Версии. Статусы. БД сопоставлений

Магазин через дорогу, экспедитор и фермер.
Все накладные создаются через один интерфейс.
А облачные чеки уже «прилетают» в DocsInbox сами.

Самый популярный поставщик “магазин через дорогу” теперь тоже шлет накладные в DocsInBox

1. Сделать АБЦ анализ поставщиков по количеству накладных и выслать Леониду.
2. Получить первую накладную от уже подключенного поставщика на следующий день.
3. В течение 2-4 недель подключить остальных поставщиков.
Первую накладную можно получить уже завтра

Виды внесения накладных в DocsInBox
*на примере типового ресторана

Умная система маршрутизации накладных по точкам внутри сети ресторанов

Рекорд по количеству поставщиков:
43 поставщика подключены на одной из недель.
Обкатана интеграция с r_keeper_storehouse
Сеть из 5 ресторанов, за 38 дней подключено 80% поставщиков
Рекорд по скорости подключения поставщика:
58 секунд от начала разговора до попадания накладной в доксы.
Успехи в DocsInBox.Продукты

Возможности DocsInBox

3.
Контроль цен

1,5 % закупочного оборота теряет ресторан, если
не контролирует цены
Добавили еще один калькулятор
Ресторан купила новая компания, начались сокращения
Начались новогодние корпоративы
Текущая цена: 29.90
Контрольная цена: 31.75
Отклонение: –4.85 (–15%)
стоимость
время

Подписывают ценовые соглашения по поставщикам
Главный закупщик педантично отслеживает цены.
Ругает поставщиков и заставляет их переделывать накладные, если отклонение.
Отношения с поставщиками напряженные.
Не подписывают ценовые соглашения по поставщикам
Никто за цены не отвечает, кроме управляющего или владельца.
Ресторан просто теряет до 1,5 % закупочного оборота.
Отношения с поставщиками превосходные.
Два вида ресторана

Автоматический контроль закупочных цен без всяких усилий
Отчет по динамике цен с расчетом потерь на e-mail еженедельно
Контроль закупочных цен
в DocsInBox

Подписали ценовое соглашение.
Получили первую поставку в DocsInBox по договорным ценам.
Зафиксировали цены по поставке как прайсовые.
Система отправляет ежедневные отчеты главному закупщику.
Отношения с поставщиком деловые и профессиональные.
Ценовые соглашения

Результат внедрения DocsInBox в сеть из 9 ресторанов -
экономия 4 000 000 руб/год*
* Результаты конкретного внедрения в сеть на 9 ресторанов с закупочным оборотом 15 млн. в месяц
Финансовая отчетность по сети сдается
Один оператор (калькулятор) ведет
Потери на несогласованных колебаниях цен поставщиков, в % от закупочного оборота
Ввод в должность нового калькулятора
Было
Стало
Экономия в год
10-15 числа
3 ресторана
2%
14 дней
5-го числа
6 ресторанов
0,4%
1 день
бесценно
480 000 ₽
2 880 000 ₽
13 дней

Вы получите первый отчет на почту автоматом уже в следующий вторник
Контроль цен
работает сам по себе

Возможности DocsInBox

4.
Заказы поставщику

Часто ресторан до конца не знает, приедет ли товар.
Если у поставщика есть не все, об этом узнают в момент поставки.
Ресторан хочет делать заказы в своей номенклатуре, а поставщик получать в своей.
Это приводит к недопоставкам и стоп-листам.
Рестораны делают 60% заказов
по WhatsApp или почте

Фишки заказов
Заказ делается автоматом по последней поставке
В своей и чужой номенклатуре
История заказов и комментарии к заказу
Отправка заказа на несколько почт поставщика и по смс

Фишки шаблонов бланков
Выбор поставщика по минимальной цене среди всех своих поставщиков
Шаблон бланка по всей матрице товаров и всем поставщикам

Схема движения заказа
Повар или бармен заполняет бланк и отправляет поставщику
Поставщик принимает заказ уже в своей номенклатуре и дает фидбек на точки
Заказ становится 1С документом поставщика и генерит накладную

Вторым шагом движения заказа может быть ЦО
Повар или бармен заполняет бланк и отправляет в ЦО
В ЦО все заявки аккумулируются и закупщик передает сводную заявку поставщику - в разработке
Поставщик принимает заказ уже в своей номенклатуре и дает фидбек на точки
Заказ становится 1С документом поставщика и генерит накладную

Фишки бланков заказов
Бланк по всей матрице товаров и всем поставщикам
Остаток товара из учетной система
Проверка на превышение минимальной суммы для заказа

Все заказы в одном месте - центр видит работу точек
Отчет по недовозам считается автоматически
Точка знает, что сегодня должно приехать
В заказ подставляется цена - это защищает от ошибки в затратах
Заказ автоматом конвертируется в обе номенклатуры
Переписка с поставщиками по строкам заказа сохраняется
Результаты внедрения

Возможности DocsInBox

5.
ЕГАИС

1. Нужно сканировать при продаже с 01.01.2018
2. Нужно сканировать при приемке с 01.07.2018
3. Завис УТМ и некому перезагрузить.
У 90% всех ресторанов не актуальные остатки в ЕГАИС и по факту

1. Есть хорошие облачные решения (например Контур), но нет интеграции с программой ресторана. 2. Есть решения от вендоров, но они не облачные.
3. Накладные долго доходят до бухгалтеров.
В итоге много работы делается зря, а все шишки падают на бухгалтерию, включая приемку накладных в ЕГАИС.
⅔ бухгалтеров до сих пор
подтверждают накладные с задержкой, таких 98% ресторанов

