Как управлять командой, собой и временем презентация

— 2,5 года агентству “Белый Квадрат”
— 13 человек в команде
— Образовательный проект “Kvadrat Friday
— Клиенты:
Радио Рекорд
Политехнический университет
Пространство ПРОСТО
Давайте знакомиться?

Кто такой проджект-менеджер

И сколько он получает?

Начнем с себя

Сегодня в программе
Прокрастинация
Декомпозирование
Google-календарь
Таск-менеджеры
Диаграмма Ганта
Работу с командой

Тайм-менеджмент –
это не про выживание

Это про то, как сделать жизнь проще и эффективнее

Ожидание
Сегодня лягу в 23, высплюсь, завтра встану в 7, пойду к первой паре, а потом займусь делами:
Начну писать курсовую работу
Прорешаю задачи с прошлой пары
Начну делать резюме
Выучу 20 слов на английском

Реальность
Смотрел сериал до 2 часов ночи, потом было не уснуть, встала в 11, проспал учебу, пошел на последнюю пару, там задержали.
Мама попросила погулять с собакой, сел за курсач, но не нашел материала, появилась куча вопросов
В итоге день –

И так каждый раз

Это постоянное откладывание важных дел, заданий, поручений
Прокрастинация

Лень не вызывает тревожных чувств
Если вам все равно, но это не прокрастинация
Как отличить лень от прокрастинации?

Толком не понятно, что делать
Почему она появляется?

Толком не понятно, что делать
Страх, что не получится
Почему она появляется?

Толком не понятно, что делать
Страх, что не получится
Нет понимания ценности сделанного, отсутствие мотивации
Почему она появляется?

Толком не понятно, что делать
Страх, что не получится
Нет понимания ценности сделанного, отсутствие мотивации
Усталость
Почему она появляется?

Решение проблемы следует от ее причины

Быстро меняются обстоятельства
Новые реалии диктуют другие условия
Новые впечатления/знания приводят к перестройке нейронных связей
Почему глобальные планы не работают?

Выйти замуж за богатого
Купить стильную одежду
Прочитать
Установить тиндер
Найти парня в костюме
Пойти на свидание
Влюбить в себя богатого парня
Намекнуть на замужество
Выйти замуж

Выйти замуж за богатого
Купить стильную одежду
Прочитать
Установить тиндер
Найти парня в костюме
Пойти на свидание
Влюбиться
Узнать, что он не богат, а костюм с выпускного
Пересмотреть ценности
Выйти замуж по любви
И быть счастливой

Дробим задачи на маленькие сплиты

На каждой новой контрольной точке пересматриваем план

Нет задачи строго выполнить план

Есть задача
сделать круто

“Все никак не могу начать”

Написание курсовой
Декомпозирование задач
Выбрать тему
Написать план
Согласовать с преподавателем
Написать 1 главу
Написать 2 главу
Сделать расчеты
Написать 3 главу
Написать введение, заключение, список литературы
Оформить
Выслать преподавателю

Четкое понимание задач
Список дел
Можно проставить сроки сдачи
Что имеем?

Этот метод помогает
организовать рабочее время
и повысить результативность работы

Разбиваем задачу на 25-минутные периоды – “помидорки”
5-минутные перерывы
Метод “Помидор”

Крупные задачи разбиваем на “помидорки”
Маленькие собираем в “помидорку”
Метод “Помидор”

Хороший день – 14/16 помидорок
Метод “Помидор”

Таймер
Приложения
Расширение для Google Chrome
Что для этого нужно

Помогает определить приоритетность задачи

На самом деле рутину делать проще

Матрица Эйзенхауэра
Несрочные и важные
Срочные и важные
Несрочные и неважные
Срочные и неважные

Помогает развиваться гармонично

Многогранное планирование
Саморазвитие
Работа с клиентами
Продажи
Развитие агентства

Можно перемешивать в зависимости от приоритета

Задачники

Планер
можно оформлять, как нравится
удобно детально прописывать дела
структурирует задачи
у некоторых, так лучше работает память
задачи сами не переносятся на нужный день
невозможно интеграция с другими системами
не сможет никто видеть

Trello
на минималках бесплатно
можно добавлять участников
есть приложения для тлф
есть напоминалки
всегда с собой
не подходит для крупных задач

Trello – как это работает?
Создаются доски
Их можно разбить по глобальным задачам

Trello – как это работает?
Внутри досок создаются карточки
Работает по принципу канбан-доски

Канбан доска
Визуализирует процесс работы
Мониторинг задач
Оптимизация процесса

Система гибкая, можно адаптировать под себя

Вернемся к Trello

Постановка задач
Можно ставить задачи себе или другим членам команды
Ставить делайн
Необходимые материалы крепим в описание
Можно комментировать

Гугл календарь
интегрируется во все устройся
самое главное в встроенный в телефон календарь
можно планировать день по времени
сделать несколько календарей
не подходит для постановки задач команде
не для масштабных задач

Несколько календарей

Возможность видеть расписание других людей

Время занято
При работе с командой важно учитывать загруженность человека

Работа с командой

План работы

Где можно делать
Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта

Зачем?
Отслеживаем задачи
Параллельность задач
Наглядные дедлайны

Диаграмма есть?
Напишите в группу “Белый Квадрат” слово бонч
Бот вышлет вам презу и диаграмму в экселе

Никогда не верьте людям, что они сделают вовремя

Теневой дедлайн
Оставьте себе зазор в плане на 1, а если возможно, на 2 дня

Обсуждайте сроки с командой

Промежуточные статусы по проекту

Я знаю методики по тайм-менеджменту

Я знаю методики тайм-менеджмента
Но это мне не мешает забивать на них

Поэтому еще раз этот слайд
Напишите в группу “Белый Квадрат” слово бонч
Бот вышлет вам презу и диаграмму в экселе

А вообще приходите к нам учиться
13 декабря: Digital Елка

И давайте дружить
Моя инста: @nataliaa_fl
Инста агентства: @kvadrat_digital
Вк агентства: vk.com/kvadrat_digital