Электронный документооборот презентация

Достоинства электронных документов
Позволяют использовать новые методы работы;
Повышают скорость и качество принятия управленческих решений;
Позволяют существенно экономить ресурсы.

Недостатки электронных документов
Быстрое моральное устаревание IT, которые меняются каждые пять -семь лет;
«Трудно найти, легко потерять и невозможно забыть».
Источник: Храмцовская М. А., Смешанный документооборот в России: особенности текущего момента. Секретарь-референт, №10, 2016 г.

Формализованные и неформализованные электронные документы
Электронные документы могут быть формализованными - утвержденными государственными органами. Для таких документов унифицирован формат, форма документа и процедуры обмена.
Электронные документы могут быть неформализованными.
При электронном документообороте между предприятиями-партнерами формат, формы документов и процедуры обмена произвольны и определяются соглашением об обмене.

Формализованные электронные документы

Счет-фактура
Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.
Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог.
Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней.
Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде не менее 4 лет.
Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@должно содержать идентификатор оператора электронного документооборота.
У продавца и покупатели должны быть одинаковые счет-фактуры (либо только электронные, либо только бумажные). Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счет-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года.

Книга покупок
Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном НК РФ.
Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Хранить необходимо не менее 4 лет (с момента внесения последней записи).
Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@

Форма книги покупок

Форма книги покупок (продолжение)

Книга продаж
Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями.

Журнал полученных и выставленных счетов-фактур
Отчетный документ по налогу на добавленную стоимость (НДС), в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры.
Не зависимо от первоначального оформления (на бумаге или в электронном виде) в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде.
Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного Журнала, если в нем после отправки в контролирующий орган, обнаружилась ошибка. Однако, большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами.

Документ о передаче товара при торговых операциях.
Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@
Документ о передаче результатов работ (об оказании услуг).
Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@

УПД
Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру. Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке.
УПД заменяет:
· Счет-фактуру;
· Первичный документ: накладная/акт;
· Комплект документов: счет-фактура + накладная/акт.

В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017.
Если УПД применяется как первичные документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота.
Если же УПД используется как счет-фактура и первичный документ, то тогда без оператора ЭДО не обойтись.

УКД – Универсальный корректировочный документ