Весь ЕГАИС у вас под контролем.
Накладная вводится руками ноль раз.
1. ЕГАИС Приемка
Приемку можно сделать с мобильного.
И мы отправим вам письмо, если вы что-то пропустите.
2. Списание
Списывать алкоголь необходимо в течении 1 дня после открытия бутылки.
3. Алко
-декларация
Заполняется по данным ЕГАИС. То, что не получить из ЕГАИС, система поможет заполнить.
4. Журнал учета алкоголя
Удобно и быстро. Используя данные ЕГАИС.
5. Инвентаризация

1. Кидает ее в вашу учетную программу (iiko, r_keeper, 1С, Tillypad).
2. Ставит ее в колонку «приход» алкодекларации.
3. Проверяет, что она точно подтвердилась.
4. Проверяет, что поставщик прислал верные бутылки
Это все делает жизнь бухгалтера лучше, а руководитель не переживает из-за штрафов
DocsInBox берет накладную из УТМ и делает сразу четыре вещи

Автоматическая конвертация номенклатуры со второй поставки
Подтверждение накладной С ЛЮБОГО УСТРОЙСТВА (мобильный телефон, 2D сканер)
100% соответствие букве закона - всегда обновляемся быстрее самого ЕГАИС
Автоматическая переотправка актов и контроль статусов накладной
Сводный отчет о просроченных накладных по сети на почту
DocsInBox.Алко – лучшее решение для ЕГАИС по версии наших клиентов

6.
Новые требования ЕГАИС

Необходимо:
1. Привести остатки в ЕГАИС в соответствие с фактическими остатками на складе.
2. С 1 января 2017 года вести онлайн учет остатков на складе в соответствии с требованием ФСРАР.
3. с 01 октября 2018 нужно контролировать поступление новых марок.
Как исполнить:
1. Обновить ПО или внедрить DocsInBox.
2. Провести инвентаризацию.
3. Начать вести актуальные остатки в ЕГАИС регулярно отсылая списания.
ЕГАИС Возмездие

Весь ЕГАИС у вас под контролем,
включая требования с 01.01.2018
1. ЕГАИС Приемка
Приемку можно сделать с мобильного.
И мы отправим вам письмо, если вы что-то пропустите.
2. Списание
Списывать алкоголь необходимо в течении 1 дня после открытия бутылки.
3. Алко
-декларация
Заполняется по данным ЕГАИС. То, что не получить из ЕГАИС, система поможет заполнить.
4. Журнал учета алкоголя
Удобно и быстро. Используя данные ЕГАИС.
5. Инвентаризация

Полная инвентаризация
Получаем остатки из ЕГАИС, вносим фактические, разница списывается, либо сканируем все бутылки а разница спишется автоматически
Частичная инвентаризация
Можем подобрать строки для списания по одной по остаткам ЕГАИС, либо отсканировав бутылки
Списание при приемке
Идеально подходит для небольших пивных баров
Списание по мере продаж
В момент вскрытия тары бармен сканирует код с любого устройства
В DocsInBox реализовано 4 способа списания

7.
DocsInBox.Mobile

8.
DocsInBox.Desktop

9.
DocsInBox.Web

Контролируйте остатки онлайн и отслеживайте действия барменов

Контролируйте остатки онлайн и отслеживайте действия барменов

Личный менеджер поможет выровнять остатки по скайпу

Возможности DocsInBox

10.
Приемка на точке,
вычерки, сверки

1. Накладная принимается не полностью, приемщик вычеркивает ненужное.
2. Накладная уезжает в недельное путешествие на исправление.
3. Пока она путешествует невозможно оприходовать товар, свериться и даже оплатить накладную.
Это приводит к недопоставкам, стоп-листам и замедляет формирование Баланса
До 20% накладных имеют вычерки

Вторым шагом движения накладной может быть Приемка
Поставщик отправляет накладную в DocsInBox
Приемка накладной на точке - контроль поставщика по качеству, кколичеству и цене
Сопоставление накладной за 9-13 секунд,
вместе с контролем поставщика по цене
Выгрузка в iiko, RKeeper, 1C - автоматически

Приемка товаров в веб интерфейсе на точке
ЕГАИС накладная может быть подтверждена с мобильника
Мгновенное уведомление поставщика о вычерке
Отзывы и комментарии по каждой поставке
Приемка

Результат внедрения DocsInBox в сеть из 9 ресторанов – ускорение сверок на порядки
* Результаты конкретного внедрения в сеть на 9 ресторанов с закупочным оборотом 15 млн. в месяц
Среднее время вычерка в пути
Средний срок сверки с поставщиком
% ЕГАИС накладных, не принятых вовремя
Было
Стало
Экономия в год
7 дней
7 дней
2,5%
2 часа
1 день
0,1%
72 дня
600 000 ₽

1. Приемка по умолчанию включена во все тарифы DocsInBox.
2. Вы сами принимаете решение о том, использовать ли ее.
Приемка - не обязательная часть DocsInBox

Возможности DocsInBox

12.
Подведем итоги

Конкурировать с такими компаниями, как Додо Пицца, можно только будучи IT-рестораном. Я хочу удвоить нашу ресторанную сеть и не захлебнуться в учете. DocsInBox - очень важное звено в моей системе управления
Наши клиенты растут быстрее конкурентов
Максим Дайсон, генеральный директор Пхали-Хинкали Ресторанная группа PARUSA

Лидеры HoReCa уже используют DocsInBox