Создание базы данных презентация

Основные понятия
База данных (БД) – организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ, постоянного обновления и использования.
Классификация баз данных возможна по характеру информации: фактографические и документальные БД; по структуре данных: иерархические, сетевые и реляционные БД; по способу хранения данных: централизованные и распределённые БД.
Система управления базами данных (СУБД) – программное обеспечение для работы с базами данных.

План «Разработка базы данных»
1. Проектирование БД:
- системный анализ предметной области,
- анализ данных и построение модели данных.
2. Создание БД:
- создание структуры базы данных,
- заполнение базы данными.

Системный анализ предметной области
В данном случае предметной областью является приёмная кампания в университете. В этой системе выделим следующие элементы: «Абитуриенты», «Приёмная комиссия». Весь процесс взаимодействия в ходе приёмной кампании между абитуриентами и приёмной комиссией будем рассматривать как сложное информационное взаимодействие. В самом общем виде схема такого взаимодействия выглядит следующим образом:
Приёмная комиссия
Абитуриенты

Состав и структура системы
Приёмная
комиссия
Члены приёмной комиссии
Информационная система
Абитуриенты

Приёмная кампания в вузе
Этапы:
Подготовительный этап.
Этап приёма документов у абитуриентов.
Этап приёма экзаменов.
Этап зачисления в университет.

Анализ данных
Определим необходимый набор данных для информационного обеспечения каждого этапа работы.
1. Подготовительный этап.

2. Этап приёма документов у абитуриентов.

3. Этап приёма экзаменов.
4. Этап зачисление в университет.

Построение модели данных
Каждая из запланированных выше таблиц будет представлена в БД отдельным отношением. Опишем все их в строчной форме, определив в некоторых случаях сокращённые имена полей и подчеркнув главные ключи.
Факультеты (КОД_ФАК, ФАКУЛЬТЕТ, ЭКЗАМЕН_1, ЭКЗАМЕН_2, ЭКЗАМЕН_3)
Специальности (КОД_СПЕЦ, СПЕЦИАЛЬНОСТЬ, КОД_ФАК, ПЛАН)
Абитуриенты (РЕГ_НОМ, КОД_СПЕЦ, МЕДАЛЬ, СТАЖ)
Анкеты (РЕГ_НОМ, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, ДАТА_РОЖД, ГОРОД, УЧ_ЗАВЕДЕНИЕ)
Оценки (РЕГ_НОМ, ОЦЕНКА_1, ОЦЕНКА_2, ОЦЕНКА_3)
Итоги (РЕГ_ НОМ, ЗАЧИСЛЕНИЕ)
Чтобы эти шесть таблиц представляли собой систему, между ними должны быть установлены связи.

Схема баз данных
Факультеты
Специальности
Абитуриенты
Оценки
Анкеты
Итоги
Организация связей между таблицами обеспечивает важное качество базы данных, которое называется целостностью данных.

Создание баз данных в среде MS Access
Создание базы данных начинается с открытия файла, в котором она будет храниться. Для этого в MS Access нужно произвести следующие действия: выполнить команду » файл » создать БД » новая БД ; в файловом окне указать путь и имя файла «Приёмная комиссия».
После этого на экране откроется основное окно с заголовком «Приёмная комиссия: база данных».
Сначала надо описать структуры таблиц. Следует начать с таблиц, которые создаются на первом, подготовительном этапе работы приёмной комиссии. Главной здесь является таблица «Факультеты».
Описать структуру таблицы – значит указать имена всех полей, а также тип и свойства каждого поля; назначить главный ключ. В режиме Таблица надо выполнить команду » Создать. Из списка предлагаемых способов создания таблицы следует выбрать » Конструктор.

В дальнейшем информация о структуре каждой таблицы будет представлена в табличной форме.
Структура таблицы «Факультеты»:
Структура таблицы «Специальности»:

После выполненных действий на вкладке «Таблицы» окна баз данных появятся названия созданных таблиц: «Факультеты» и «Специальности».
Теперь организуется ввод данных в эти таблицы. Чтобы начать ввод данных в таблицу «Факультеты», необходимо выделить название таблицы на экране и выполнить команду » Открыть.
На экране появится бланк таблицы, содержащий заголовки столбцов и пустую строку. Далее следует заполнить таблицу.
После заполнения она примет вид, представленный в табл. 1.1.
Таблица 1.1 Факультеты

Таблица 1.2. Специальности
Последнее действие на подготовительном этапе заключается в организации связи между таблицами – построении схемы.
Для связывания таблиц надо: выполнить команду » Сервис » Схема данных; » откроется окно «Добавление таблицы»; выделить название таблицы «Факультеты»;
выполнить команду » Добавить; » выделить название таблицы «Специальности»;
выполнить команду » Добавить » Закрыть.

В результате на поле окна «Схема данных» появятся образ двух таблиц. Нажав левую клавишу мыши, следует перетащить имя ключевого поля «КОД_ФАК» из образа таблицы «Факультет» на это же имя в образе таблицы «Специальности»:
Откроется окно «Связи». Надо последовательно активизировать флажки «Обеспечить целостность данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Далее следует выполнить команду » Создать.
Схема готова! Осталось её сохранить и закрыть окно.

Структура таблицы «Анкеты»
Структура таблицы « Абитуриенты»

Структура таблицы «Итоги»
Структура таблицы «Оценки»

Теперь необходимо заполнить остальные таблицы
Таблица 1.3 Анкеты

Таблица 1.4 Абитуриенты

Таблица 1.5 Оценки

Таблица 1.6 Итоги

Все заполненные таблицы присоединяются к общей схеме командой » Сервис » Схема данных » Связи » Добавить таблицу.
Указав на таблицы «Анкеты», «Абитуриенты», «Оценки» и «Итоги», надо добавить их к схеме и установить связи.

Этап создания отчёта в базе данных