Систематизация и обеспечение сохранности документов. Номенклатура дел организаци презентация

Номенклатура дел организации

Вопросы
Номенклатура дел: основные положения
Порядок разработки и применения номенклатуры дел организации

Номенклатура дел: основные положения
Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов.
Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел: основные положения
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел: основные положения
Назначение номенклатуры дел:
систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;
указание на сроки хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа (первый этап экспертизы ценности документов);

Номенклатура дел: основные положения
Назначение номенклатуры дел:
закрепление индексации дел, что предполагает ее использование при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
справочное значение при изучении структуры организации;
основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основной учетный документ в делопроизводстве;
учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
основа для составления актов на уничтожение дел;
основа схемы построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел: основные положения
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии.
Номенклатура дел должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел :
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).

Номенклатура дел: основные положения
Виды номенклатур дел:
типовая;
примерная;
индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел: основные положения
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Порядок разработки и применения НД
Для составления индивидуальной номенклатуры дел используются типовые и примерные номенклатуры дел:
в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Порядок разработки и применения НД
Разработка индивидуальной номенклатуры дел организации на предстоящий год начинается в последнем квартале и завершается в декабре.
С января следующего года она вводится в действие.

Порядок разработки и применения НД
Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел.
Служба ДОУ объединяет эти номенклатуры дел в сводную.
«Основные правила работы архивов организаций», одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.:
сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Порядок разработки и применения НД
Номенклатура дел структурного подразделения:
составляется работниками этого подразделения;
согласовывается со службой ДОУ и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации;
подписывается руководителем этого структурного подразделения;
направляется в службу ДОУ.

Порядок разработки и применения НД
Сводная номенклатура дел:
подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;
визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;
согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации;
направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы);
утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.
В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Порядок разработки и применения НД
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
уставом или положением об организации,
положениями о структурных подразделениях,
штатным расписанием,
номенклатурой дел организации за прошлый год,
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
регистрационными формами,
ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
типовыми и примерными номенклатурами дел.

Порядок разработки и применения НД
Для разработки индивидуальной НД необходимо изучить и проанализировать:
документы текущего делопроизводства для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности;
документацию прошлых лет.
В НД должны быть включены:
все документы, создаваемые в данной организации;
все входящие документы;
все регистрационно-справочные журналы и картотеки;
электронные документы;
базы данных;
документы коллегиальных и общественных органов,
Исключение: печатные издания и технические документы.

Порядок разработки и применения НД
НД конкретной организации состоит из разделов, соответствующих:
наименованиям структурных подразделений;
направлениям деятельности;
должностям руководителей и специалистов.
Документы общественных органов включаются в номенклатуру дел как самостоятельный раздел.

Порядок разработки и применения НД
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.
При указании раздела обязательно проставляется индекс.
Пример разделов НД по структурным подразделениям: 01 – служба ДОУ, 02 – финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т. д.
Пример разделов НД по направлениям деятельности: 01 – ректорат, 02 – учебная работа, 03 – НИР, 04 – КТР, 05 – воспитательная работа и т. д.
Пример разделов НД по должностям руководителей и специалистов: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т. д.

Порядок разработки и применения НД
Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме.
Приложение 7 к п. 3.4.6 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
Примеры\Форма номенклатуры дел организации.docx

Порядок разработки и применения НД
В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью:
вначале систематизируют документы вышестоящих организаций;
затем – дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д.;
в последнюю очередь – справочно-информационные документы (переписка, докладные записки, справки и т. д.).
В конце каждого раздела номенклатуры необходимо оставлять 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

Порядок разработки и применения НД
В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
Индекс дела, чаще всего, состоит из:
установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения;
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

Порядок разработки и применения НД
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

Порядок разработки и применения НД
В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

Порядок разработки и применения НД
Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, т. е. указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.
МАХ перечень элементов заголовка дела:
название вида или разновидности документов (приказы, акты, протоколы и т. д.);
автор документа (название организации, структурного подразделения);
корреспондент (название организации, от которой получены документы);
вопрос или краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела (для дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы);
указание на копийность документов.

Порядок разработки и применения НД
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Название документа в заголовке может быть как в единственном («Журнал учета выдачи дипломов«), так и во множественном числе («Приказы ректора по основной деятельности»).
При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке, например: «Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам образовательной деятельности».

Порядок разработки и применения НД
Если в деле объединены различные виды документов (более 2–3) по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «документы».
Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
Например, «Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки, и др.)».
Термин «документы» может использоваться в заголовках дел, содержащих приложения к другим документам.
Например, «Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др.)».

Порядок разработки и применения НД
Термин «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.
Например, «Личное дело Штолера Андрея Владимировича».

Порядок разработки и применения НД
В заголовке, который начинается со слова «переписка», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.
Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название, например, «Переписка с Министерством культуры Российской Федерации».
Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента, например, «Переписка с образовательными организациями высшего образования».
Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос, например, «Переписка об организации повышения квалификации работников».

Порядок разработки и применения НД
В заголовках дел с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа (во множественном числе) указывают автора, например, «Протоколы заседаний ученого совета за 2014 г.».
Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указывают крайние даты, т. е. дату первого и дату последнего документа, например, «Приказы по личному составу. Том 1. 11 января–30 июня 2014 г.».
В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов, например «Положение о персонале. Копия».

Порядок разработки и применения НД
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими».
Они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования.
В графе «Примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хранения.

Порядок разработки и применения НД
В графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей).
Она заполняется по окончании календарного года, т. к. может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

Порядок разработки и применения НД
В графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются:
срок хранения дела,
номера статей по перечню (типовому, ведомственному),
при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи, например, Постоянно, ст. 18 «и».

Порядок разработки и применения НД
Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных типовых или ведомственных перечней документов.
Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.

Порядок разработки и применения НД
Типовые перечни:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 04.02.2015).
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (ред. от 28.04.2011);
Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур), которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы (Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 1997).

Порядок разработки и применения НД
В ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.
При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организаций отражены с большой полнотой и конкретизацией.

Порядок разработки и применения НД
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

Порядок разработки и применения НД
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки :
о заведении дел;
о переходящих делах;
о выделении дел к уничтожению;
о передаче дел в другую организацию для продолжения;
о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и др.

Порядок разработки и применения НД
При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «Примечание» делается отметка о заведении дела («дело заведено»).
Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.
При составлении номенклатуры дел организации, имеющиеся в Перечне 2010 примечания, включая отметку «ЭПК», сопровождающую срок хранения отдельных видов документов, переносятся в номенклатуру дел и в дальнейшем учитываются при проведении экспертизы ценности документов.

Порядок разработки и применения НД
При составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумерации дел.
В этом случае если номенклатура дел службы ДОУ заканчивается делом номер 01-11, то первое дело финансового отдела будет иметь номер 02-12.
Если номера дел финансового отдела с 02-12 до 02-24, то дела службы персонала (03) начинаются с номера 03-25.