Формирование бюджетных данных в программной системе 1C:Управление производственным предприятием презентация

Подсистема Бюджетирование, входящая в состав программного решения 1С:УПП 8, является достаточно мощным инструментом для финансового планирования, анализа и бюджетного управления на предприятии
Подсистема относительно независима от других подсистем, что дает возможность ее использовать отдельно от других частей ПП
Возможности подсистемы позволяют установить тесные связи с другими подсистемами 1С:УПП8 (получать фактические данные из др. подсистем)
возможна и обратная ситуация: данные других подсистем могут использоваться при составлении планов в под­системе Бюджетирование. В частности, достаточно распространенный метод «от достигнутого», как известно, заключается в том, что бюджеты на текущий период составляются на основе данных об исполнении бюд­жетов прошлых периодов.

Пример возможной взаимосвязи данных различных подсистем

Принципы, лежащие в основе общей концепции подсистемы Бюджетирование программного решения 1С:УПП 8
Бюджетные данные вводятся в систему в разрезе статей оборотов, но без привязки к конкретному бюджету.
Такой подход исключает дублирующий ввод информации в случаях, когда одна и та же статья присутствует в нескольких бюджетах. Например, статья Заработная плата дирекции может присутствовать как в бюджете общехозяйственных расходов, так и в функциональном бюджете Бюджет расходов на оплату труда. В этом случае сумма по статье Заработная плата дирекции вводится один раз, но отражается одновременно в двух бюджетах.

Принципы, лежащие в основе общей концепции подсистемы Бюджетирование программного решения 1С:УПП 8
Формы бюджетов определяются следующим образом: для каждого бюджета необходимо указать, какие именно статьи (из списка статей оборотов по бюджетам) и/или какие именно счета (из плана счетов бюджетирования) входят в этот бюджет. Таким образом, формы бюджетов гибко настраиваются пользователем системы

Принципы, лежащие в основе общей концепции подсистемы Бюджетирование программного решения 1С:УПП 8
Сумма по любой из статей оборотов может непосредственно вводиться в систему, либо рассчитываться на основании каких-либо правил
(в частности, путем арифметических расчетов с использованием сумм по другим статьям оборотов, данных других подсистем 1С:УПП 8 или каких-либо числовых показателей).
Например, плановая сумма по статье НДС с выручки может быть рассчитана на основании плановой суммы по статье Выручка, а доля общепроизводственных затрат в плановой себестоимости номенклатурной группы — на основе общей суммы затрат и планируемых объемов выпуска по группам.

Принципы, лежащие в основе общей концепции подсистемы Бюджетирование программного решения 1С:УПП 8
Данные в системе одновременно представлены в трех валютах — в валюте управленческого учета, в валюте сценария и в валюте операции, а также (для натурально-стоимостных статей) — в количественном выражении.

Принципы, лежащие в основе общей концепции подсистемы Бюджетирование программного решения 1С:УПП 8
В системе одновременно хранятся плановые (бюджетные) суммы и суммы фактических оборотов по статьям. Для разделения плановых и фактических данных используется следующий принцип: во всех плановых данных обязательно присутствует сценарий планирования, данные без сценария являются фактическими.
Фактические данные представлены в системе в том же формате, что и плановые — в виде оборотов по статьям бюджетов с указанием аналитических измерений.

Принципы, лежащие в основе общей концепции подсистемы Бюджетирование программного решения 1С:УПП 8
Подсистема Бюджетирование поддерживает пять аналитических измерений:
ЦФО;
проект;
номенклатура (номенклатурная группа);
контрагент;
сценарий.
Для выхода на баланс (как прогнозный, так и фактический) используется принцип двойной записи по счетам.

Принципы, лежащие в основе общей концепции подсистемы Бюджетирование программного решения 1С:УПП 8

Статьи оборотов и статьи бюджетов
В разрезе статей оборотов вводятся бюджетные данные, которые затем отражаются в бюджетах.
Для каждого бюджета с помощью кнопки Перейти на панели инструментов указывается:
♦ какие статьи из общего списка Статьи оборотов по бюджетам входят в данный бюджет;
♦ какие счета из плана счетов бюджетирования относятся к данному бюджету

Статьи оборотов и статьи бюджетов
В справочнике Бюджеты, введем новый бюджет
Далее для этого бюджета щелчком на кнопке Перейти переходим к списку Статьи бюджета и вводим в список новые строки следующим образом:
в графе Наименование вводим наименование статьи так, как она называется в бюджете;
и графе Статья оборотов выбираем статью из списка Статьи оборотов по бюджетам;
В графе Знак указываем 1 или -1, в зависимости от того, с каким Знаком — плюсом или минусом, сумма по статье должна отражаться в бюджете.

