Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Термины и определения, сформировавшиеся в ИТ предметной области презентация

Электронный архив документов — это система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая надежность хранения документов, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, удобство и скорость поиска. (С сайта одной из СЭД)
Хранилище электронных документов – это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде. (Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов. ВНИИДАД, 2012 )

Единица учета электронных документов – электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела
Единица хранения электронных документов – контейнер электронного документа
Контейнер электронного документа – упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные;

миграция (электронных документов) – перемещение документов из одной системы или одного носителя в другую систему или на другой носитель с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и пригодности их для использования;
конвертация, конвертирование (электронных документов) – преобразование электронного документа из одного формата в другой;

Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их об-работку, управление документами и доступ к ним;
Информационная система архива организации - информационная система, обеспечивающая хранение архивных электронных документов и управление ими;

ИС типа «Архив организации», предназначенные для автоматизации работы архива организации.
ИС типа «Электронный архив документов», предназначенные для работы с электронными копиями документов на бумажных носителях и их регистрационно-учетными данными, внесенными в систему, а также электронными файлами.

Источники информации в Интернет

Портал Архивы России
http://www.rusarchives.ru/

Форум портала

Раздел автоматизированные архивные технологии

- Отчет о научно – исследовательской «Функциональные требования к информационным системам архивов электронных документов организаций»
- Сравнительный анализ программных продуктов, предназначенных для информатизации внутриархивной деятельности государственных и муниципальных архивов
- Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения
- Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций
- Отчет о НИР «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти»

Сайт “Электронных офисных систем” http://www.eos.ru

СЭД “Дело”

Архивное дело

Сайт “Directum”

Сайт конференции “Docflow”
http://www.docflow.ru

Форум сайта

ЭОС в социальных сетях

Сообщество по системам электронного документооборота http://ecm-community.livejournal.com

Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики
http://gasur.ru/komitet/

Интернет приемная

Законодательные и иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации, документации и архивном деле

Жизненный цикл электронного документа
Документы, находящиеся в оперативном использовании в организации: электронные копии документов, электронные документы
Модули систем электронного документооборота
Хранение в архиве организации
- ИС типа «Электронный архив документов»,
- ИС типа «Архив организации»,
Хранение в государственном архиве - обеспечение долговременного и постоянного хранения
- ИС типа “Архивный фонд”

ИТ управления ЭД, которые находятся в оперативном обращении

Создание электронных документов

Организация поиска ЭД

Создание и работа с версиями документов

Обеспечение конфиденциальности ЭД

Формирование электронной подписи

Организация коллективной работы с ЭД

Протоколирование действий пользователей

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Регистрация документов

Создание отчетов

Потоковый ввод бумажных документов

ИТ на этапе хранения документов (бумажных и электронных) в архиве организации

Некоторые аспекты организации хранения электронных документов в составе архивного фонда организации

Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в состав архивного фонда организации
Электронные документы передаются в составе контейнера ЭД (zip-папку), который включает в себя:
электронный документ в формате архивного хранения
метаданные документа, включая электронные подписи

Способы передачи электронных документов в архив организации:
- Из информационных систем организации для хранения на серверах (основной и рабочий) архива организации
- На физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух экземплярах (основной и рабочий) для их хранения в соответствии с учетными документами архива

Форматы архивного хранения электронных документов
Текстовый формат - PDF/A (*.pdf)
Графические форматы: …
Аудио, видео форматы: …
Форматы баз данных: …

Особенности формата PDF/A
- Вся информация, необходимая для того, чтобы каждый раз отображать документ в неизменном виде, внедрена в файл. Сюда входит (не ограничиваясь только этим) всё содержимое документа (текст, растровые изображения и векторная графика), шрифты и информация о цвете. Документы формата PDF/A не могут использовать информацию из внешних источников (как то шрифтовые программы или гиперссылки)

- запрещён аудио и видео контент;
- запрещено внедрение кода на javascript и команд на запуск исполняемых файлов;
- цветовые пространства определяются независимым от устройства способом;
- шифрование не разрешено;
- предписывается использование основанных на стандартах метаданных.

Обособленные материальные носители цифровой информации:
Жесткие диски (интерфейсы FibreChannel (FC), SerialAttachedSCSI (SAS), SerialATA (SATA) и NL-SAS) – организация “оперативного” хранилища архивных данных
Ленточные носители
Накопители на оптических дисках – организация долговременного хранения архивных данных

DVD- формат цифрового оптического диска:
ёмкость от 4,7 до 17,1 Гб;
срок хранения: 2 - 30 лет
Blu-ray Disc (BD) – формат оптического носителя, используемый для записи с повышенной плотностью и хранения цифровых данных
ёмкость: 128 ГБ;

Архивные оптические накопители ЭЛАР® НСМ DVD

Архивные оптические накопители ЭЛАР® НСМ серии С BD

UDO, UDO2. Новый стандарт оптического диска – UltraDensityOptical
Емкость от 30 до 60 Гб
Срок хранения – 100 лет
M-DISC
Срок хранения – 1000 лет

