Слайд 2
![Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-1.jpg)
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного
создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Главная задача делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.
Слайд 3
![Документационное обеспечение управления (ДОУ) - связано с внедрением в управление](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-2.jpg)
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - связано с внедрением в управление компьютерных
систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе (тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень)
Слайд 4
![Отличие понятий «делопроизводство» и «ДОУ» ДОУ охватывает всю документацию организации](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-3.jpg)
Отличие понятий «делопроизводство»
и «ДОУ»
ДОУ охватывает всю документацию организации и в
значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами;
Делопроизводство, в основном, распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию.
Делопроизводство – техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки.
Слайд 5
![Современное делопроизводство включает два процесса: обеспечение своевременного и правильного создания](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-4.jpg)
Современное делопроизводство
включает два процесса:
обеспечение своевременного и правильного создания документов – документирование;
организацию
работы с документами, т.е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение.
Слайд 6
![Документирование (от лат. dоситепtuт — доказательство) - это процесс создания](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-5.jpg)
Документирование (от лат. dоситепtuт — доказательство) - это процесс создания и
оформления документа, «запись информации на различных носителях по установленным правилам» (Государственный стандарт) .
Слайд 7
![Организация работы с документами обеспечение движения документов в аппарате управления,](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-6.jpg)
Организация работы с документами
обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование
в справочных целях и хранения.
Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Слайд 8
![Документооборот «движение документов в организации с момента их создания или](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-7.jpg)
Документооборот
«движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправления» (ГОСТ Р6.30-2003)
Слайд 9
![Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-8.jpg)
Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение
документов, главным из которых является обеспечение оперативного прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
Слайд 10
![Чтобы этого добиться, нужно выполнять правила обработки документов на каждом](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-9.jpg)
Чтобы этого добиться, нужно выполнять правила обработки документов на каждом этапе
движения документации. При этом следует учитывать, что документы могут быть получены от других организаций – входящие документы, и созданы самой организацией – внутренние документы.
Последние могут использоваться для управления внутри организации и не выходить за ее пределы или отправляться в другие организации (исходящие документы).
Слайд 11
![В целях планирования и координации документооборота в организации могут приниматься](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-10.jpg)
В целях планирования и координации документооборота в организации могут приниматься
циклограммы приказов, циклограммы деятельности делопроизводителей, циклограммы работы секретариата.
Слайд 12
![Циклограмма документ, который помогает спланировать и скоординировать действия работников, эффективно](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-11.jpg)
Циклограмма
документ, который помогает спланировать и скоординировать действия работников, эффективно организовать деятельность
образовательной организации.
Виды циклограмм:
циклограммы деятельности образовательной организации (в целом, а также медицинской, педагогической, методической и иной деятельности);
циклограммы деятельности органов управления образовательной организации (управляющего совета, попечительского совета и др.);
циклограммы деятельности структурных подразделений (библиотеки , музея и др.);
циклограммы работы должностных лиц.
Слайд 13
![Технология работы с документами прием и первичная обработка документов; их](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-12.jpg)
Технология работы с документами
прием и первичная обработка документов;
их предварительное рассмотрение, распределение
и регистрация;
информационно-справочная работа;
исполнение документов; контроль исполнения документов;
их отправка;
систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов
Слайд 14
![Реквизиты это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, адресат, текст,](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-13.jpg)
Реквизиты
это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись
и т.д.) .
Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме документа. Информация, зафиксированная на материальном носителе только тогда становится документом, когда она обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов (их количество установлено законодательными и нормативными актами) .
Слайд 15
![Классификация документов (в соответствии с их назначением) регламентация деятельности (уставы,](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-14.jpg)
Классификация документов
(в соответствии с их назначением)
регламентация деятельности (уставы, положения, регламенты, правила,
инструкции и др.);
распорядительная деятельность (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
накопление и обобщение информации (отчеты, акты, доклады и др.);
передача информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.)
документы коллегиальных органов управления
Слайд 16
![Юридическая сила документа свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством,](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-15.jpg)
Юридическая сила документа
свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией
издавшего его органа и установленным порядком оформления
Слайд 17
![Примеры Саратовский областной суд в апелляционном определении от 30 июля](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-16.jpg)
Примеры
Саратовский областной суд в апелляционном определении от 30 июля 2015
г. по делу № 33-4653/2015 признал незаконным приказ, в котором отсутствовала подпись уполномоченного лица.
