Сравнительный анализ СЭД на основе пользовательских оценок презентация

Введение:
Документооборот - движение документов в учетном процессе с момента их составления до сдачи в архив. Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия, передаются в бухгалтерию. В последней они проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах. После записей документы перекладывают в папки и используют для различных справок, проверок и документальных ревизий. Документы, имеющие научно-историческую ценность, по истечении сроков, сдаются в местный архив, а другие уничтожаются.
Не смотря на это, до 15% бумажных документов теряются и на их поиск работники тратят до 30% рабочего времени. При переходе к электронным документам рост производительности сотрудников увеличивается на 25 – 50 %, а время обработки одного документа сокращается на 80%. Количество документов за год вырастает в два раза, а электронных документов на 7%.
Организация документооборота и управление им является важной задачей информационного менеджмента. Здесь сказывается необходимость обеспечения групповой работы исполнителей над документами и предоставления в их распоряжение информационных ресурсов предприятия. Следовательно, в широком смысле электронную систему документооборота можно рассматривать как электронную систему поддержки исполнения.
Таким образом, организация системы электронного документооборота является одной из задач, решение которой значительно увеличивает экономический эффект от любой деятельности, классифицируемой как бизнес.

Интерфейс программы Directum

СЭД Канцлер
Канцлер — система электронного документооборота (СЭДО) на платформе IBM Lotus Domino/Notes, разработкой и внедрением которой занимается компания IBA начиная с 2005 года.
В настоящее время IBA предлагает следующие программные продукты «Канцлер»:
Пакет прикладных программ (ППП)"Канцлер" — предназначен для создания систем электронного документооборота: автоматизации документооборота и архивной обработки документов предприятий разного профиля и формы собственности, в том числе с территориально-распределённой структурой и холдингового типа, а также органов государственного управления
Пакет прикладных программ (ППП) «Канцлер» под ОС Linux – предназначен для создания системы электронного документооборота предприятий различного типа.
ППП «Канцлер» - серверная и клиентская части, функционал основного пакета модулей:
• «Делопроизводство»
• «Архивное дело»
• «Нормативные акты»
• «Обращения граждан»,

Программный продукт «iBoss Канцлер» – предназначен для обеспечения условий автономной работы руководителей с документами СЭД «Канцлер» с последующей их синхронизацией в системе. Для работы могут быть использованы мобильные устройства Apple iPad или Apple iPad2.
Система электронного документооборота «Канцлер Экспресс» — программный продукт, который совмещает в себе полнофункциональные версии IBM Lotus Domino/Notes и ППП «Канцлер»
Программный комплекс «Канцлер Мини»— предназначен для автоматизации документооборота и организации архивного делопроизводтва небольших предприятий

LANDOCS
LanDocs — программная платформа построения корпоративных систем электронного документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM).
Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности.
Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении СЭДО настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.
Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности — автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.

Задачи, решаемые при внедрении электронного документооборота.
Задача увеличения темпа документооборота до необходимого предприятию уровня:
LanDocs – это широкое внедрение электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов).
Задача достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины:
LanDocs – это внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности.
Задача повышения качества управленческих решений на разных уровнях управления:
LanDocs – это отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде.

1С: документооборот
1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.
Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет[1] (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. функциональность системы постоянно расширяется.
На данный момент существует несколько вариантов поставки продукта - "1С:Документооборот ПРОФ" и "1С:Документооборот КОРП", различающиеся функциональностью (версия "КОРП" имеет большую функциональность), а также есть версия для государственных учреждений - "1С:Документооборот государственного учреждения".

Сравним представленные системы:
По критерию-цена:
Directum – 64150
LanDocs – 15000
Канцлер – 4400
1С - 185400
По цене наиболее выгодным является СЭД Канцлер

Оценим по 5ти бальной системе СЭДы по критериям клиентская база, Web-клиент, ведение договоров:
Directum – 5
LanDocs – 4
Канцлер – 0 (нет клиентской базы)
1C - 5

По критериям: управление договорами, интеграция с 1С, безопасность

Уведомления в процессе обработки документа, сканирование и распознавание, архивирование

Сравним также:

Итог (средний бал):
Directum – 4,64
LanDocs – 4,29
Канцлер – 3,79
1С – 4,79

Вывод:
Наиболее функциональной системой по выбранным критериям является 1С-документооборот, менее – Канцлер. По соотношению-цена качество, на взгляд нашей подгруппы, наиболее оптимальной системой является Directum.

Необходимость внедрения систем электронного документооборота в существующих экономических условиях нельзя поставить под сомнение. Этим обусловлено и количество систем данного профиля представленных в настоящее время на рынке и их качество. Все системы не только соответствуют предъявляемым требованиям, но я обладают рядом характеристик, которые отличают определенную систему от остальных.
Таким образом, выбор системы электронного документооборота в каждом конкретном случае может быть осуществлен лишь с учетом условий, в которых предполагается эксплуатация данной системы.
При наличии грамотных специалистов в информационном отделе предприятия возможен выбор системы, удовлетворяющей всем запросам не только в функциональном варианте, но и в ценовом.
Рынок, в настоящее время, готов к удовлетворению всех возможных желаний заказчика системы электронного документооборота.