Номенклатура дел организации. (Тема 1) презентация

В течение деятельности предприятия создается большое количество документов
Накопление и хранение информации, в которой может возникнуть необходимость
Для облегчения поиска информации документы группируют в дела
ДЕЛО – совокупность документов, относящихся к одному вопросу (участку деятельности) и помещенные в одну обложку.

Классификация документов
Производится для правильного формирования дел, обеспечивающего оперативный поиск документов.
Классификация документов закрепляется в
НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков хранения и индексов дел,
оформленный в установленном
порядке.

Значение номенклатуры дел
1. Является классификатором и служит для систематизации документов.
2. Обеспечивает быстрый поиск документов.
3. Используется при регистрации для присвоения регистрационных индексов.
Т.е. служит для распределения и группировки исполненных документов в дела.
Т.к. Служит для закрепления
индексов дел.

Значение номенклатуры дел
4. Устанавливает сроки хранения дел (облегчает проведение экспертизы ценности документов).
5. Является учетным документом при сдаче в архив учреждения дела с кратковременным сроком хранения.
6. Является основой для составления описи дел на дела постоянного и долговременного срока хранения.
7. Имеет справочное значение - служит при изучении структуры учреждения.

Виды номенклатуры дел
ТИПОВАЯ
ПРИМЕРНАЯ
ИНДИВИДУАЛЬНАЯ
Составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций.
Устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации.
Является нормативным документом
Устанавливает примерный состав дел для организаций однородных по функциям, но разных по структуре.
Носит рекомендательный характер.

Отражает документы конкретного предприятия.
Составляется в каждой организации
ИНДИВИДУАЛЬНАЯ
или
КОНКРЕТНАЯ

Требования к НД
При составлении используют нормативно-правовые и справочно-методические документы.
Составлению предшествует процесс изучения состава, содержания и количества документов.
В НД включаются все документы, отражающие все направления
деятельности предприятия
КРОМЕ печатных изданий и
научно-технической документации.

Требования к НД
Каждое дело имеет строго определенный индекс.
Следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах структурного подразделения.
В НД включаются дела временно созданных органов и дела общественных организаций
По окончании календарного года в конце НД делается итоговая (конечная) запись о количестве заведенных дел (томов)

Требования к НД
Составляет НД ответственный за работу с документами ЕЖЕГОДНО.
Проходит внутреннее и внешнее согласование:
при первоначальном составлении;
при существенных изменениях в составе дел;
не реже 1 раза в пять лет.
Утверждается руководителем.
Вводится в действие с января.

Источники составления НД
Перед составлением изучаются:
Уставы, положения структурных подразделений, должностные инструкции.
Штатное расписание (определяется структура НД.
Планы работы.
Регистрационные формы для определения состава документов.
Перечни дел с указанием сроков
хранения.

Перед составлением изучаются:
Правило работы архивов организаций
Правила по делопроизводству в ФОИВ
Составление НД
Каждое структурное подразделение составляет свою НД.
Сводная НД составляется службой ДОУ
на основании НД структурных подразделений.

Схема построения номенклатуры дел
СТРУКТУРНАЯ
Устойчивая организационная структура
ПРОИЗВОДСТВЕННО-ОТРАСЛЕВАЯ
Разделы НД – отделы предприятия
Бесструктурные организации.
Разделы – направления деятельности или исполнители

Схема построения НД
Разделы НД систематизируются в соответствии со ШТАТНЫМ РАСПИСАНИЕМ
(отделы располагаются по степени значимости)
Внутри раздела дела систематизируются по степени важности документа.
Дела состоящие из документов одной разновидности помещают рядом.
Личные дела вносят в НД под общим заголовком и одним индексом.
Переходящие дела вносят в НД следующего года под одним и тем же индексом.

1 графа – индекс дела. 01-01 Состоит из номера раздела и номера дела этого раздела.
Порядок заполнения форм НД
2 графа – заголовок дела.
Каждому индексу свой заголовок.
В конце каждого раздела рекомендуется оставлять 2-3 свободных индекса
3 графа – количество единиц хранения.
Заполняется по окончании делопроизводственного года

Порядок заполнения форм НД
4 графа – срок хранения дела и номер статей по перечню.
Указывается срок хранения в годах и рядом номер статей перечня, откуда взят срок.
5 графа – примечание.
Для разных отметок:
«Переходящее»;
«Дело не заводилось»…
Свободные номера в каждом разделе