Статьи бюджетов

Счета бюджетов

Статьи бюджетов
Следует отметить, что, вводя статьи бюджета и счета бюджета, мы задаем структуру бюджета — определяем, какие строки в нем будут присутствовать и в каком порядке.

Статьи бюджетов
В бюджетах, имеющих длинный перечень статен, целесообразно объединять статьи в группы.
Например формы бюджета движения денежных средств
Статьи сгруппированы в удобном для работы виде.
В нем выделены две группы первого уровня — Поступления и Платежи,
Далее внутри каждой из этих групп организованы группы второго уровня, связанные с делением статей на безналичные и наличные движения, а уже на третьем уровне иерархии непосредственно находятся сами статьи движения денежных средств.
Группировка статей и счетов может быть организована в любом бюджете с любым количеством уровней иерархии.

Статьи бюджетов

Отчет по бюджету

Способы ввода бюджетных данных
Бюджетные данные могут быть введены:
C помощью документа Бюджетная операция
С использованием зависимостей оборотов по статьям
Пакетным вводом бюджетных операций
Непосредственно из форм бюджетов
Копированием данных бюджетирования
С помощью документа Расчет по модели бюджетирования.

Способы ввода бюджетных данных
C помощью документа Бюджетная операция (фиксируется планируемый оборот по определенной статье за период, продолжительность которого определяется выбранным в документе Сценарием планирования);
Сценарий планирования является значением, обязательно присутствующим в каждой бюджетной операции. Это связано с тем, что, как мы уже отмечали выше, все бюджетные данные разделяюся по сценариям, а данные без указания сценария считаются фактическими данными

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Бюджетная операция

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Бюджетная операция
Если в элементе справочника Статьи оборотов по бюджетам установлен источник данных для расчета цены, то при выборе данной статьи оборотов значение цены будет установлено автоматически на основании данных источника.
Эта возможность может быть актуальна для натурально-стоимостных статей
В документе Бюджетная операция также необходимо указать валюту планирования.
Она может быть отличной как от валюты сценария, так и от валюты управленческого учета в целом. Например, Валюта управленческого учета может быть «условная единица», валюта конкретного сценария (вида плана) может быть «USD», а планируемые суммы оборотов но каким-либо статьям удобнее выражать в рублях. Программная система фиксирует сумму во всех трех валютах.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Бюджетная операция
В поле ЦФО необходимо указать центр финансовой ответственности, в бюджете которого находится планируемая сумма по статье оборотов.
Дополнительно в документе Бюджетная операция могут быть указаны аналитические измерения:
Проект
Контрагент
Номенклатура.
Планирование с разбивкой по номенклатуре характерно для статей, связанных с продажей, закупкой, списанием в производство номенклатурных единиц. В этом случае обороты по каждой ном.ед (или группе) могут быть введены отдельно.
Детализация планирования – номенклатура или номенклатурные группы определяется настройками Сценария планирования.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Бюджетная операция
Возможность планирования данных по статье в разрезе номенклатуры (номенклатурных групп) и контрагентов опре­деляется настройками статьи.
Возможность планирования в разрезе проектов присутствует в системе независимо от настроек статей и сценариев. Отнесение планируемых сумм к проектам (если на предприятии есть проекты) позволяет работать с бюджетами проектов как с самостоятельными объектами планиро­вания и учета. Иными словами, можно сформировать бюджет проекта и отслеживать его исполнение в разрезе статей, ЦФО и, если нужно - контрагентов и номенклатуры (номенклатурных групп).

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Бюджетная операция
К каждому документу Бюджетная операция через пиктограмму Файлы мо­жет быть прикреплена информация, комментирующая данный доку­мент. Это могут быть любые файлы (например, отсканированные ко­пии документов, тексты договоров, приказов и т. д.).
Состояние документа Бюджетная операция может принимать четыре значе­ния:
подготовлен, утвержден, отложен, отклонен.
При фиксации со­стояния можно определить, на какой стадии утверждения находится план по статье.
Независимо от указанного состояния
программная сис­тема отражает сумму
в бюджетах.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Бюджетная операция
В поле Ответственный рекомендуется указывать сотрудника предприятия, ответственного за введенную сумму по статье, либо сотрудника, ко­торый ввел документ Бюджетная операция в программную систему. Поле Ответственный является обязательным для заполнения.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Бюджетная операция
Введенные бюджетные операции сохраняются в системе. Список вве­денных бюджетных операций можно открыть через пункт меню Бюдже­ты/Бюджетная операция.