ИС типа «Архив организации», предназначенные для автоматизации работы архива организации
Объекты хранения – бумажные документы
Основные функции систем связаны с автоматизацией форм и методов работы архивов организаций по хранению традиционных «бумажных» документов:
комплектования архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет архивных документов на уровне фонд – опись – единица хранения;
контроль состояния сохранности;
создания и ведения в автоматизированном режиме научно-справочного аппарата; осуществления поисковых механизмов;
использования (функционал «читального зала») и контроля использования хранящихся в архиве документов;
…

ИС типа «Электронный архив документов», предназначенные для работы с электронными копиями документов на бумажных носителях и их регистрационно-учетными данными, внесенными в систему, а также электронными файлами.
семейство программных продуктов «LanDocs» («LanDocs:СЭД/ЕСМ» (система электронного документооборота и система управления контентом) и «LanDocs:Архив» (единый архив документации)) (разработчик Ланит);
семейство программных продуктов «Дело», «Архивное дело»
…

Преимущества использования электронного архива
Централизованное и надежное хранение документов организации
Увеличение скорости поиска необходимой информации (документа)
Освобождение площадей, занятых под хранение бумажных документов
Защита от потери документов
Организация различных уровней доступа сотрудников к документам организации
Безопасный удаленный доступ к документам организации
Возможность многопользовательского доступа

Электронный архив:
программно-аппаратный комплекс решающий задачи:
учета документов, их хранения;
управления доступом;
создания электронных документов всех информационных потоков предприятия;
управление использованием информации

Виды электронных архивов
Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д.
Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.
Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.

Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог представляет собой организованный каталог всех стандартов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации.
Электронный архив технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч.).

Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;
Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;
Электронный архив конструкторской документации конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Подсистемы электронного архива
Подсистема ввода документов
Подсистема ввода сканированных документов
Подсистема ввода документов, создаваемых сразу в электронном виде
Подсистема хранения
Подсистема оперативного хранения документов
Подсистема долгосрочного архивного хранения документов
Подсистема тиражирования
Подсистема приложений
ПО управления аппаратными средствами
ПО обработки сканированных приложений
Средства разработки электронных документов
Средства защиты информации
Средства администрирования системы

Подсистемы электронного архива

Аппаратные средства сканирования: основные характеристики
Ежедневная нагрузка: от 100 листов и более
Скорость сканирования: от 10 до 160 страниц в минуту (от 20 до 320 изображений при двух стороннем сканировании)
Максимальный формат оригинала: A8 – A4
Максимально возможное разрешение: до 600 точек на дюйм
Наличие дуплекса (двухстороннее сканирование)
Возможность сканирования в цвете
Емкость автоподатчика: от 50 до 500 листов
Цена: от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч рублей

Аппаратные средства сканирования
Книжные (планетарные)

Аппаратные средства сканирования
Документные сканеры: сканирование до 90 страниц в минуту

Аппаратные средства сканирования
Документные сканеры: сканирование свыше 90 страниц в минуту

Аппаратные средства сканирования
Книжные сканеры – роботы, для массового оцифровывания оцифрованных документов

Аппаратные средства хранения документов
Файловые сервера организации для организации небольших по объему электронных архивов
Универсальные архивные оптические (DVD) накопители: возможность организации электронных архивов объемом десятки ТераБайт

Функции электронных архивов
Ввод данных
Веб представление
Организация личного рабочего пространства
Печать документов
Поиск документов
Сканирование и распознавание документов
Разграничение прав доступа
Экспорт данных
Импорт данных
Ведение аудита
Организация резервного копирования
Формирование электронной подписи и шифрование документов

Обеспечение сохранности документов
Обеспечение физической сохранности документов
Хранение в двух или более экземплярах , размещенных на отдельных электронных носителях (рабочий и резервный)
Выбор типа носителя и его долговечность зависит от: вида хранимых электронных документов; предполагаемого срока хранения документа; характера производств самих носителей и предполагаемых режимов хранения
Обеспечение оптимальных условий для хранения носителей информации: защита от магнитных и электромагнитных воздействий, защита от механических повреждений и деформаций, воздействий экстремальных температур, прямых солнечных лучей

Обеспечение сохранности документов
Обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе
Миграция
Предварительная миграция в “открытые” форматы (txt, rtf, PDF, tiff, jpg)
Использование эмуляторов программной среды
Инкапсуляция – включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов (XML)

Обеспечение аутентичности
Аутентичность – свойство быть подлинным
Угрозы электронным документам
Нарушение целостности ЭД
Нарушение “неотказуемости” ЭД
Конфликтные ситуации между участниками электронного обмена
- Отказ от факта приема (получения) или передачи ЭД
- Отказ от авторства ЭД

ЭП – средство защиты информации, обеспечивающее возможность контроля целостности и подтверждения подлинности ЭД.
При этом ЭП должна обеспечивать выполнение следующих функций:
Подтверждать, что подписывающее лицо не случайно подписало ЭД
Подтверждать, что только подписывающее лицо подписало документ и только оно
Зависеть от содержания подписываемого документа и времени его подписание
Подписывающее лицо в дальнейшем не должно иметь возможность отказаться от факта передачи документа

Закон “Об электронной подписи”
Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию

Схема подписания документа ЭП