Построение системы управления документами: организационный аспект презентация

Опыт, советы и рекомендации
Преамбула – что автоматизировать? Делопроизводство/управление документами – технология:
прием документа;
предварительное рассмотрение документов;
регистрация;
направление на исполнение (резолюция);
исполнение;
отправка;
формирование дел;
хранение (оперативное, текущее)

Опыт, советы и рекомендации
1. Изучать национальные стандарты по управлению документами
2. Понимать, что объединяет в системе управления документами
3. Быть «квалифицированным» заказчиком и/или разработчиком
4. Проектировать Корпоративную информационную систему
5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах

1. Изучать стандарты по управлению документами
ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»
ГОСТ Р ИСО 23081-1 2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
ГОСТ Р ИСО 22310 – 2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». Вступил в действие 01.07.2010
Официальный перевод стандарта МЭК 82045-1 «Управление документами. Часть 1. Принципы и методы». Зарегистрирован ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» 31.12.2009 № 4366/IEC

1. Изучать стандарты по управлению документами
ГОСТ Р 54471 – 2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспчеению достоверности и надежности. ISO/TR 15801:2009 Document management – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability
ГОСТ Р 54989 – 2012/ ISO/TR 18492:2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based information (периодическое обновление носителей – неизбежное и базовое требование, т.к. оригинальный поток битов должен быть сохранен «в живом состоянии»; технологически нейтральные форматы – PDF/A-1, XML, TIFF, JPEG; 10 этапов миграции, которые должны быть документированы)
ГОСТ Р 53898 – 2013 «Системы электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению». Действует с 01.09.2014 взамен ГОСТ Р 53898 – 2010; формат электронного сообщения XML.

1. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. (ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
Система электронного документооборота (СЭД) – комплекс устройств, программ и технологий, позволяющий создавать эффективную организацию и взаимодействия процедур формирования, обработки, пересылки и хранения электронных документов.
«Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации ограниченного распространения» разработаны Минкомсвязи России на основании п.2 Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности/утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р.

1. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами
Система электронного документооборота – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.
При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
Электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме.
Образцы бланков и электронные шаблоны утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.
(Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановлением правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 499 с изменениями от 26.04.2016 № 356)

1. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами
Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборт в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти/Отчет о НИР. М.: ВНИИДАД, 2013
СЭД по системно-функциональной архитектуре – СУБД;
СЭД базируется на системе справочников и классификаторов;
у СЭД должен быть предметный администратор – служба управления документами/служба делопроизводства;
в СЭД должны быть правильно названы и реализованы роли пользователей;
СЭД должна обеспечивать реализацию концепции управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 и ISO 30300.

Принципы организации документооборота:
оптимальность;
оперативность;
прямоточность;
выделение документопотоков и единообразие их обработки;
управляемость (целенаправленное регулирование).
1. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами

1. Изучать стандарты по управлению документами
Параметры документооборота:
Виды и разновидности документов, цели их создания и содержание;
Вопросы/участки деятельности/функции органа управления;
Полномочия структурных подразделений и должностных лиц;
Сроки исполнения/реальная «исполняемость».
Главная задача – идентифицировать документы, т.е. формировать документопотоки на основе внутренних регламентирующих документов, системы справочников и классификаторов, с использованием информационных систем.

1. Изучать стандарты по управлению документами
Управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций;
Система управления документами - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.
(ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования).
В рамках концепции MSR (семейство стандартов серии 30300) система управления документами должна быть инфраструктурной системой, обеспечивающей реализацию принципа «доказательного управления», управляемость и обеспечение на каждом рабочем месте применения инструментов автоматизации трудовых операций (в соответствии с правами доступа).
Концепция управления документами по ИСО 15489 направлена на обеспечение системы корпоративного управления (управление акционерной стоимостью, управление активами, в том числе НМА).

1. Изучать стандарты по управлению документами
ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 – алгоритм управления документами:
вид документа (определение вида, отражающее одну из общих функций управления или назначение документа);
разновидность (название разновидности отражает управленческую ситуацию, управленческое действие);
значение (отражение конкретной цели создания документа);
функция документа (преобладающая в документе, зависящая от цели его создания);
срок действия (effective document, effective records – отражение принадлежности документа к подсистеме документации);
срок хранения;
форма документа (электронная, бумажная; лист, бланк, журнал, типовая форма, в т.ч. электронный шаблон);
формуляр (структура документа, т.е. заголовочная, содержательная, оформляющая части; состав реквизитов каждой части);
текст (структура текста: В – Д или И – З; преобладающая функция языка; средства делового стиля русского литературного языка).