Ввод бюджетных данных
C помощью зависимостей оборотов по статьям
Суть этого способа
Определяются влияющие и зависимые статьи
Взаимосвязь влияющих и зависимых статей описывается с помощью документа Установка зависимостей оборотов по статьям
В процессе ввода бюджетных данных вводятся только суммы влияющих статей, а суммы зависимых статей формируются
программой автоматически.

Ввод бюджетных данных
C помощью зависимостей оборотов по статьям
Заполнение документа производится следующим образом:
Дата документа должна предшествовать дате начала периода, с которого начинает действовать зависимость
Статья оборотов. Здесь указывается та статья, при вводе данных по которой должны рассчитываться зависимые обороты. Эта статья на­зывается «влияющей статьей».
Сценарий, ЦФО, Контрагент, Проект, Номенклатура. Значения этих рек­визитов необходимо заполнять только в том случае, если зависи­мость действительна для конкретного сценария, ЦФО, контраген­та, проекта, номенклатуры соответственно. Например, если премия менеджеров рассчитывается и выплачивается только с выруч­ки но конкретному проекту, необходимо указать его в реквизите Про­ект. В противном случае премия будет рассчитываться с выручки по всем проектам, а также с той выручки, которая не относится ни к ка­кому проекту.
Ответственный. Сотрудник, установивший зависимость оборотов

Ввод бюджетных данных
C помощью зависимостей оборотов по статьям
Зависимые обороты (табличная часть документа):
Статья оборотов.
Указывается статья из списка Статьи оборотов по бюд­жетам, суммы оборотов по которой должны рассчитываться при вводе данных по влияющей статье.
Реквизит для суммы, Коэффициент для суммы.
Планируемый оборот но влияющей статье может быть введен в суммовом и/или ко­личественном (натуральном) выражении. Поэтому в поле Рекви­зит для суммы необходимо указать -- от суммы или от количества влияющей статьи будет рассчитана сумма зависимого оборота. Например, если премия менеджеров зависит от количества проданных единиц продукции (за каждую проданную единицу начисляется премия в размере 1,5 USD), то в Реквизите для суммы должно быть указано количество, а в реквизите коэффициент — 1,5. Если премия составляет 8 % от суммы выручки, то Реквизит для суммы — Сумма, а К-т для суммы — 0.08.

Ввод бюджетных данных
C помощью зависимостей оборотов по статьям

Ввод бюджетных данных
C помощью зависимостей оборотов по статьям
Реквизит для количества, Коэффициент для количества. Значения за­полняются аналогично реквизиту и коэффициенту для суммы.
Изменение по периодам.
Значение необходимо заполнять только в том случае, когда обороты по влияющей и зависимой статьям попадают на разные периоды времени. В нашем примере премия менеджерам выплачивается в месяце, следующем за меся­цем расчета выручки и премии. Поэтому для статьи Выплата премий работникам будет указан профиль изменения по периодам Следующий месяц. Список профилей формируется пользователем программной сис­темы самостоятельно. Примеры профилей изменения по перио­дам приведены на рисунке ниже.

Примеры профилей изменения по перио­дам

Примеры профилей изменения по перио­дам

Ввод бюджетных данных
C помощью зависимостей оборотов по статьям
Зависимая номенклатура, Зависимый контрагент, Зависимый проект. За­висимый ЦФО.
Эти реквизиты заполняются только в том случае, сели аналитика (номенклатура, контрагент, проект, ЦФО) влияю­щей статьи отличается от аналитики (номенклатура, контрагент, проект, ЦФО) зависимой статьи.
В нашем примере статья Выручка по основной деятельности находится в бюджете Отдела оптовых продаж. Поэтому сумма выручки будет вводиться с указанием ЦФО Отдел оптовых про­даж. К бюджету этого же подразделения может быть отнесена и сумма премий. Статья же Выплата премий работникам (являющаяся по сути своей статьей движения денежных средств) не может относиться к бюджету отдела оптовой продажи, поскольку это подразделение не отвечает за выплаты работникам. В качестве ЦФО, отвечающего м сроки и размеры выплат начислений работникам, указана аминистрация предприятия.

