Правила оформления авансовых отчетов по командировкам в пределах РФ презентация

67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД
ПЕРЕД ВЫЕЗДОМ В КОМАНДИРОВКУ
При приобретении билетов на проезд в командировку и обратно обратите внимание, что дата начала командировки по приказу должна совпадать с датой выезда из места выбытия по билету, а дата окончания командировки – с датой прибытия транспортного средства в место возвращения по билету.

ПОСЛЕ ВОЗВРАЩЕНИЯ ИЗ КОМАНДИРОВКИ
Работник должен отчитаться о произведенных расходах в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки. А именно:
Оформить Отчет по командировке
Оформить авансовый отчет и пакет документов, подтверждающих произведенные расходы
Направить информацию ответственному специалисту Общества о необходимости оформления справки-распределения расходов по авансовому отчету
Направить полный пакет документов ответственному специалисту Общества .

67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД
ПОСЛЕ ВОЗВРАЩЕНИЯ ИЗ КОМАНДИРОВКИ
В состав пакета документов по командировке входят :
заполненный и подписанный работником бланк авансового отчета;
копия приказа о направлении работника в служебную командировку с подписью работника об ознакомлении с приказом; копии корректировочных приказов (в случае, если изменялись даты начала/окончания командировки, место, цель поездки) с подписью работника об ознакомлении;
отчет по командировке, утвержденный руководителем структурного подразделения;
подлинные документы, подтверждающие целевое использование денежных средств (документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой).

67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД
Отчет по командировке заполняется в соответствии с Инструкцией по порядку заполнения документа (Приложение 1 презентации)*.
Внимание!
В графах 8 и 9 даты проставляются по билетам. Если билетов нет, то ставится прочерк.
В графе 9 ставится дата выезда из места командирования, а не дата приезда в место окончания командировки (они могут не совпадать).
В графах 2,3,12 данные переписываются из приказа.
В графе № 13 отчет не должен дублировать графу 12.
Дата утверждения отчета по командировке должна быть позднее окончания командировки, но не ранее даты выхода последнего дополнительного приказа, вносящего изменения в основной приказ.
* Приложение 2 к Методическим Указаниям Компании «Порядок документального оформления и отражения в учете хозяйственных расходов и прочих операций по расчетам с подотчетными лицами» № П3-07 М-0081 версия 3.00
ОТЧЕТ ПО КОМАНДИРОВКЕ

67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД
С 01.07.2019г. контрольно-кассовая техника (далее – ККТ) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных настоящим федеральным законом.
При осуществлении расчета продавец товаров, работ, услуг обязан выдать кассовый чек на бумажном носителе и (или) направить покупателю кассовый чек в электронной форме.
Исключение: индивидуальные предприниматели, не имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры, вправе не применять ККТ при расчетах до 1 июля 2021 года.
В связи с этим работникам по всем расходам, произведенным за наличный расчет и (или) по пластиковой карте, в том числе при расчетах через Интернет, необходимо предоставлять:
- чеки ККТ с QR-кодом в подтверждение оплаты расходов, в том числе по оплате авиа-, ж/д-, автобусных билетов, услуг такси и т.д.
либо
- письмо от индивидуального предпринимателя об освобождении от использования ККТ.
* Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-
кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ" от 06.06.2019г. №129-ФЗ
Изменения в федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ" от 22.05.2003г №54-ФЗ.

67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД
Обязательные реквизиты чека ККТ указаны в Федеральный Законе "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ" от 22.05.2003г №54-ФЗ.
Образец чека ККТ
Образец электронного чека ККТ
Изменения в федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ" от 22.05.2003г №54-ФЗ.