1. Изучать стандарты по управлению документами
В 2014 году ВНИИДАД зарегистрировал официальные переводы стандартов ИСО 30300:2011 и ИСО 30301:2011.
Без учета официальных переводов и с нарушением установленной процедуры разработки национальных стандартов на базе международных стандартов (особенно в части проведения экспертизы) был принят и с 01 марта 2015 года вступил в действие ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Управление записями. Требования». Перевод термина records сделан неверно. С 1994 г . Новый англо-русский словарь под ред. Мюллера В.К. фиксирует второе значение records = документы (официальные документы).

1. Изучать стандарты по управлению документами
С 01.03.2015 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», разработанный ОАО «Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации» (ОАО «ВНИИС») и внесенный ТК 076 «Системы менеджмента» (зарегистрированный официальный перевод не использован, экспертиза документоведенческая не проводилась);
С 01.07.2016 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь», разработанный ВНИИДАД и внесенный ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

1. Изучать стандарты по управлению документами
Изменения в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 26.04.2011 № 356:
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота.
Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);
электронная копия - копия документа, созданная в электронной форме;
электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации.

2. Понимать, что объединяет
Объединяют цели и требования:
Управляемость (реализация организационных решений, поддержка изменений и развитие);
Надежность информации (полнота, своевременность, достоверность);
Развитие внутренней деловой среды (эффект единства действий, сотрудничества, «совладения» информацией);
Развитие знаний (преобразование информации в знания об управлении, внутренней среде, инновациях).
Объединяет концепция управления документацией:
Документооборот – совокупность состава документов, маршрутов и факторов, их определяющих;
«За документооборот отвечают все и каждый», служба ДОУ – центр компетенций;
Принципы политики управления документацией (по ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007):
надежность;
целостность;
комплексность;
системность;
соответствие внутренним и внешним деловым принципам.

2. Понимать, что объединяет
Объединяет организационная («административная») составляющая»:
Формализация функциональных и организационных связей, регламентация взаимодействия;
Сфокусированность на служебной функции, зоне ответственности, должности и полномочиях;
Вовлеченность в процесс подготовки и осуществления решений (согласованность действий, исполнение самими участниками подготовки решений, поддержка коллективных/групповых решений и системы совещаний);
Контроль за осуществлением решений, «обратная связь» - к центрам принятия решений;
Формализация/регламентация документирования;
Система показателей оценки деятельности.
Объединяют требования/интересы акционеров:
Получение реального конкурентного преимущества;
Реальное повышение капитализации (синергия внедренных систем административного управления, управления документацией и электронного документооборота создаёт важнейший НМА).
Объединяет требование формировать позитивный образ организации, государственного органа, органа местного самоуправления:
Развитие функции GR/упреждающая политика с «обратной связью»

3. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком
Риски:
Организационные мероприятия – самые дешёвые с финансовой точки зрения, а с точки зрения социокультурной – самые дорогие (нарушение организационного порядка и самоорганизации, конфликты, потеря стабильности, риск потери управляемости, стрессы);
Система управления документами интегрируется в систему административного управления и системы управления иными бизнес-процессами; их нормативное регулирование, унификация и стандартизация должны осуществляться в опережающем порядке;
Система электронного документооборота должна иметь организационно-функциональную архитектуру, поддерживать организационно-функциональную структуру и стремиться к универсальности функциональных возможностей.

3. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком
Риски традиционного подхода:
Ответственным за внедрение СЭД/СУД и «владельцем» системы назначается ИТ-подразделение;
Типовые этапы внедрения СЭД/СУД с позиций ИТ-внедрения:
предпроектное обследование организации;
разработка функциональных и технический требований к СЭД;
анализ рынка программных продуктов и внедрений;
экспертный анализ «отобранных» систем;
разработка условий проведений конкурса;
проведение конкурса;
выбор СЭД и организации-поставщика программного продукта;
открытие проекта и разработка системы;
опытно-промышленная эксплуатация, обучение и доработка, внедрение и реализация СЭД (промышленная эксплуатация).
На рынке СЭД – «разнобой» и непрофессионализм в наименовании функциональных возможностей СЭД (следующие 2 слайда – материалы РОО «Гильдия Управляющих документацией»)

3. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком (данные Князевой Т. – эксперта Гильдии Управляющих документацией)

3. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком (данные Князевой Т. – эксперта Гильдии Управляющих документацией)

3. Быть «квалифицированным» заказчиком и/или разработчиком
Система безопасности
Система трансляции внутрикорпоративной информации
Система управления персоналом:
Система компетенций
Система мотивации
Система KPI
Система делегирования полномочий
Система принятия решений:
Система распорядительной деятельности
Система коллегиальных органов
Система совещаний
Система нормативов
Организация управления:
Система корпоративного управления
Система «административного» управления
Система согласования
Система контроля
Обеспечение синергии систем на каждом уровне управления