Ввод бюджетных данных
C помощью зависимостей оборотов по статьям
Зависимостей оборотов по статьям может быть введено несколько

Ввод бюджетных данных
C помощью зависимостей оборотов по статьям
При вводе бюджетных операций по влияющим статьям, обороты по зависи­мым статьям формируются автоматически.
Сформированные обороты можно предварительно просмотреть непосредственно в форме доку­мента Бюджетная операция (щелкнув на кнопке Заполнить на вкладке Зави­симые обороты).

Ввод бюджетных данных
C помощью зависимостей оборотов по статьям

Ввод бюджетных данных
C помощью Пакетного ввода бюджетных операций
Предполагает следующий порядок работы:
Через меню меню Бюджеты ► Пакетный ввод бюджетных операций необходи­мо открыть окно Обработка Пакетный ввод бюджетных операций.
Выбрать сценарий планирования, по которому будут вводиться бюджeтные данные.
Ни вкладке Общие реквизиты бюджетных операций указать значения реквизитов, одинаковые для всех операций.
На вкладке Бюджетные операции ввести для каждой операции значе­ние остальных реквизитов.

Ввода бюджетных данных
C помощью Пакетного ввода бюджетных операций
5. Щелкнуть на кнопке Выполнить и проверить результаты на вкладке сформированные бюджетные операции
6. На вкладке Сформированные бюджетные операции щелкнуть на кнопке Провести. После этого сформированные бюджетные операции будут сохранены и проведены программой.

Способы ввода бюджетных данных

Ввод бюджетных данных
C помощью Пакетного ввода бюджетных операций
При пакетном вводе бюджетных операций, так же как и при обычном вводе документов Бюджетная операция, учитывается структура зависимостей оборотов по статьям. Если у статьи оборотов, по которой вводятся данные с помощью обработки Пакетный ввод бюджетных операций, существуют зависимые обороты, они будут сформированы про­граммной системой автоматически по заданным правилам зависимостей.
Поэтому использование таких возможностей программной системы, как зависимость оборотов по статьям и пакетный ввод бюджетных опе­раций, позволяют уменьшить трудоемкость ввода бюджетных данных в несколько раз. Главное — правильно определить области применения этих возможностей.

Ввод бюджетных данных
C помощью Пакетного ввода бюджетных операций

Ввод бюджетных данных
C помощью Пакетного ввода бюджетных операций

Ввод данных непосредственно из форм бюджетов
Данный способ очень похож на работу в MS Excel.
Суть его заключается в следующем. После того, как определена струк­тура бюджета, необходимо сформировать Отчет по бюджету (меню Бюджеты ► Отчет по бюджету) за нужный период, и далее вводить суммы непосред­ственно в бюджет.

Ввод данных непосредственно из форм бюджетов

Ввод данных непосредственно из форм бюджетов
Ввод данных в ячейку таблицы осуществляется двойным щелчком мыши.
В случае если у статьи, по которой вводятся данные, есть зависимые обороты, они формируются программной системой автоматически.

Ввод бюджетных данных
Копированием данных бюджетирования
Обработка Копирование данных бюджетирования позволяет сформировать плановые обороты по статьям путем копирования уже имеющихся в информационной базе оборотов по статьям.
С помощью этой обработки можно сформировать планы на текущий бюджетный период на основании плановых или фактических оборотов других периодов,
Эта возможность очень часто применяется на практике, поскольку общепринятый метод бюджетирования «от достигнутого» как раз и предполагает, то, что достигнутые результаты прошлых периодов (исполненные бюджеты) являются основанием для планов следующего бюджетного периода.

Ввод бюджетных данных
Копированием данных бюджетирования

Ввод бюджетных данных
Копированием данных бюджетирования
Обработка открывается через пункт меню Расчеты ►Копирование данных бюджетирования
Данные можно копировать не только «один в один», но и изменяя какое-либо значение (абсолютное или относительное). Например, если предприятие предполагает, что в новом бюджетном периоде за счет ка­ких-либо новых возможностей объем сбыта оптовым покупателям мо­жет быть увеличен на 20 %, то план прошлого бюджетного периода по статье Выручка по реализации продукции оптом может быть скопирован с изме­нением на относительный коэффициент 1,2.