Приморский краевой суд в определении от 7 июля 2015 г. по делу № 33-5141/2015 признал незаконным проведение собрания на основании того, что уведомление участников собрания было не датировано.
Слайд 18
![Должностные лица, выпускающие документ, обязаны: соблюдать при его подготовке действующие](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-17.jpg)
Должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
соблюдать при его подготовке действующие
нормы законодательства;
издавать документы только в пределах своей компетенции;
соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Слайд 19
![Основные направления совершенствования документации унификация стандартизация](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-18.jpg)
Основные направления совершенствования документации
унификация
стандартизация
Слайд 20
![Унификация приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация предполагает:](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-19.jpg)
Унификация
приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация предполагает:
установление номенклатуры действующих
в рамках системы унифицированных форм документов;
разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
разработку структур документов;
создание общих синтаксических правил построения документов.
Слайд 21
![Стандартизация процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются «образец,](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-20.jpg)
Стандартизация
процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются «образец, эталон, модель,
принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов»;
нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Слайд 22
![Виды стандартов • международные (региональные) стандарты (ГОСТ); государственные стандарты РФ](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-21.jpg)
Виды стандартов
• международные (региональные) стандарты (ГОСТ);
государственные стандарты РФ (ГОСТ Р);
стандарты отраслей
(ОСТ);
стандарты предприятий (СТП);
стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений (СТО).
Слайд 23
![Унифицированная система документации (УСД) это система документации, созданная по единым](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-22.jpg)
Унифицированная система документации (УСД)
это система документации, созданная по единым правилам и
требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
Слайд 24
![Действующие УСД унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации;](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-23.jpg)
Действующие УСД
унифицированная система организационно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой, учетной
и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная система внешнеторговой документации.
На каждую УСД разработан государственный стандарт.
Слайд 25
![Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-24.jpg)
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)
является системой документации, применяемой в любой
организации, учреждении, предприятии, регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Настоящий стандарт устанавливает:
состав реквизитов;
требования к оформлению реквизитов;
требования к бланкам и оформлению документов;
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов.
Слайд 26
![Классификаторы Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-25.jpg)
Классификаторы
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
Общероссийский классификатор предприятий и организаций
(ОКПО)
Слайд 27
![ОКУД предназначен для регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков в](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-26.jpg)
ОКУД предназначен для
регистрации форм документов;
упорядочения информационных потоков в предпринимательской
деятельности;
сокращения количества применяемых форм;
исключения из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечения учета и систематизации унифицированных форм; документов на основе их регистрации;
контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов
Слайд 28
![Нормативно-методическая база делопроизводства и организация работы с документами](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-27.jpg)
Нормативно-методическая база делопроизводства и организация работы с документами
Слайд 29
![Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-28.jpg)
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и
методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Слайд 30
![Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-29.jpg)
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует
правила оформления документов;
правила работы с документами;
обеспечение
сохранности документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
работу службы делопроизводства;
внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Слайд 31
![Законодательные акты РФ - Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть четвертая](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-30.jpg)
Законодательные акты РФ
- Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть четвертая
- Федеральный
конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;
- Федеральные законы от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»,
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»,
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
- Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»,
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Слайд 32
![Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-31.jpg)
Указы и распоряжения Президента РФ,
постановления и распоряжения Правительства РФ
-
Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»;
- Постановления Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»,
- Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. №558 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Слайд 33
![Государственные стандарты на документацию - ГОСТ Р 6.30-2003 (ГОСТ Р](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-32.jpg)
Государственные стандарты на документацию
- ГОСТ Р 6.30-2003 (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).),
- ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)),
- ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 № 3549).
Слайд 34
![Унифицированные системы документации Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв.](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-33.jpg)
Унифицированные системы документации
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта
России от 30.12.1993 № 299) (ОКУД)
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)
Слайд 35
![Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству](/_ipx/f_webp&q_80&fit_contain&s_1440x1080/imagesDir/jpg/421146/slide-34.jpg)
Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству образовательных
учреждений
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждены постановлением Правительства от 15.06.2009 №477;
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива №76 от 23 декабря 2009 г.;