67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД
При следовании общественным транспортом необходимо сохранить оригиналы проездных билетов, чеки на их оплату, чеки на оплату услуг бронирования и/или оформления проездных документов.
При приобретении электронного билета, подтверждающими документами являются:
- на авиатранспорте – маршрут/квитанция электронного авиабилета и посадочные талоны по числу перелетов в билете (с обязательным наличием штампа о прохождении досмотра на каждом талоне). При утере посадочного талона или отсутствии на нем штампа досмотра, необходимо предоставить справку авиакомпании о совершении перелета;
- на жд транспорте – выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на жд транспорте. При наличии на билете статуса купона «Оплачен» дополнительно приложить распечатанный посадочный купон;
РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ

РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
Образец электронного авиабилета
и
чека ККТ

Образец электронного ЖД билета
и
чека ККТ
РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ

Образцы документов на сервисные сборы за оформление билетов, сверхнормативный багаж и пр.
РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
Чек ККТ
ИЛИ
Квитанция – бланк строгой отчетности

РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
Образцы автобусных билетов
Билет = чек ККТ
Билет + письмо ИП о неприменении ККТ
ИЛИ

РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
Электронный бланк билета + чек ККТ
Образцы автобусных билетов

РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
Образцы билетов Аэроэкспресс
Билет = чек ККТ
Электронный бланк билета + чек ККТ
ИЛИ

67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД
Внимание! Лучше заранее уточнить в гостинице (до заселения и оплаты), какие именно документы Вам будут выданы в подтверждение проживания и оплаты.
При заказе гостиницы через Интернет сайты бронирования, убедитесь, что по приезду в гостиницу Вам будут выданы оригиналы отчетных документов, указанных ниже.
Документы, подтверждающие расходы по проживанию:
счет гостиницы (акт, квитанция или пр.), составленный на русском языке и содержащий ФИО работника, наименование услуги - проживание, период проживания, стоимость за сутки, итоговую сумму расходов, заверенный ответственным лицом;
чек ККТ с QR-кодом (оригинал либо распечатанный электронный чек).
Суммы за питание, глажку, стирку, мини-бар, расходы на обслуживание в номере и прочие услуги, включенные в счет за наем жилого помещения (выделенные отдельной строкой), возмещению не подлежат.
Обязательно проверьте наличие на счете должности, подписи и ФИО лица, выдавшего Вам документ. Поставьте подпись гостя (если предусмотрено).
Счет гостиницы должен содержать информацию:
- о раннем заезде, в случае размещения с 0 часов 00 минут до установленного расчетного часа.
- о позднем выезде, в случае выселения позже установленного расчетного часа.
Дата выезда из гостиницы должна быть указана фактическая и НЕ МОЖЕТ БЫТЬ позже
даты выезда из места командировки по билету.
РАСХОДЫ ПО ПРОЖИВАНИЮ

67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД
РАСХОДЫ ПО ПРОЖИВАНИЮ

67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД
Требования по оформлению документов в авансовом отчете:
все документы, не имеющие формата А4, должны быть приклеены на чистый лист формата А4, можно рядом с другими документами, но не перекрывая их содержимого, отступая от левого края 2-3 см для подшивки документов;
размещать документы на листе необходимо вертикально (в книжном формате);
крепление документов друг на друга не допускается;
документы необходимо клеить на клей, использование степлера не допускается;
с чеков ККТ, напечатанных на кассовой ленте, необходимо снимать ксерокопии, т.к. информация с них со временем выцветает и он становится нечитаемым.
НЕ НУЖНО : Документы формата А4 приклеивать на лист А4.
НЕ НУЖНО : Вырезать копию чека и приклеивать ее рядом с оригиналом.
НЕ НУЖНО : Приклеивать документы на черновики.
ОФОРМЛЕНИЕ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
Пример расположения документов