Ввод бюджетных данных
Копированием данных бюджетирования

Ввод бюджетных данных
Копированием данных бюджетирования
После щелчка на кнопке Выполнить на вкладке Новые бюджетные опера­ции можно посмотреть созданные программной системой документы Бюджетная операция.
На вкладке Новые документы расчетов по моделям можно посмотреть соз­данные программной системой документы Расчет по модели бюджетирования. Этот документ также является одним из способов ввода бюджетных данных.

Ввод бюджетных данных
Копированием данных бюджетирования

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
Документ позволяет автоматизировать ввод бюджетных данных в тех случаях, когда требуются арифметические расчеты, основанные на данных подсистемы Бюджетирование, на данных других подсистем 1С:УПП 8 или введенных вручную числовых показателях.
Работу документа Расчет по модели бюджетирования можно схематично пред­ставить в виде «черного ящика», на входе которого - исходные данные для расчетов, а на выходе — результаты расчетов.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
На входе «черного ящика» могут быть данные подсистемы Бюджетирова­ние, данные других подсистем или вручную введенные цифры. В каче­стве данных подсистемы Бюджетирование могут выступать как плановые, так и фактические обороты по статьям, остатки и обороты по плану счетов бюджетирования (как планируемые, гак и фактические). В ка­честве данных других подсистем могут выступать любые данные из любого контура программного решения 1С:УПП 8.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
На выходе будут один или несколько плановых оборотов по статьям бюджетов.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
Пример.
Предприятие занимается выполнением проектов строи­тельно-монтажных работ. В структуре затрат на каждый проект присут­ствуют прямые затраты (в первую очередь, это основные строительные материалы), а также накладные расходы.
Накладные расходы являются косвенными, и общая сумма но каждой статье накладных расходов рас­пределяется по всем проектам предприятия пропорционально стоимо­сти основных материалов в проекте.
По каждому проекту составляется отдельный бюджет расходов, в который включаются как прямые, так и косвенные расходы.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
Пример.
Каким образом можно ввести бюджеты проектов?
Суммы планируемых прямых затрат в разрезе проектов известны, и требуется просто внести эти данные в программу.
Это можно сделать, например, с по­мощью документов Бюджетная операция или обработки Пакетный ввод бюджетных операций.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
Пример.
Ситуация с накладными расходами несколько иная, поскольку известны лишь общие плановые суммы по статьям накладных расходов, а нужно ввести данные о расходах по каждому из пятнадцати проектов.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
С помощью пункта меню Расчеты ► Расчет по модели бюджетирования пое­дем новый документ Расчет по модели бюджетирования

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
Данные подсистемы Бюджетирование (равно как и данные других подсистем используемые при расчете указываются в документе Расчет по модели бюджетирования в реквизитах Основной источник данных и Дополнительные источ­ник данных.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
В реквизите Источник необходимо выбрать меню Раз­делы управленческого учета ► Обороты бюджетов: Обороты.
Разделов управ­ленческого учета очень много, поэтому необходимо запомнить сле­дующее правило: данные подсистемы Бюджетирование находятся только в разделе Обороты бюджетов, в других же разделах управленческого уче­та находятся данные других подсистем.
После выбора источника сис­тема предложит все возможные показатели, которые можно взять из этого источника.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
Из источника Обороты бюджетов: Обороты можно взять количество, сумму в валюте управленческого учета, сумму в валюте операции и сумму в ва­люте сценария (система ведет учет плановых данных одновременно в трех валютах).

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
В нижней правой части указывается аналитика, с которой нам необходимо полу­чить данные из источника (то есть, из раздела управленческого учета Обороты бюджетов).
Заполнение таблицы Связь с измерениями бюджетирования удобнее всего производить справа налево — то есть сначала из предложенного списка выбирается измерение бюдже­тирования, а затем ему сопоставляется измерение из источника данных (поле источника).
Далее следует выбрать источник в документ Расчет по модели бюджети­рования.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования
После того, как настроенный источник данных указан в документе Расчет по модели бюджетирования в поле Основной источник данных, показатели источника появляются в правой части документа — Показатели для расчета.
Далее определим, что должно быть «па выходе»
Следует Перейти в нижнюю часть документа, в груп­пу реквизитов Параметры расчета и последовательно заполнить.

Ввод бюджетных данных
C помощью документа Расчет по модели бюджетирования

Отчеты подсистемы бюджетирования

Отчеты подсистемы бюджетирования

Отчеты подсистемы бюджетирования

Отчеты подсистемы бюджетирования

Отчеты подсистемы бюджетирования