Електронний документообіг. (Тема 6) презентация

Електронний документ – це
документ, інформація в якому
зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові
реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів
електронних документів визначається законодавством.

Електронний підпис – це
дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних.

Електронний документообіг –
це сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, одержання, зберігання, використання й знищення електронних документів, які виконуються з використанням перевірки цілісності й, якщо буде потреба, підтвердження факту одержання таких документів

Електронний документообіг передбачає
реєстрацію документів та змін до них;
пересилання користувачам для подальшої роботи зареєстрованих документів за допомогою сучасних ІТ;
пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних текстів документів у відповідності з правами доступу користувачів;
контроль за проходженням і виконанням документів;
оформлення документів в архів.

Управління документами (document management)
передбачає, що кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих даних, забезпечуються ефективні зберігання, передавання і обробка.

Механізм виникнення проблем в менеджменті підприємства в зв’язку з проблемами в сфері обміну інформацією
Керівництво втрачає цілісну картину того, що відбувається
Структурні підрозділи, не маючи інформації про діяльність один одного, перестають злагоджено діяти
Погіршується якість обслуговування клієнтів і здатність підприємства підтримувати зовнішні контакти
Зменшується продуктивність праці
Доводиться розширювати штат, вкладати гроші в устаткування нових робочих місць, приміщення, комунікації, навчання працівників
Зміна технології виробництва
Потреба додаткових інвестицій
Потреба в збільшенні оборотного капіталу
Зменшення планового прибутку
Виникає відчуття нестачі ресурсів: людських, технічних, інформаційних і т.д.

Типова ієрархія постачальників за відсутності планування в режимі реального часу
Складальне виробництво
Виробництво напівфабрикатів та запчастин
Видобування та виробництво сировини
Час, необхідний для зворотного зв’язку, складає дні чи тижні

Типова ієрархія постачальників при плануванні в режимі реального часу

Система електронного документообігу повинна надавати можливість
створювати,
зберігати,
здійснювати пошук,
редагувати (в т.ч. одночасно кількома користувачама),
і розсилати документи.

Основні вимоги до систем електронного документообігу
масштабованість;
розподіленість;
модульність;
відкритість;
уніфікованість документів.

Класифікатори
локальні, які призначені для використання на одному об'єкті (підприємстві, фірмі) і не виходять за його межі;
територіальні, регіональні або галузеві, призначені для відповідних об’єктів;
державні (національні), що розробляються на державному рівні, і, як правило, обов'язкові до використання;
міжнародні класифікатори

Стандартизація систем ЕОД (EDI – electronic data interchange)
Комунікаційні стандарти визначають характеристики прийому, перетворення сигналу і швидкість передачі даних.
Інформаційні стандарти характеризують структуру і вид документів, які повинні бути передані по інформаційній мережі.

Переваги електронного документообігу:
операційні;
стратегічні.