4. Проектировать Корпоративную информационную систему/СУД
Функциональные требования:
Средство документирования
Выбор формы существования документа, типовые формы и бланки;
Соответствие нормативным требованиям и требованиям «фирменного стиля»;
Закрепление стандартов оформления документов различных систем документации;
Обеспечение однократности ввода информации
Средство реализации документооборота («транспорт»)
Проектирование документопотоков, их типизация и маршрутизация;
Распределенное управление с установлением ролей: ответственный/автор/инициатор, владелец процесса/ресурса, контролер/администратор, эксперт, ответственный за хранение документа/читатель
Хранение
Своевременный доступ и быстрый поиск;
Хранение в систематизированном виде в течение установленных сроков;
Стандартизация хранения и предоставления доступа;
Юридически обоснованное уничтожение с учетом текущих и будущих потребностей всех заинтересованных лиц.

4. Проектировать Корпоративную информационную систему/СУД
Функциональные требования:
Единое структурированное информационное пространство
Основа информационной инфраструктуры («каркас»), логическая связь и единообразный доступ к информационным ресурсам через портал (адресное пространство);
Развитие в условиях изменения организационных, функциональных, и территориальных рамок;
- Базовые справочники и классификаторы;
Универсальность сервисных функций (доступ, уведомления, навигация по ресурсам);
Многоуровневое администрирование, в том числе предметное;
Внешние программы, технологии обмена данными, настройки, средства поддержки коллективной работы
Автоматизация задач документоориентированного типа в любом бизнес-процессе
Защита информации
Управление правами доступа и контроль;
Предоставление прав в зависимости от служебной функции и роли;
Централизованный/распределенный контроль системных процессов;
Защита от внешних угроз

4. Проектировать Корпоративную информационную систему
Стандартный алгоритм действий:
Определение «Владельца» системы и «владельцев» подсистем (менеджеров ресурсов)
Регламентация всех видов взаимодействия с органами управления и подразделениями, сотрудничество со службами IT, HR и ИБ.
Опережающая разработка и внедрение системы/подсистем административного управления и концепции управления документацией
Разработка и внедрение КИС/СУД на проектной основе
Формирование компетенций в области административного управления, управления документацией и электронного документооборота на основе перспективных программ развития персонала и специальных программ обучения
Центр компетенции – Служба управления документацией/Служба делопроизводства

4. Проектировать Корпоративную информационную систему
Учет нестандартных факторов:
Стремление к универсальности функциональных возможностей (обеспечение управления и по заданиям, и по процессу, и по целям, и по ССП)
Обеспечение позитивного восприятия;
Оптимизация технологической зависимости (взаимная адаптация функций автоматизированной системы и трудового поведения персонала );
Стремление к упрощению трудовых функций;
Повышение социального статуса (репутация, престиж, влияние);
Улучшение условий труда и санитарно-гигиенических характеристик рабочих мест;
Центры компетенции – Служба управления документацией/Служба делопроизводства, Служба ИТ и Служба HR

5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах. Пример
-Вид бизнеса/
Подразделение;
-Направление
деятельности/
Функция;
-Ключевая область/
Зона ответственности;
-Должностной уровень;
-Трудовая функция;
-Роль в бизнес-процессе/
по отношению к
информационному ресурсу
Стандартные ИР внутренней среды
ресурсы КИС;
ресурсы, поддерживаемые КИС;
ресурсы Интранет;
Стандартные ИР внешней среды
ИР, транслируемые в КИС;
модули систем электронного документооборота с регуляторами,
клиентами и контрагентами;
нормативно-справочные базы
Доступ к ресурсам Интернет
Электронная почта
Доступ к Архиву

5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах
Стандартизированное рабочее место сотрудника (пример типового набора баз данных КИС):
БД «Рабочие документы»;
БД «Служебные записки»;
БД «Согласование»;
БД «Заявки»
БД «Ключевые области»;
БД «Нормативы»;
БД «Библиотека документов»;
БД «Термины и сокращения»;
БД «Реквизиты»;
БД «Доска объявлений»;
БД «Частные объявления»
БД «Распорядительные документы»;
БД «Коллегиальные органы»
БД «Доверенности»;
БД «Договоры»;
БД «Регистрация»;
БД «Контроль»;

5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах
БД «Библиотека документов» - пример (унифицированные формы документов для электронного заполнения; действующие формы + архив):
01 Обеспечение инфраструктуры и операций
0101 Организация системы и процессов управления
010104 Положение о структурном подразделении
0102 Управление документацией
010204 Регламентируемая переписка
01020401 Бланк письма (на русском языке)
01020402 Заявка на выдачу бланков
01020403 Сопроводительный лист к факсограмме
010206 Согласование документов
Лист согласования
0103 Управление персоналом
010308 Должностная инструкция
010309 Положение о должности
0104 Материально-техническое обеспечение
010412 Доверенность на получение материальных ценностей
0105 Информационно-технологическое обеспечение