Организация исполнения конфиденциальных документов и оформления дел презентация

Используемая литература
Приказ министерства культуры и массовых коммуникаций РФ №536 от 8.11.2005 г. «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству».
Приказ ФНС России от 16.12.2009 № ШТ-7- 4/689 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы».
Указ президента РФ «Об утверждении Положения об архивном фонде РФ № 68 от 26.01.2007 г.».
Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти (Утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. №477).
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76).
ГОСТ 6.38-1990. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Вопрос №1.

В состав резолюции входят следующие элементы:
инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей);
содержание поручения (предписываемое действие);
срок исполнения (при необходимости);
подпись;
дата;
отметка о контроле исполнения (при необходимости).

Отметка об исполнении содержит следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельству­ющего об исполнении данного документа, или при отсутствии такого документа краткую справку об исполнении;
пометку «В дело»;
номер дела, в которое должен быть подшит доку­мент;
подпись исполнителя или руководителя структурно­го подразделения, в котором исполнен документ;
дату.
Например:
Исполнен 05.06.2006 № 25-КТ.
В дело № 50.
Подпись
05.06.2006.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
с пометкой «Срочно» — в 3-дневный срок;
по запросам граждан — в течение 15 дней;
остальные — в срок не более месяца.

Вопрос №2.
Номенклатура конфиденциальных дел — это оформ­ленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизвод­стве, с указанием их условных номеров (индексов), сро­ков хранения и подразделений, которым предоставлено право пользования конкретными делами.

группировку документов в дело, как правило, по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);
группировку распорядительных документов по видам документов (приказы, распоряжения, постановления, решения);
раздельную группировку документов постоянного и временного сроков хранения;
группировку документов с учетом распределения обязанностей между исполнителями;
группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);
группировку документов по планированию текущего года, отдельно от документов по планированию следующего года.
При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:

При заведении дела на обложке указываются:
- гриф конфиденциальности дела;
- название организации;
- название структурного подразделения;
- индекс (номер) дела;
- заголовок дела;
- дата заведения (год);
- срок хранения;
- номер статей по перечню документов с указанием сроков хранения.

Оформление конфиденциального дела включает в себя:
заполнение реквизитов дела на обложке;
проставление на внутренней стороне обложки фамилий и инициалов лиц, допущенных к делу;
заведение карточки учета выдачи дела;
заполнение описи документов дела;
нумерацию листов;
составление заверительной надписи;
прошивку и опечатывание дела.

1 — Государственный герб Российской Федерации;
2 — герб субъекта Российской Федерации;
3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 — код организации;
5 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7 — код формы документа;
8 — наименование организации;
9 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Порядок оформления конфиденциальных документов