ОФОРМЛЕНИЕ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
Подотчетным лицом заполняются графы 1 - 6 оборотной стороны бланка авансового отчета.
В графе 2 указывается дата оформления документа, в билетах – это дата покупки, не путайте с датой проезда (они могут не совпадать).
В графе 4 указывается название расхода (напр. проживание, проезд, багаж, суточные и т.д.) или документа (билет, счет гостиницы, чек и т.д.).
1 расход = 1 строка. Напр., по расходам на проживание не нужно указывать отдельной строкой счет гостиницы, а отдельной – чек этой же гостиницы.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПОРЯДКУ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА «ОТЧЕТ ПО КОМАНДИРОВКЕ»
Документ заполняется командированным работником Общества после возвращения из командировки, утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения Общества и предоставляется вместе с авансовым отчетом и документами, подтверждающими расходы в бухгалтерскую службу.
В «Шапке» документа указываются номер и дата приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку основного и дополнительного (при наличии).
Графа 1 «№ п/п» – указывается номер по порядку при командировании работника в несколько стран / городов и т.п.;
Графа 2 «Страна, город (село и т.п.)» - указывается наименование страны и города (села и т.п.) куда командируется работник (например, РФ, г.Мурманск; КНР, г.Пекин и т.п.). В случае, если работник командируется в несколько стран/городов и т.п. указываются все места командирования отдельно в каждой строчке данной графы.
Графа 3 «Организация» - указывается наименование организации, куда командируется работник. В случае, если работник командируется в несколько организаций в одной стране/городе (села и т.п.), организации указываются в одной строке через запятую. В случае, если работник командируется в несколько организаций в разные страны/города (села и т.п.), организации указываются в отдельных строках.
Графа 4, 6 «Дата начала» - указывается дата начала командировки, указанная в приказе основном и дополнительном.
Графа 5, 7 «Дата окончания» - указывается дата окончания командировки, указанная в приказе основном и дополнительном.
При отсутствии дополнительного приказа в графах 6, 7 ставится прочерк.
Графа 8 «Дата выезда из пункта отправления» - указывается фактическая дата выбытия из пункта отправления к месту командирования на основании проездного документа (авиа, ж/д билет и т.п.). В случае, если работник командируется в несколько стран/городов фактическая дата выбытия к месту командирования указывается последовательно в каждой строке на основании проездного документа (авиа, ж/д билет и т.п.). В случае отсутствия проездного документа (например, в случае отправления к месту командирования централизованным чартером и т.п.) в графе ставится прочерк.
Графа 9 «Дата выезда из пункта назначения» - указывается фактическая дата выбытия из места командирования к первоначальному пункту отправления. В случае, если работник командируется в несколько стран/городов фактическая дата выбытия из пункта назначения к новому месту командирования либо к месту постоянной работы (жительства) указывается последовательно в каждой строке на основании проездного документа (авиа, ж/д билет и т.п.). В случае отсутствия проездного документа в графе ставится прочерк.
Графа 10 «Расхождение в датах между приказом и проездными документами на начало командировки» - заполняется при расхождении в датах в гр.8 и гр.4 (при отсутствии дополнительного приказа), либо в датах в гр.8 и гр.6 (при наличии дополнительного приказа) с указанием причины расхождения. В гр.8 сравниваем дату выезда из начального пункта отправления (первая строка при командировании в несколько стран / городов).
Графа 11 «Расхождение в датах между приказом и проездными документами на конец командировки» - заполняется при расхождении в датах в гр.9 и гр.5 (при отсутствии дополнительного приказа), либо в датах в гр.9 и гр.7 (при наличии дополнительного приказа) с указанием причины расхождения. В гр.9 сравниваем дату выезда из конечного пункта назначения (последняя строка при командировании в несколько стран / городов).
Графа 12 «Содержание задания (цель)» - указывается служебное задание (цель) командирования работника в соответствие со служебной запиской (п. 2 приказа ОАО «НК «Роснефть» от 26.03.2015 № 113 «О порядке согласования отпусков и служебных командировок работников ОАО «НК «Роснефть» и Обществ Группы ОАО «НК «Роснефть»).
Графа 13 «Отчет о выполнении задания (достижении цели)» - указывается результат выполнения задания (достижения цели) в результате командирования работника.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1