Основні правила та вимоги до складання та оформлення службових документів ( частина 2) презентация

Текст документа
містить інформацію, заради якої його створено,
викладається грамотно, стисло, зрозуміло, без повторів.
оформляється у вигляді
суцільного зв’язного тексту
анкети
таблиці
шляхом поєднання цих форм.

Тема 1
На персональному комп’ютері документи, як правило, набирають і роздруковують у текстовому редакторі Word (шрифт Times New Roman) з такими параметрами:
- формат аркуша – А4;
- розмір шрифту основного тексту – 14 кегль;
- абзацний відступ – 1,25 см;
-міжрядковий інтервал – одинарний;
вирівнювання тексту – по ширині.
Опцію „Автоматична розстановка переносів” не використовують.

У листах використовують такі форми викладу:
від першої особи множини („просимо надіслати”, „надсилаємо на розгляд”);
від першої особи однини („вважаю за необхідне”, „прошу виділити”);
від третьої особи однини („Міністерство не заперечує”, „Міністерство вважає за можливе”).

- це стиль, який обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі.
Ділові папери бувають різноманітні за жанром і змістом, за обсягом і мовним вираженням.
У мові і стилі документа індивідуально-особистий аспект не відображається.
Офіційно-діловий стиль

відсутність співрозмовника в момент висловлювання думки, відсутність мовної ситуації;
не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;
писемна форма є вторинною щодо усної і спирається на усну як на своє джерело;
наявність закріплення текстів за формами існування (не всі письмові тексти можуть озвучуватись, наприклад, паспорт);
монологічний характер писемних текстів, потенційно необмежена кількість копій;
наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі;
спілкування не пряме, а опосередковане, що в свою чергу зумовлює ретельну роботу над добором засобів, їх уточнення, поліпшення, а звідси й сувора регламентація засобів та структури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.
Особливості писемної форми порівняно з усною :

точність, послідовність і лаконічність викладу фактів
гранична чіткість у висловленні
позбавлений образності емоційності та індивідуальних авторських рис
наявність мовних зворотів
певна стандартизація початків і закінчень документів.
кліше
Особливості ділового стилю

Кліше - це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання. Прості кліше - це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо.
КЛІШЕ

Ускладнені - що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.
Складні - мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.
КЛІШЕ

Правила оформлення документів
Визначаються :
Національним стандартом України ДСТУ 4163 – 2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”
Інструкцією затвердженою наказом від 27.07.2012 року № 650

службові документи
папір форматів A3 , А4, А5, А6
Укладання відомостей, схем, графіків, діаграм, таблиць тощо допускається на папері інших форматів.
густина не менше 80 г/м²
з кутовим або поздовжнім розміщенням реквізитів
береги: лівий – 30 мм, верхній та нижній – 20 мм, правий – 10 мм.

види бланків документів
бланки листів :
кутовий із зображенням Державного Герба України,
кутовий із зображенням емблеми організації та
поздовжній;
бланки листів для листування із закордон-ними кореспондентами

БЛАНКИ
З зображенням Державного Герба України :
проекти документів, що подають на підпис Міністрові, першому заступникові і заступникам Міністра, начальникам і заступникам начальників ГУНП в областях, місті Києві, керівникам і заступникам керівників навчальних закладів, підприємств, установ і організацій.
Без зображення Державного Герба України
Службове листування структурних підрозділів МВС, ГУНП, інших органів і підрозділів